Аванс в ЗУП 3.1 от настройки сотрудника до ведомости: три способа расчёта и где они ломаются

Аванс в 1С 8.3 (ЗУП 3.1, а также в зарплатном блоке КА 2 и ERP) начисляется одним из трёх способов, которые задаются каждому сотруднику: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчетом за первую половину месяца. Способ указывают в документе «Прием на работу» на вкладке Оплата труда, меняют документом «Изменение аванса» или кадровым переводом, а выплачивают аванс ведомостью, где в поле «Выплачивать» выбрано «Аванс».

Типичная боль: аванс у половины коллектива пришёл «не тот» — уволенному на 20-е число начислено как всем, у новичка с 10-го выплачено за полмесяца, у сотрудника на больничном аванс полный. Почти всегда причина в выбранном способе расчёта, а не в сбое программы. Ниже разобрано, как программа считает каждую сумму и что проверить до выплаты.

Аванс как выплата за первую половину месяца: что требует закон и как это видит 1С

Статья 136 ТК РФ обязывает платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни фиксируют в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Срок окончательного расчёта — не позднее 15 числа следующего месяца.

Сумму аванса закон прямо не задаёт. Минтруд в своих разъяснениях рекомендует считать её пропорционально отработанному в первой половине месяца времени. Отсюда и три способа в программе:

С точки зрения учёта аванс — это выплата в счёт будущей зарплаты, а не отдельный доход. Начисление за месяц всё равно формирует документ «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца. Аванс в нём уменьшает сумму к выплате.

Где задать способ расчёта аванса и даты выплат

Для нового сотрудника

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ «Прием на работу».
2. На вкладке Оплата труда заполните плановые начисления: оклад, надбавки.
3. В строке «Аванс» выберите способ. Для фиксированной суммы введите рубли, для процента — число процентов. Для способа «Расчетом за первую половину месяца» дополнительные поля не нужны.
4. Проведите документ.

Для действующих сотрудников

Если способ меняется у одного человека вместе с окладом — используйте «Кадровый перевод». Если меняется только аванс, удобнее документ «Изменение аванса»: в нём можно подобрать сразу несколько сотрудников и указать дату, с которой действует новый порядок. Найти документ проще всего поиском по меню, набрав слово «аванс».

Дата в документе важна. Изменение с 16-го числа на аванс текущего месяца уже не повлияет: программа берёт данные, действующие на первую половину месяца.

Даты выплаты

Дни выплаты аванса и зарплаты задаются в карточке организации: Настройка → Организации, далее ссылка «Учетная политика и другие настройки» и раздел про выплату зарплаты. Если у подразделений свои сроки, их можно указать в карточке подразделения.

Эти даты подставляются в ведомости как планируемые. Они же нужны для контроля сроков перечисления НДФЛ и отражаются в отчётности. Ошибка в дне выплаты не меняет сумму аванса, но портит даты в документах.

Графики работы

Способ «Расчетом за первую половину месяца» опирается на график работы сотрудника. Норма первой половины — это рабочие дни или часы с 1 по 15 число по графику. Если график не заполнен на год, программа не найдёт норму, и аванс посчитается с нулевой или неверной суммой.

Проверка: Настройка → Графики работы сотрудников, откройте график и убедитесь, что календарь заполнен на текущий год.

Как программа считает часть оклада за первую половину месяца

Формула

Для способа «Расчетом за первую половину месяца» используется документ «Начисление за первую половину месяца» (Зарплата → Начисление за первую половину месяца). Он считает оклад так же, как месячное начисление, только за период с 1 по 15 число:

Аванс = Оклад / Норма дней за месяц × Отработано дней с 1 по 15

Пример с числами

Оклад 60 000 ₽. В месяце 21 рабочий день, из них в первой половине — 10.

• Полная первая половина: 60 000 / 21 × 10 = 28 571,43 ₽.
• Больничный 2 рабочих дня в первой половине: 60 000 / 21 × 8 = 22 857,14 ₽.
• Приём с 9-го числа, отработано 5 дней: 60 000 / 21 × 5 = 14 285,71 ₽.

Для сравнения: при способе «процентом от тарифа» 40% тот же сотрудник получит 24 000 ₽ и в первом, и во втором, и в третьем случае. Именно так и возникают переплаты.

Как заполнить документ

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите Заполнить. В табличную часть попадут сотрудники со способом «Расчетом за первую половину месяца».
3. Проверьте колонку отработанного времени у тех, кто был в отпуске, на больничном или принят в этом месяце.
4. Проведите документ и только после этого формируйте ведомость.

Отсутствия (больничный, отпуск, командировку) вводите до расчёта первой половины месяца. Если больничный зарегистрирован после проведения документа, суммы автоматически не изменятся: документ нужно перезаполнить и провести заново, пока аванс не выплачен.

Надбавки, премии и доплаты в авансе

Что попадает в расчёт первой половины

Документ «Начисление за первую половину месяца» считает не всё, что есть у сотрудника. Оклад и повременные надбавки, привязанные к отработанному времени, обычно входят. Ежемесячная премия по итогам работы, процент от выручки, сдельщина — как правило, нет: их база известна только в конце месяца.

Включается ли конкретный вид начисления в первую половину месяца, определяет его настройка. Откройте Настройка → Начисления, найдите нужный вид и проверьте в его карточке параметры, связанные с расчётом за первую половину месяца. Если такой параметр отключён, начисление не попадёт в аванс даже при заполненном показателе.

Надбавки при способе «процентом от тарифа»

Процент берётся от плановой суммы начислений сотрудника. Если в плановых начислениях есть постоянная надбавка, например 10 000 ₽ за классность, база для процента вырастет. Оклад 60 000 ₽ + надбавка 10 000 ₽ при 40% дадут аванс 28 000 ₽, а не 24 000 ₽.

Проверьте сумму, которую программа показала в строке аванса после выбора процента. Если она не совпадает с ожидаемой, значит в базу вошло начисление, о котором вы не подумали.

Разовая премия до 15-го числа

Если премию нужно выплатить вместе с авансом, её не обязательно вписывать в аванс. Есть два рабочих варианта:

• 📌 Начислить премию документом «Премия» с выплатой «С авансом» — тогда она попадёт в ту же ведомость.
• 📌 Начислить и выплатить премию отдельно, межрасчётной ведомостью.

С разовой премии, выплаченной до конца месяца, НДФЛ удерживают при выплате — в отличие от аванса. Это частая путаница.

НДФЛ и взносы при выплате аванса

По п. 2 ст. 223 НК РФ датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислена зарплата. Поэтому:

• ✅ с аванса, выплаченного до последнего дня месяца, НДФЛ не удерживается — налог считается и удерживается при окончательном расчёте;
• ⚠️ если аванс выплачен в последний день месяца или позже, доход уже считается полученным, и налог удерживают при выплате;
• ✅ страховые взносы с аванса отдельно не начисляют — они считаются от начислений за месяц.

На практике расчёт выглядит так. Оклад 60 000 ₽, аванс 28 571,43 ₽. В конце месяца НДФЛ 13% = 7 800 ₽. К выплате во второй части: 60 000 − 7 800 − 28 571,43 = 23 628,57 ₽. Сумма налога удерживается целиком из второй выплаты.

Проводки при выплате аванса формирует бухгалтерская программа по данным ведомости: Дт 70 Кт 51 при перечислении на карту, Дт 70 Кт 50 при выдаче из кассы.

Ведомость на аванс и документы, которые участвуют в выплате

Порядок действий

1. Если используется расчёт за первую половину месяца — проведите «Начисление за первую половину месяца».
2. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу, Ведомости на счета — по способу выплаты).
3. Создайте ведомость, укажите месяц и в поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
4. Нажмите Заполнить. Сотрудники с фиксированной суммой и процентом подтянутся по кадровым данным, остальные — по документу начисления.
5. Проверьте итог и проведите. Для зарплатного проекта выгрузите файл в банк.
6. В бухгалтерскую программу ведомость попадёт при синхронизации, там её закрывает списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер .

Что сверить перед выплатой

Сотрудник в отпуске на весь период с 1 по 15 число при способе «Расчетом за первую половину месяца» получит ноль — это корректно, отпускные выплачиваются отдельно. При фиксированной сумме программа такой зависимости от времени не учитывает, и сотрудника нужно исключить из ведомости вручную.

Частые сбои при расчёте аванса и как их исправить

Отдельно о ручной правке суммы в ведомости. Её можно изменить, но такая правка не меняет кадровые данные. В следующем месяце программа снова поставит прежнюю сумму. Если корректировка постоянная — оформите «Изменение аванса».

Частые вопросы