Расчёт зарплаты за месяц в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 — от табеля до проводок

Зарплату в 1С 8.3 начисляют одним документом в конце месяца. В 1С:ЗУП 3.1 это Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Документ заполняется по кнопке «Заполнить»: программа сама считает оклады по отработанному времени, НДФЛ и страховые взносы.

Какую программу выбрать, решает штат. Бухгалтерии 3.0 хватает небольшой компании с окладами и редкими больничными. Сдельщина, сменные графики, сложные премии и много отсутствий — это уже ЗУП. Ниже порядок для ЗУП 3.1 как основной программы расчёта, с пометками, где в Бухгалтерии всё иначе.

Подготовка перед тем, как начислять зарплату

Документ начисления ничего не придумывает. Он берёт то, что уже введено в базу за месяц. Если кадровые данные не проведены, расчёт будет неверным, а заметите вы это только по жалобам сотрудников.

Что должно быть в базе до расчёта:

• 👤 Кадровые документы. «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» за месяц проведены. Перевод с 15-го числа — это два оклада в одном месяце, и программа разделит их только по проведённому документу.
• 📅 Графики работы. На каждого сотрудника назначен график, а в графике заполнен производственный календарь текущего года. Пустой календарь — причина нулевых окладов.
• 🏖️ Отсутствия. Отпуска, больничные, командировки, прогулы введены и проведены. Отпускные и пособия в ЗУП считаются в своих документах заранее, а начисление зарплаты только исключает эти дни из оклада.
• 🕒 Учёт времени. Если отработанное время ведёте по факту, а не по графику — заполнен табель (Зарплата → Табели). Сверхурочные и работа в выходные тоже вводятся до расчёта.
• 💰 Разовые и переменные начисления. Премии, доплаты, удержания по исполнительным листам, данные для сдельной оплаты — внесены своими документами.
• 💸 Межрасчётные выплаты. Аванс выплачен и проведён ведомостью. Иначе итоговая ведомость на зарплату предложит выплатить всю сумму, без вычета аванса.

В Бухгалтерии 3.0 подготовка короче. Кадровые документы находятся в Зарплата и кадры → Кадровый учет, а больничные и отпуска — в Зарплата и кадры → Все начисления. Главное — чтобы в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты было указано, что зарплата ведётся в этой программе.

Создаём документ «Начисление зарплаты и взносов»

Сам документ создаётся за минуту. Порядок такой:

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите «Создать».
2. В поле «Месяц начисления» выберите расчётный месяц. Это не дата документа: месяц определяет, какое время и какие начисления попадут в расчёт.
3. Укажите организацию. Если в базе несколько юрлиц, документ на каждое создаётся отдельно.
4. Поле «Подразделение» оставьте пустым, чтобы рассчитать всех сразу. Заполняйте его, только если зарплату по разным подразделениям считают разные расчётчики.
5. Нажмите «Заполнить». Программа соберёт сотрудников, у которых в этом месяце есть плановые начисления, и рассчитает их.
6. Не проводите сразу — сначала проверка результатов (следующий раздел).

В Бухгалтерии 3.0 шаги те же: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты, выбор месяца, «Заполнить». Отличие в том, что вкладок меньше, а НДФЛ и взносы видны в колонках табличной части.

Пример расчёта для проверки

Сотрудник с окладом 60 000 ₽ отработал 20 дней из 22 рабочих по графику (два дня — отпуск за свой счёт).

Если документ показывает иную сумму оклада, первым делом смотрите график и отпуск: программа делит оклад именно на число дней или часов по графику.

Разбор результатов начисления по вкладкам

После заполнения документ разложен по вкладкам. Смотрите их по порядку, а не только итоговую сумму.

В новых релизах ЗУП 3.1 есть и вкладка «Сотрудники» — сводная строка на человека: начислено, удержано, НДФЛ, к выплате. С неё удобно начинать: сразу видно, у кого сумма к выплате отрицательная или аномально большая.

Чтобы понять, откуда взялась сумма, дважды щёлкните по строке начисления. Откроется форма с показателями: оклад, норма времени, отработано, результат. Так проще всего найти причину ошибки без отчётов.

Про НДФЛ одна тонкость. С 2025 года шкала прогрессивная: 13% до 2,4 млн ₽ годового дохода, дальше 15%, 18%, 20% и 22% на следующих порогах. Программа считает доход нарастающим итогом с начала года, поэтому у высокооплачиваемого сотрудника ставка может смениться в середине года. Это не ошибка расчёта.

Со взносами похожая история. Основной тариф 30% действует до единой предельной базы, сверх неё — 15,1%. У субъектов МСП с части выплат сверх полутора МРОТ в месяц применяется пониженный тариф. Какой тариф использует программа, задаётся в учётной политике организации, на вкладке со страховыми взносами. Если у малого предприятия взносы вышли ровно 30% со всей суммы, проверьте там вид тарифа и признак МСП.

Корректировка начислений вручную

Иногда расчёт программы нужно поправить: разовая доплата, которую не завели отдельным документом, или исправление ошибки прошлого месяца. Делать это можно, но с пониманием последствий.

Как исправить сумму в строке

1. Выделите строку на вкладке «Начисления».
2. Дважды щёлкните по ней и измените результат в форме строки. Исправленная строка выделится цветом.
3. Проверьте, что сумма сохранилась после закрытия формы.
4. Пересчитайте НДФЛ и взносы по этому сотруднику: кнопка пересчёта находится в командной панели документа. Сами они после правки начисления не изменятся.

Когда лучше не править руками

• ❌ Ошибка в окладе — правьте кадровый документ, а не начисление. Иначе в следующем месяце ошибка повторится.
• ❌ Забыли больничный — введите документ «Больничный лист», затем перезаполните строку сотрудника.
• ❌ Ошибка в закрытом месяце — не открывайте старый документ. Ошибку прошлого периода исправляют документом-исправлением или перерасчётом в текущем месяце.

Перерасчёт прошлых периодов

Если после проведения начисления ввели задним числом больничный или приказ, ЗУП зарегистрирует перерасчёт. В следующем документе начисления появятся строки с доначислением или сторно за прошлый месяц. Их видно в составе начислений сотрудника. Удалять такие строки нельзя: это и есть исправление.

Проведение и отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Проведение документа в ЗУП фиксирует начисления, НДФЛ и взносы в регистрах программы. Проводок по бухгалтерским счетам ЗУП не формирует — он передаёт итоги в бухгалтерскую программу.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Проведите «Начисление зарплаты и взносов».
2. Выплатите зарплату ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета). При проведении ведомости программа удерживает исчисленный НДФЛ.
3. Создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете), выберите месяц и нажмите «Заполнить».
4. Запустите синхронизацию с Бухгалтерией 3.0. Документ появится там же, в разделе Зарплата и кадры, и сформирует проводки.

Счета затрат берутся из способов отражения. Способ назначается начислению, сотруднику или подразделению. Если в бухгалтерии зарплата упала не на тот счёт, правят способ отражения, а не проводку.

В Бухгалтерии 3.0, где зарплату считают без ЗУП, проводки делает сам документ «Начисление зарплаты».

Закрытие месяца по зарплате и итоговая проверка

Зарплатный месяц закрыт, когда сделано три вещи: начисление проведено, зарплата выплачена, итоги переданы в бухгалтерию. Дальше остаётся сверка.

Отчёты, по которым сверяют расчёт

• 📄 «Расчетный листок» (Зарплата → Отчеты по зарплате) — по каждому сотруднику: начислено, удержано, выплачено, долг на конец месяца.
• 📊 «Свод начислений, удержаний и выплат» — итог по организации. Его «Начислено» должно совпасть с оборотом по кредиту счёта 70 в Бухгалтерии.
• 🧾 Отчёты по НДФЛ и взносам в разделе Налоги и взносы — сверка налога и взносов перед отчётностью.

Как не испортить закрытый месяц

После сдачи отчётности установите дату запрета изменения данных: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Тогда никто случайно не перепроведёт мартовский документ в июне.

Если в компании есть оценочные обязательства по отпускам, в конце месяца их начисляют отдельным документом в ЗУП. Он тоже передаётся в бухгалтерию вместе с отражением зарплаты.

Частые вопросы о начислении зарплаты в 1С