Как начислить и рассчитать больничный лист в 1С

Больничный в 1С начисляет документ «Больничный лист»: в ЗУП 3.1 он в разделе Зарплата, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Все начисления. Вы загружаете электронный листок из СФР по номеру и СНИЛС, программа сама берёт заработок за два года, делит на 730, применяет процент по стажу и сравнивает результат с минимумом из МРОТ.

Дальше — что проверить перед вводом, как 1С считает сумму по шагам, кто оплачивает первые дни, чем отличается расчёт разных больничных и где чаще всего ошибаются. СФР — это Социальный фонд России, объединивший с 2023 года ПФР и ФСС; в старых релизах и документах он может называться ФСС.

Что проверить в базе до ввода больничного

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в карточке сотрудника и в учёте есть всё для автоматического расчёта.

• 📅 Страховой стаж. Открывается в карточке сотрудника по ссылке Трудовая деятельность (ЗУП) или в разделе кадровых данных. Процент пособия берётся отсюда, поэтому стаж должен быть рассчитан на дату начала болезни.
• 💰 Заработок за два предыдущих года. Если сотрудник весь расчётный период работал у вас, суммы подтянутся из учёта. Если пришёл недавно — нужна справка о заработке с прежних мест (сведения, которые раньше давала форма 182н — её отменили с 2023 года, теперь данные берут из сведений о доходах по линии СФР и справок прежнего работодателя).
• 🧾 Районный коэффициент. Если он задан в настройках организации или подразделения, минимальный больничный 1С увеличит автоматически.
• 🔗 Настроенный обмен с СФР. Без него не получится загрузить электронный листок. Проверяется в Администрирование → Обмен электронными документами (или в настройках 1С‑Отчётности).

Ввод документа «Больничный лист» по шагам

Порядок одинаков в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0 с модулем зарплаты. Отличается только путь к списку больничных.

В Бухгалтерии документ доступен, когда включён полноценный кадровый учёт и расчёт зарплаты в организации; при большом штате зарплату обычно ведут в ЗУП и переносят итоги в учёт.

1. Откройте список больничных: ЗУП — Зарплата → Больничные листы; Бухгалтерия — Зарплата и кадры → Больничные листы. Нажмите «Создать».
2. Выберите организацию и сотрудника. Поля стажа и расчётного периода программа заполнит сама.
3. Введите номер электронного листка и нажмите кнопку получения данных из СФР. В документ подтянутся период нетрудоспособности, причина и код.
4. Проверьте причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин). От неё зависит, с какого дня платит фонд.
5. Укажите процент оплаты, если он отличается от расчётного по стажу (например, при нарушении режима сумму уменьшают — это проставляет отметка из листка).
6. Проверьте рассчитанную сумму и проведите документ.

После проведения 1С сформирует начисление, рассчитает НДФЛ и разделит оплату на часть работодателя и часть СФР.

По какой формуле 1С считает сумму больничного

Расчёт строится на среднем дневном заработке. Формула одна для большинства случаев:

Пособие = средний дневной заработок × процент по стажу × число дней болезни

Средний дневной заработок считается так:

Заработок за 2 календарных года, предшествующих году болезни, делится на 730.

Делитель 730 для обычной нетрудоспособности фиксированный — он не меняется из‑за високосного года и не уменьшается на исключаемые периоды (это особенность декретных, а не больничных по болезни).

Процент оплаты зависит от страхового стажа:

Пример. Доход за два года — 1 500 000 ₽, стаж 7 лет, болезнь 10 дней. Средний дневной: 1 500 000 ÷ 730 = 2 054,79 ₽. Процент по стажу — 80%: 2 054,79 × 0,8 = 1 643,84 ₽ в день. За 10 дней: 1 643,84 × 10 = 16 438,36 ₽.

Сумму ограничивают с двух сторон:

• 🔽 Минимум — из МРОТ. Дневной минимум = МРОТ × 24 ÷ 730. Применяется, если фактический заработок ниже или стаж меньше полугода. Пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ (с районным коэффициентом, если он есть).
• 🔼 Максимум — из предельных баз. Максимальный средний дневной заработок = сумма предельных баз по взносам за два года ÷ 730. Ориентировочно это около 6 800 ₽/день — точное значение зависит от года, 1С подставляет базы автоматически.

Чтобы прикинуть сумму до ввода документа, воспользуйтесь калькулятором:

Кто оплачивает дни: работодатель и СФР

С 2021 года действует механизм прямых выплат: работодатель не выдаёт всю сумму и не возмещает её из фонда. Деньги работнику платят из двух источников.

• 🏢 Первые 3 дня болезни по заболеванию или бытовой травме оплачивает работодатель — за свой счёт. Эту часть 1С отражает в начислениях и облагает НДФЛ.
• 🏛️ С 4‑го дня и до закрытия листка платит СФР — напрямую работнику, по данным, которые вы отправили в фонд.

Из этого правила есть исключения — когда все дни оплачивает фонд, а работодатель не платит ничего:

• уход за больным ребёнком или другим членом семьи;
• карантин (в том числе ребёнка до 7 лет или недееспособного члена семьи);
• протезирование в стационаре;
• долечивание в санатории после стационара.

1С сама определяет разбивку по причине нетрудоспособности из листка — вручную делить дни не нужно.

Чем отличается расчёт разных больничных

Разные причины меняют и источник оплаты, и процент, и число оплачиваемых дней.

Уход за больным ребёнком. Процент и лимит дней зависят от возраста ребёнка и вида лечения. При амбулаторном лечении ребёнка до 7 лет первые дни могут оплачиваться по стажу, а последующие — с понижением; программа применяет это по коду из листка. С 2024 года уход за ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% независимо от стажа.

Производственная травма или профзаболевание. Оплачивается в размере 100% независимо от стажа и за счёт отдельного вида страхования. В документе выбирается соответствующая причина — расчёт и отчётность по ней отдельные.

Нарушение режима. Если в листке стоит отметка о нарушении (не явился к врачу, нарушил предписания), с даты нарушения пособие считается из МРОТ. В документе это отражается датой и отметкой.

Стаж меньше 6 месяцев. Пособие за полный календарный месяц не превышает МРОТ (с районным коэффициентом). 1С сравнивает расчёт с лимитом по каждому месяцу болезни.

Электронный больничный: загрузка ЭЛН из СФР

С 2022 года бумажных листков нет — все больничные электронные (ЭЛН). Работник сообщает только номер, остальное вы получаете из фонда.

Как загрузить:

1. В документе «Больничный лист» введите номер ЭЛН; СНИЛС подставится из карточки сотрудника.
2. Нажмите кнопку получения данных из СФР. Если обмен настроен, листок подтянется с периодами и кодами.
3. Проверьте статус листка — он должен быть закрыт. По открытому листку пособие не начисляют.

Отдельно работает проактивный (беззаявительный) порядок: когда врач закрывает ЭЛН, СФР сам направляет работодателю запрос через систему СЭДО. Вы отправляете в ответ сведения для назначения пособия (данные о заработке, стаже, способе выплаты). В 1С запросы и ответы фонда видны в разделе работы с СФР / 1С‑Отчётности — там же приходят извещения о недостающих сведениях.

НДФЛ и отчётность по больничным

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — и часть работодателя, и часть СФР (декретное и пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет НДФЛ не облагаются). Страховыми взносами больничный не облагается.

Что и где отражается:

• 🧾 6‑НДФЛ. НДФЛ с больничного, который удержал работодатель со своей части, попадает в расчёт. Налог с части СФР удерживает и отражает сам фонд.
• 📊 РСВ и Персонифицированные сведения. Больничный показывается как необлагаемая взносами выплата в части работодателя.
• 📨 Сведения для СФР. Данные для назначения пособия уходят в фонд через СЭДО, а не отдельным «реестром» старого образца.

Дату получения дохода и срок перечисления НДФЛ 1С заполняет сама при проведении документа и ведомости на выплату. Проверить удержанный налог можно в расчётном листке сотрудника.

Как убедиться, что 1С посчитала больничный верно

Не проводите документ вслепую — в нём есть расшифровка каждого шага.

• 🔍 Расшифровка среднего заработка. В документе откройте просмотр расчёта среднего — там видно заработок по каждому году, делитель 730 и применённые лимиты. Если заработок за год подозрительно мал, проверьте справки с прежних мест.
• 📈 Сравнение с МРОТ и максимумом. В расшифровке отражается, какой показатель применён — фактический, минимальный или максимальный. Так ловят занижение из‑за недостающего заработка.
• 🧮 Пересчёт вручную. Умножьте средний дневной на процент стажа и на число дней — результат должен совпасть с суммой документа до копеек.
• 👥 Разбивка работодатель / СФР. Проверьте, что первые 3 дня (при болезни) отнесены на работодателя, а остальные — на фонд.

Если нашли ошибку после проведения, не удаляйте документ задним числом при уже отправленных в СФР сведениях — исправьте его и переотправьте корректные данные в фонд.

Частые ошибки при начислении больничных

• ❌ Не загружен заработок с прежних мест работы. Пособие занижается до минимума. Решение — внести справку о заработке в карточку сотрудника и перепровести документ .
• ❌ Неверный страховой стаж. Если стаж не пересчитан на дату болезни, процент берётся неправильный. Пересчитайте стаж в карточке.
• ❌ Начисление по открытому листку. По незакрытому ЭЛН пособие не положено — дождитесь статуса «закрыт».
• ❌ Проигнорирован запрос СФР по СЭДО. Часть пособия остаётся невыплаченной. Отвечайте на запросы фонда в журнале обмена.
• ❌ Не учтена отметка о нарушении режима. Сумма завышается. Проверьте дату и отметку из листка в документе.