Как 1С:Бухгалтерия 8.3 считает, удерживает и перечисляет НДФЛ с зарплаты

НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3 отражается на счёте 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента». С зарплаты сотрудников налог уходит проводкой Дт 70 Кт 68.01, с вознаграждения по договору ГПХ — Дт 76.10 Кт 68.01, а уплата через ЕНП проходит через счёт 68.90.

Считает налог документ «Начисление зарплаты», сам и автоматически: берёт доход, вычитает стандартные вычеты из карточки сотрудника и применяет ставку по статусу. Вручную бухгалтер вмешивается в трёх случаях: ошибка прошлого периода, нестандартный доход (подарок, материальная помощь сверх лимита) и учёт зарплаты во внешней программе, например в 1С:ЗУП.

Подготовка программы к расчёту НДФЛ

Прежде чем считать налог, проверьте три места. Ошибка в любом из них даст неверную сумму во всех месяцах подряд.

Настройки зарплаты

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Здесь главный переключатель — где ведётся учёт зарплаты:

• ✅ «В этой программе» — 1С:Бухгалтерия сама начисляет зарплату и считает НДФЛ. Всё, что ниже, работает именно в этом режиме.
• 🔁 «Во внешней программе» — расчёт идёт в ЗУП, а в Бухгалтерию приходят только итоговые проводки документом «Отражение зарплаты в бухучете». Пересчитать налог в БП тогда нельзя, править его нужно в ЗУП.

В тех же настройках задаются виды начислений и способы отражения — на какой счёт затрат (20, 26, 44) пойдёт зарплата. Для НДФЛ это важно косвенно: каждому начислению присвоен код дохода, а от кода зависит, облагается ли сумма и какой вычет к ней применим.

Карточка сотрудника

Вычеты и налоговый статус задаются в карточке сотрудника: Зарплата и кадры → Сотрудники, далее ссылка «Налог на доходы». Что проверить:

1. 🌍 Статус — резидент или нерезидент. От него зависит ставка: 13–22% или 30%.
2. 👶 Стандартные вычеты на детей — с месяца, указанного в заявлении сотрудника, по количеству детей.
3. 📄 Доходы с прежнего места работы — если сотрудник пришёл в середине года. Без них программа не узнает, когда доход превысит лимит для вычета.

Ставки и пороги

Шкала ставок для налоговых резидентов задана в программе, вручную её не настраивают. Для основных доходов (зарплата, премии, отпускные) действует прогрессия по годовому доходу:

Повышенная ставка применяется только к части дохода сверх порога, а не ко всей сумме. Программа отслеживает это сама по накопленным данным регистров НДФЛ. Поэтому так важно, чтобы доходы с начала года были в базе полностью.

Как программа начисляет зарплату и налог

Основной сценарий — один документ в конце месяца. Путь: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты.

Порядок действий

1. Укажите месяц начисления и дату документа — обычно последний день месяца.
2. Нажмите «Заполнить». Программа подтянет всех сотрудников с плановыми начислениями.
3. Перейдите на вкладку «НДФЛ». В ней налог по каждому сотруднику, примененные вычеты и код вычета.
4. На вкладке «Взносы» проверьте страховые взносы — они идут отдельно, к НДФЛ не относятся.
5. Нажмите «Провести и закрыть».

Пример расчёта

Сотрудник с окладом 80 000 ₽, двое детей, резидент, работает с января.

• Вычет на первого ребёнка — 1 400 ₽, на второго — 2 800 ₽. Итого 4 200 ₽.
• Налоговая база: 80 000 − 4 200 = 75 800 ₽.
• НДФЛ: 75 800 × 13% = 9 854 ₽.
• На руки: 80 000 − 9 854 = 70 146 ₽.

Вычеты на детей действуют, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽. При окладе 80 000 ₽ за январь—май набегает 400 000 ₽, в июне — 480 000 ₽. Значит, в июньском документе вычета уже не будет, и НДФЛ вырастет до 10 400 ₽. Это не ошибка программы — так и должно быть.

Межрасчётные выплаты

Отпускные, больничные и выплаты при увольнении считаются отдельными документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение». Каждый считает свой НДФЛ.

Налог с отпускных и больничных удерживается при выплате, а перечислить его нужно в общий срок для этого периода. Если провести «Отпуск» и не оформить выплату, налог будет исчислен, но не удержан — это видно в отчётах (раздел про проверку ниже).

На каком счёте отражается НДФЛ в 1С и какие проводки появляются

Налог агента всегда собирается на 68.01. Меняется только корреспондирующий счёт — от того, кому и что выплачено.

Полная цепочка за месяц

Сальдо по 68.01 в конце месяца показывает налог, который удержан, но ещё не закрыт платежом. В норме оно равно сумме НДФЛ по зарплате, выплаченной с 23-го числа: её срок уплаты — 5-е число следующего месяца.

Проводка и налоговый учёт — разные вещи

Проводку Дт 70 Кт 68.01 делает документ начисления. Но для налогового учёта важна дата фактической выплаты: именно она становится датой удержания налога, и по ней заполняется 6-НДФЛ и уведомление об исчисленных суммах.

Дату выплаты программа берёт из ведомости и документа списания. Ведомость без проведённого списания с расчётного счёта (или выдачи из кассы) не даёт удержания в налоговом регистре. Бухгалтерская проводка при этом есть, и ошибка годами прячется до первой сверки с ИФНС.

Сроки и уплата НДФЛ через единый налоговый счёт

С 2023 года НДФЛ платят в составе ЕНП, а не отдельной платёжкой. Срок зависит от того, когда налог удержан:

Исключения — январь и декабрь. Январский налог за 1–22 января платят до 28 января. Декабрьский за 23–31 декабря — не позже последнего рабочего дня года. Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

Как оформить в программе

1. Сформируйте уведомление об исчисленных суммах НДФЛ — без него ИФНС не распределит деньги с ЕНС на налог.
2. Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Уплата налога», налог — единый налоговый платёж. Проводка Дт 68.90 Кт 51.
3. При закрытии месяца регламентная операция зачтёт платёж по ЕНС в счёт НДФЛ: Дт 68.01 Кт 68.90.

Ручная корректировка и нестандартные операции по НДФЛ

Автоматика покрывает 90% месяцев. Остальное — ситуации, где правка нужна:

Корректировка в документе начисления

Сумму НДФЛ на вкладке «НДФЛ» документа «Начисление зарплаты» можно исправить вручную. Пользуйтесь этим осторожно: следующий документ продолжит расчёт нарастающим итогом от исправленной суммы. Лучше найти причину, чем подбирать цифру.

Доходы с особым порядком

• 🎁 Подарки и материальная помощь — не облагаются в пределах 4 000 ₽ в год по каждому основанию. Сверх лимита налог считается с превышения, если начисление заведено с правильным кодом дохода.
• 🧾 Договоры ГПХ — вознаграждение начисляется отдельно от штатной зарплаты, налог уходит с 76.10.
• 💼 Дивиденды — с 2025 года 13% с дохода до 2,4 млн ₽ и 15% с превышения. Налоговая база по дивидендам считается отдельно от зарплаты.

Возврат излишне удержанного налога

Если налог удержан лишний (сотрудник получил статус резидента, задним числом принёс заявление на вычет), его нужно вернуть по заявлению сотрудника в течение трёх месяцев. В программе для этого оформляют документ возврата НДФЛ (ищите его в разделе Зарплата и кадры, группа НДФЛ) и выплату сотруднику. Обратная проводка — Дт 68.01 Кт 70.

Исправление прошлого периода

Если ошибка в закрытом месяце, не перепроводите старый документ «Начисление зарплаты», если по нему уже сдан 6-НДФЛ. Безопаснее отразить перерасчёт в текущем месяце: программа учтёт разницу при расчёте нарастающим итогом. Сторно прошлого периода требует уточнённой отчётности.

Проверка расчётов НДФЛ по отчётам

Перед сдачей 6-НДФЛ и закрытием квартала сверьте три источника. Суммы должны совпасть до рубля.

1. 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 68.01 — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Кредитовый оборот — исчисленный налог, дебетовый — зачтённый в бюджет.
2. 📑 Регистр налогового учёта по НДФЛ — в разделе Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Показывает по каждому сотруднику доход, вычеты, налог исчисленный и удержанный по месяцам.
3. 📄 6-НДФЛ — Отчеты → Регламентированные отчеты. Строки с удержанным налогом сравните с суммами уведомлений за те же сроки.

Расхождение между оборотом 68.01 и удержанным налогом в регистре почти всегда значит одно: есть начисление без выплаты. Его ищут в регистре по сотрудникам со строкой «исчислено», но без «удержано».

Частые ошибки при начислении НДФЛ в 1С и как их исправить

Ещё одна частая причина путаницы — двойной учёт при связке ЗУП и Бухгалтерии. Если в БП стоит «Во внешней программе», а кто-то по привычке провёл «Начисление зарплаты» прямо в Бухгалтерии, на 68.01 появится второй комплект налога. Удалите лишний документ, а не корректируйте сальдо операцией вручную.

Частые вопросы