Расчёт зарплаты за месяц в 1С:ЗУП — от табеля до ведомости

Зарплату в 1С:ЗУП 3.1 начисляют документом Зарплата → Начисления зарплаты и взносов: создаёте документ за месяц, нажимаете «Заполнить», проверяете суммы и проводите. Программа сама считает оклад по отработанному времени, НДФЛ, удержания и страховые взносы. От бухгалтера требуется другое — чтобы до этой кнопки в базе были все отпуска, больничные, приёмы и увольнения за месяц.

Весь цикл выглядит так: отклонения от графика → начисление → проверка → отражение в бухучёте → ведомость на выплату. Если поменять порядок, например провести больничный после начисления, придётся перезаполнять документ. Ниже каждый этап с тем, что на нём реально проверять.

Подготовка к начислению зарплаты: что должно быть в базе

ЗУП по умолчанию ведёт учёт времени «по отклонениям». Плановое время берётся из графика работы сотрудника, а всё, что от него отличается, вносится отдельными документами. Поэтому качество расчёта определяется полнотой этих документов.

Перед расчётом проверьте:

• 👤 Кадровые события месяца. Приёмы, переводы, увольнения проведены. Уволенный сотрудник получает окончательный расчёт документом «Увольнение», в обычное начисление он уже не попадает.
• 📅 Графики работы. У каждого сотрудника назначен график, и график заполнен на текущий год. Незаполненный график — частая причина нулевых сумм в январе.
• 🤒 Отсутствия. Больничные, отпуска, командировки, прогулы и отпуска без содержания внесены своими документами и проведены. Больничные и отпуска удобнее всего смотреть в разделе Зарплата, там у каждого вида свой журнал.
• ⏰ Сверхурочные, работа в выходные, ночные. Если сотрудники работали сверх графика, это тоже отклонение, его вносят до начисления.
• 💰 Разовые начисления. Премии, материальная помощь, доплаты, которые считаются отдельными документами, лучше провести заранее, чтобы НДФЛ и взносы посчитались в одном месте.
• 🧾 Заявления на вычеты по НДФЛ. Стандартные вычеты на детей вводятся документом заявления на вычеты. Без него программа вычет не применит, даже если ребёнок указан в карточке.

Для типичного офиса с пятидневкой табель не нужен: достаточно графика и документов отсутствия. Отчёт по форме Т-13 программа сформирует сама из этих данных.

Создание документа «Начисление зарплаты и взносов» по шагам

1. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию и месяц начисления. Дата документа обычно последний день месяца.
3. Если сотрудников много и учёт ведут по подразделениям, можно выбрать подразделение. Тогда в один документ попадут только его сотрудники.
4. Нажмите «Заполнить». Программа соберёт всех, кто работал в месяце, и рассчитает плановые начисления, удержания, НДФЛ и взносы.
5. Проверьте вкладки документа (о проверке — следующий раздел).
6. Нажмите «Провести и закрыть».

Документ состоит из нескольких вкладок. Основные:

Каждую сумму можно открыть двойным щелчком по строке. Там видны показатели, из которых она получена: оклад, норма и факт времени, процент премии. Флажок «Показать подробности расчёта» выводит эти показатели прямо в таблицу. Так быстрее искать, откуда взялась странная сумма.

Пример расчёта по одному сотруднику

Оклад 60 000 ₽, норма месяца 21 рабочий день, сотрудник три дня болел.

• Оплата по окладу: 60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽.
• Больничный считается отдельным документом и в эту строку не входит.
• НДФЛ по ставке 13 %: 51 428,57 × 13 % = 6 685,71 ₽, в учёте 6 686 ₽ (налог округляется до полных рублей).

Цифры легко пересчитать на калькуляторе. Если результат программы отличается, причина почти всегда в графике или в документе отсутствия, а не в формуле.

Как проверить начисленную зарплату до выплаты

Проверка занимает меньше времени, чем последующие исправления. Начинайте с крупных расхождений, потом переходите к частностям.

1. Сравните фонд с прошлым месяцем. Сформируйте отчёты по зарплате за оба месяца (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате) и посмотрите общий итог начислений. Рост или падение больше чем на 10–15 % без кадровых причин — повод разобраться.
2. Откройте расчётные листки. Отчёт «Расчётный листок» показывает по каждому сотруднику начисления, удержания, НДФЛ, долг на начало и конец месяца. Отрицательный долг на конец месяца означает переплату.
3. Проверьте нулевые и подозрительно маленькие суммы. Обычно это сотрудник без графика или с отпуском, введённым не на те даты.
4. Проверьте новых и уволенных. У принятых в середине месяца сумма должна считаться с даты приёма. Уволенных в документе быть не должно.
5. Посмотрите вычеты. На вкладке НДФЛ должны быть вычеты у тех, кто подавал заявления.

Удержания из зарплаты: НДФЛ, алименты, исполнительные листы

НДФЛ

С 2025 года НДФЛ по трудовым доходам считается по прогрессивной шкале: 13 % с годового дохода до 2,4 млн ₽, дальше 15 %, 18 %, 20 % и 22 % по мере роста дохода. Программа сама отслеживает доход нарастающим итогом с начала года и переключает ставку. Вручную её менять не нужно.

Налог исчисляется в документе начисления, а удерживается в момент выплаты. Поэтому окончательная сумма НДФЛ к перечислению фиксируется ведомостью, а не начислением. Если между начислением и выплатой что-то изменилось (например, подано заявление на вычет), налог будет пересчитан при выплате.

Алименты и исполнительные листы

Удержание по исполнительному документу оформляется документом «Исполнительный лист» в разделе Зарплата. В нём указывают:

• сотрудника и получателя (взыскателя);
• способ расчёта: процент от дохода, фиксированная сумма или доля прожиточного минимума;
• период действия;
• при необходимости — ограничение общей суммы долга.

После проведения удержание само попадает на вкладку «Удержания» каждого следующего начисления. Процент берётся с суммы после вычета НДФЛ.

Продолжим пример. На руки до удержаний: 51 428,57 − 6 686 = 44 742,57 ₽. Алименты на одного ребёнка 25 %: 44 742,57 × 25 % = 11 185,64 ₽. К выплате: 44 742,57 − 11 185,64 = 33 556,93 ₽.

Ограничения по размеру удержаний задаёт ст. 138 ТК РФ:

Если у сотрудника несколько исполнительных листов, проверьте, что их сумма не выходит за предел. Программа распределяет удержание между взыскателями, но очерёдность по закону об исполнительном производстве стоит сверить с требованиями самих документов.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Сам ЗУП проводок не формирует, он готовит данные для бухгалтерии. Для этого есть документ «Отражение зарплаты в бухучёте» в разделе Зарплата. Его создают после проведения начисления за тот же месяц и нажимают «Заполнить».

Счета затрат программа берёт из способов отражения. Их назначают в нескольких местах, а действует наиболее конкретный:

1. в виде начисления (например, премия к выплате из прибыли);
2. в карточке сотрудника;
3. в подразделении;
4. в организации — по умолчанию для всех.

Справочник способов отражения находится в разделе Настройка. Каждый способ — это связка «счёт Дт, субконто» для начисления.

После синхронизации документ появляется в 1С:Бухгалтерии и формирует проводки:

Если синхронизация между ЗУП и Бухгалтерией не настроена, документ можно выгрузить вручную через обмен или ввести операцию в Бухгалтерии сводными суммами из отчёта ЗУП. Второй способ хуже: теряется аналитика по сотрудникам и видам начислений.

Ведомости на выплату зарплаты: аванс и расчёт за месяц

Деньги в ЗУП выдаются ведомостями из раздела Выплаты. Вид ведомости зависит от способа выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — выплата на карты по зарплатному проекту;
• 💳 Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников без зарплатного проекта;
• 💵 Ведомость в кассу — наличными из кассы;
• 👥 Ведомость раздатчику — выдача через раздатчика в обособленном месте.

Порядок создания одинаковый:

1. Создайте ведомость нужного вида.
2. Укажите месяц и вид выплаты: «Аванс» или «Зарплата». Есть и «Межрасчётная» — для выплат вне графика.
3. Нажмите «Заполнить». Программа возьмёт сумму к выплате по каждому сотруднику и рассчитает НДФЛ к удержанию.
4. Проверьте дату выплаты: от неё зависит срок перечисления налога.
5. Проведите ведомость.

Как настроен аванс

Аванс задаётся в кадровых документах сотрудника (приём, перевод) одним из трёх способов:

Последний способ точнее, но требует ещё одного документа — начисления за первую половину месяца. Его проводят до ведомости на аванс.

После выплаты ведомость передаётся в Бухгалтерию. Там её закрывает банковская выписка или расходный кассовый ордер с операцией выплаты по ведомостям. Проводка — Дт 70 Кт 51 (или 50).

Почему начисление зарплаты в 1С не сходится

Большинство расхождений связано не с алгоритмом, а с тем, что данные внесены не в том порядке.

Ещё одна типовая ловушка — исправление уже выплаченного месяца. Документ начисления после выплаты лучше не перепроводить с новыми суммами. Используйте исправление документа: программа сохранит исходный вариант и оформит разницу. Так сохраняется история и не ломаются уже сданные отчёты по НДФЛ и взносам.

Перед массовым перезаполнением или исправлением закрытого месяца сделайте резервную копию базы . Это особенно важно, если отчётность за период уже сдана.

Частые вопросы