Аванс в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от способа расчёта до ведомости и проводок

Аванс в 1С начисляется одним из трёх способов, который задают каждому сотруднику в документе Прием на работу или Кадровый перевод: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Дальше в ЗУП 3.1 создают ведомость с видом выплаты «Аванс» (Выплаты → Ведомости в банк или Ведомости в кассу), а при способе «расчётом» перед ней проводят документ Начисление за первую половину месяца.

Частое заблуждение — что аванс «начисляется» так же, как зарплата, с НДФЛ и взносами. Это не так. Аванс — выплата в счёт зарплаты месяца. Начисление, налог и взносы появляются в последний день месяца, в документе Начисление зарплаты и взносов, где выплаченный аванс просто вычитается из суммы к выдаче.

Что требует закон и как это отражается в программе

Статья 136 ТК РФ обязывает платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Конкретный день выплаты — не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Отсюда типичная пара дат: аванс 25-го за первую половину текущего месяца, расчёт 10-го за прошлый месяц.

Что из этого следует для настройки 1С:

• 📅 Даты выплаты фиксируются в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Те же числа указывают в программе.
• ⚖️ Размер аванса закон прямо не задаёт. Минтруд в своих разъяснениях рекомендует считать его пропорционально отработанному в первой половине месяца времени. Фиксированный процент «для всех» — рабочий, но спорный вариант при проверке.
• 🧾 НДФЛ с аванса не удерживают. По ст. 223 НК РФ дата получения дохода в виде оплаты труда — последний день месяца. Исключение: аванс выплачен в последний день месяца или позже — тогда налог удерживают уже с него.
• 💰 Страховые взносы считают по итогам месяца, с аванса отдельно их не начисляют.
• ↩️ Переплаченный аванс (сотрудник ушёл в отпуск без сохранения, заболел, уволился) можно удержать по ст. 137 ТК РФ с ограничениями по сроку и сумме.

Настройка дат и способа расчёта аванса в 1С ЗУП 3.1

Шаг 1. Даты выплаты в карточке организации

1. Откройте Настройка → Организации и карточку нужной организации.
2. Перейдите на вкладку Учетная политика и другие настройки, ссылка Бухучет и выплата зарплаты.
3. Укажите дату выплаты зарплаты и дату выплаты аванса (число месяца), способ выплаты — через банк, кассу или раздатчика.

Если у обособленного подразделения свой график, такие же поля есть в карточке подразделения. Даты нужны программе для подстановки в ведомости и для контроля сроков в отчётах по выплатам.

Шаг 2. Способ расчёта аванса у сотрудника

Способ задают в документе Прием на работу в поле «Аванс» на вкладке оплаты труда. Варианты:

Для действующих сотрудников способ меняют документом Кадровый перевод: в нём отмечают, что меняется аванс, и указывают новый способ и дату. Если надо поменять аванс без перевода, в актуальных релизах ЗУП есть отдельный кадровый документ «Изменение аванса» — найдите его через поиск по командам в разделе Кадры.

Шаг 3. Расчёт за первую половину месяца

Этот способ работает только при включённой настройке. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и проверьте, что используется расчёт за первую половину месяца. Без неё документ Начисление за первую половину месяца в разделе Зарплата недоступен.

Какие начисления участвуют в расчёте аванса

При способах «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа» начисления в расчёте не участвуют: программа берёт сумму или процент из кадровых данных. Виды начислений важны только для расчёта за первую половину месяца.

В карточке вида начисления (Настройка → Начисления) есть настройка, которая определяет, считается ли оно в межрасчётный период и в первой половине месяца. По умолчанию в расчёт за первую половину входят основные начисления по времени: оклад по дням и часам, тарифная ставка. Доплаты, премии, надбавки — по вашему выбору.

Как это выглядит на примере:

• оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, из них 11 приходится на 1–15 число;
• аванс расчётом: 60 000 / 22 × 11 = 30 000 ₽;
• если сотрудник проболел 3 дня в первой половине и больничный введён до расчёта: 60 000 / 22 × 8 = 21 818,18 ₽.

💡 Ежемесячную премию с фиксированной суммой включайте в аванс, только если она гарантирована. Иначе при её отмене аванс окажется больше итогового заработка.

Надбавку за вредность или совмещение, начисляемую пропорционально отработанному времени, разумно включить — она тоже «зарабатывается» в первой половине.

Документы на аванс: от расчёта до выплаты

Расчёт (только для способа «расчётом»)

1. Зарплата → Начисление за первую половину месяца → Создать.
2. Укажите месяц, организацию, при необходимости подразделение.
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет сотрудников со способом «расчётом» и посчитает суммы по графику и введённым отсутствиям.
4. Проверьте суммы и проведите документ.

Документ не формирует начисления месяца для НДФЛ и взносов. Это промежуточный расчёт, по которому заполнится ведомость.

Выплата

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (для зарплатного проекта), Ведомости в кассу или Ведомости на счета в банках (для перечисления на личные карты).
2. Создать, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц.
3. Нажмите Заполнить. Попадут все сотрудники с любым способом аванса: фиксированные суммы, проценты и результаты расчёта за первую половину.
4. Проверьте дату ведомости — она должна совпадать с днём фактической выплаты.
5. Проведите ведомость, выгрузите файл в банк или распечатайте форму для кассы.

Для зарплатного проекта после зачисления введите подтверждение из банка. Сотрудники с незачисленными суммами останутся с задолженностью и всплывут в следующей ведомости.

Окончательный расчёт месяца

В конце месяца документ Зарплата → Начисление зарплаты и взносов считает всё заработанное, НДФЛ и взносы. Ведомость на зарплату за месяц заполнится суммой «к выплате» минус выплаченный аванс. Проверить это видно в расчётном листке: строка аванса стоит в разделе выплат.

Частые ошибки при авансе и как их избежать

• ❌ Ведомость на аванс создана, но не проведена. Окончательный расчёт её не видит, и в зарплатной ведомости сотрудник получает всю сумму второй раз. Проверяйте журнал ведомостей перед выплатой зарплаты.
• ❌ Неверный месяц в ведомости. Аванс за октябрь, оформленный ведомостью с месяцем «Ноябрь», уменьшит не ту зарплату. В октябре долг окажется больше, а в ноябре — меньше.
• ❌ Аванс выплачен в последний день месяца. Дата выплаты совпала с датой получения дохода, НДФЛ надо удержать сразу. Если аванс по графику выпадает на 30-е или 31-е, лучше сдвинуть дату в локальном акте.
• ❌ Отпуск или больничный введены после ведомости. Расчёт за первую половину не пересчитается задним числом. Регистрируйте отсутствия до расчёта аванса.
• ❌ Уволенные в первой половине месяца остаются в ведомости. Обычно программа их исключает, если увольнение проведено. Ошибка возникает, когда увольнение вводят после заполнения ведомости — перезаполните её.

Если аванс за месяц оказался больше начисленного, ЗУП покажет у сотрудника долг за ним. Его удерживают из следующих выплат в пределах ограничений ст. 137 и 138 ТК РФ или работник возвращает его добровольно.

Как аванс попадает в Бухгалтерию 3.0 и какие проводки получаются

ЗУП проводок не формирует. Ведомости и итоги начислений передаются в Бухгалтерию 3.0 синхронизацией данных (Администрирование → Синхронизация данных в обеих базах).

В Бухгалтерии на основании ведомости оформляют платёж:

• через банк — Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление заработной платы работникам», в документе выбирают ведомость;
• через кассу — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных, вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям».

Если зарплату ведут прямо в Бухгалтерии 3.0, ведомости находятся в разделе Зарплата и кадры, там же в поле выплаты выбирают «Аванс». Возможности БП скромнее ЗУП: расчёта за первую половину месяца в ней нет, суммы аванса берутся из настроек сотрудника или вносятся в ведомость вручную.

После выплаты сверьте сальдо по счёту 70 в оборотно-сальдовой ведомости с отчётом «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» в ЗУП. Расхождение почти всегда означает, что ведомость не синхронизировалась или платёж в банке привязан не к той ведомости.

Автоматизация: как ускорить работу с авансами

Ускорить ежемесячный цикл можно без доработок конфигурации:

1. Единый способ для групп. Процент от тарифа для офисных сотрудников, расчётом для сменных. Меньше ручной проверки сумм.
2. Изменение аванса списком. При пересмотре окладов используйте кадровый перевод списком: новый оклад и новый аванс фиксируются одним документом на всех.
3. Отсутствия до 15-го. Договоритесь с кадровиком, что больничные и отпуска первой половины вносятся до расчёта. Тогда аванс не придётся исправлять.
4. Обмен с банком. Настройка прямого обмена по зарплатному проекту убирает ручную загрузку файла и вводит подтверждение зачисления автоматически.
5. Контроль сроков. В ЗУП есть отчёты по выплатам с датами, по ним видно, кто получил аванс позже установленной даты.

Частые вопросы