Как ЗУП 3.1 считает, удерживает и отчитывается по НДФЛ: шкала, вычеты, ЕНП

В 1С ЗУП 3.1 НДФЛ начисляется автоматически: документ Начисление зарплаты и взносов считает налог предварительно, а окончательно он исчисляется и удерживается в момент выплаты — в ведомости. Ставку программа подбирает сама по прогрессивной шкале: 13% с дохода до 2,4 млн ₽ за год нарастающим итогом, дальше 15%, 18%, 20% и 22%.

Чтобы расчёт сходился с ФНС, нужны три вещи: верные коды доходов в начислениях, актуальный статус налогоплательщика у сотрудника и вовремя отмеченные выплаты. Остальное — уведомления, ЕНП и 6-НДФЛ — ЗУП собирает из этих данных.

Что настроить в ЗУП до первого расчёта НДФЛ

Начните с версии программы. Прогрессивная шкала и новые суммы детских вычетов работают только в релизах ЗУП 3.1, выпущенных под изменения 2025 года. Если база давно не обновлялась, налог за текущий год посчитается по старым правилам, а исправлять придётся перерасчётом.

Дальше пройдитесь по настройкам:

1. Карточка организации . Настройка → Организации → вкладка с реквизитами: ИНН, КПП, код налогового органа. Для обособленных подразделений проверьте, что у них указаны свои КПП и ОКТМО, — от этого зависит, в какую налоговую попадёт НДФЛ.
2. Начисления. Настройка → Начисления → откройте каждый вид начисления → вкладка Налоги, взносы, бухучет. Там задан код дохода НДФЛ. Для оклада, премий и отпускных коды разные, и от кода зависит дата получения дохода.
3. Удержания и вычеты. Для разовых выплат вроде материальной помощи и подарков проверьте, что к ним привязан нужный вычет (например, необлагаемые 4 000 ₽ в год).
4. Сотрудники. В карточке сотрудника ссылка Налог на доходы ведёт к статусу налогоплательщика и вычетам. Новичку из другой организации внесите доходы с прошлого места работы, если он принёс справку о доходах, — иначе лимит детского вычета посчитается неверно.

Не меняйте код дохода у начисления задним числом, если по нему уже были выплаты в этом году. Старые суммы останутся под прежним кодом, и 6-НДФЛ разъедется по строкам. Корректнее создать новый вид начисления.

Прогрессивная шкала НДФЛ: как ЗУП выбирает ставку

С 2025 года для основной налоговой базы резидентов действует пятиступенчатая шкала. Ставка применяется не ко всему доходу, а только к части, превысившей порог.

ЗУП ведёт нарастающий итог по каждому сотруднику отдельно по каждой налоговой базе. В момент выплаты программа смотрит, сколько дохода уже получено с 1 января, и распределяет новую сумму по ступеням.

Пример перехода через порог

Сотрудник получает 250 000 ₽ в месяц, других доходов нет.

• 🧮 Январь–сентябрь: 9 × 250 000 = 2 250 000 ₽, налог 13% = 292 500 ₽.
• 🧮 Октябрь: до порога остаётся 150 000 ₽. С них 13% = 19 500 ₽, с оставшихся 100 000 ₽ — 15% = 15 000 ₽. Итого 34 500 ₽.
• 🧮 Ноябрь и дальше: 250 000 × 15% = 37 500 ₽ в месяц.

Проверка по таблице: доход за 10 месяцев 2 500 000 ₽, налог 312 000 + 100 000 × 15% = 327 000 ₽. И по месяцам: 292 500 + 34 500 = 327 000 ₽. Сходится.

Отдельные налоговые базы

Не все доходы идут в общий котёл. Часть из них ЗУП учитывает отдельно, со своей шкалой 13/15%:

• 📈 дивиденды и доходы от долевого участия;
• 🏔 районные коэффициенты и северные надбавки — для них отдельный порог 5 млн ₽;
• 🪖 выплаты участникам СВО, перечисленные в НК РФ.

Разнесение по базам тоже определяется кодом дохода. Поэтому для районного коэффициента нужен свой вид начисления с правильным кодом, а не общий «оклад с надбавкой».

Вычеты, статусы и особые категории сотрудников

Стандартные вычеты на детей

С 2025 года суммы такие:

Вычет даётся, пока доход с начала года не превысил 450 000 ₽. В примере выше сотрудник с одним ребёнком получит 1 400 ₽ только в январе: в феврале его доход уже 500 000 ₽.

Оформляется вычет документом Заявление на вычеты в разделе Налоги и взносы или по ссылке Налог на доходы из карточки сотрудника. Укажите код вычета, месяц начала и основание. Месяц окончания ставьте, только если он известен заранее: например, ребёнку исполняется 18 лет, а учёбы нет.

Имущественный и социальный вычеты через работодателя

Сотрудник приносит не заявление, а уведомление от ИФНС о праве на вычет. Сегодня налоговая чаще присылает его работодателю сама, по заявлению физлица через личный кабинет.

В ЗУП уведомление регистрируется в том же разделе Налоги и взносы. Налог перестаёт удерживаться с месяца, в котором зарегистрировано уведомление. Налог, удержанный с начала года до этого месяца, вернётся только при перерасчёте — если сотрудник об этом попросит. Для перерасчёта есть документ Перерасчет НДФЛ.

Статус налогоплательщика

Статус задаётся с датой, история хранится. Основные варианты:

• 🇷🇺 резидент — шкала 13–22%;
• 🌍 нерезидент — 30% по большинству доходов, вычетов нет;
• 🧳 высококвалифицированный специалист — 13/15% независимо от резидентства;
• 📄 иностранец на патенте — 13/15% с уменьшением налога на фиксированные авансовые платежи по уведомлению ИФНС.

Резидентство определяется по 183 дням нахождения в России за 12 месяцев подряд. Статус может смениться в течение года, и тогда налог за прошлые месяцы пересчитывается. Проверяйте его хотя бы раз в квартал для всех иностранцев и сотрудников, надолго выезжавших за рубеж.

Удержание НДФЛ при выплате и Единый налоговый счёт

С 2023 года дата дохода по зарплате — день фактической выплаты. Отсюда главное правило ЗУП: налог исчисляется в ведомости, а не в начислении.

Как это выглядит на практике:

1. Начисление зарплаты и взносов показывает НДФЛ на вкладке НДФЛ, но это предварительная сумма.
2. При выплате аванса (Выплаты → Ведомости в банк или в кассу) НДФЛ удерживается и с аванса, пропорционально выплаченной сумме.
3. Окончательная сумма фиксируется, когда ведомость отмечена оплаченной. Если её не провести или не отметить, программа считает, что денег сотрудник не получил, и налог не удержан.

Как НДФЛ попадает на ЕНС

Налоговый агент не перечисляет НДФЛ отдельной платёжкой с КБК налога. Деньги уходят единым налоговым платежом на ЕНС, а налоговая распределяет их по уведомлениям об исчисленных суммах.

Сроки при удержании налога в течение месяца:

Декабрь — исключение: за последние дни года и уведомление, и деньги нужно успеть отправить до новогодних праздников.

Уведомления об исчисленных суммах и платёжки

Уведомление

ЗУП формирует уведомление по данным ведомостей. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность, создайте Уведомление об исчисленных суммах налогов и заполните его по периоду. Программа сгруппирует суммы по КПП и ОКТМО.

Перед отправкой сверьте суммы с отчётом об удержанном налоге за тот же период. Если ведомость отметили оплаченной уже после формирования уведомления, его нужно перезаполнить.

Платёжное поручение на ЕНП

Сама ЗУП платёжки на ЕНП не делает — это задача бухгалтерской программы. Обычная схема при связке ЗУП и БП 3.0:

1. В ЗУП закрыт месяц, ведомости оплачены.
2. Данные о начисленном и удержанном НДФЛ переданы в БП синхронизацией.
3. В БП создаётся платёжное поручение с видом операции на уплату налога и типом «Единый налоговый платёж».

Один ЕНП покрывает все налоги к сроку: НДФЛ, взносы, налог по УСН и прочие. Сумма должна покрывать все уведомления, иначе ФНС спишет деньги в порядке очерёдности и по НДФЛ появится недоимка.

Отчётность по НДФЛ и сверка с ФНС

6-НДФЛ

Расчёт сдаётся по итогам квартала до 25-го числа следующего месяца, годовой — до 25 февраля. В годовой входят справки о доходах на каждого сотрудника.

В ЗУП отчёт создаётся там же, в 1С-Отчетность, и заполняется автоматически. С 2025 года форма расчёта учитывает разные ставки: доходы и налог разбиваются по ступеням шкалы. Если ваш отчёт показывает одну строку 13% у сотрудника с доходом выше 2,4 млн ₽, это верный признак устаревшего релиза.

Где взять данные для проверки:

• 📊 Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам → отчёты по НДФЛ: удержанный налог по месяцам и по сотрудникам;
• 📅 контроль сроков уплаты — показывает удержанный налог в разбивке по датам и срокам перечисления;
• 👤 регистр налогового учёта по сотруднику — он же основа для ответов на требования ФНС.

Контрольные соотношения

ФНС сверяет 6-НДФЛ с уведомлениями и поступлениями на ЕНС. Расхождение чаще всего дают:

• уведомление подали до того, как выплатили часть ведомостей;
• выплату сделали, но ведомость не отметили оплаченной;
• в одном периоде удержали, а в уведомлении указали другой срок.

Если налоговая прислала требование о пояснениях, сформируйте отчёт об удержанном НДФЛ за квартал и сравните помесячно с поданными уведомлениями. Ошибку исправляйте уточнённым уведомлением за тот же срок, а если неверен сам 6-НДФЛ — корректирующим расчётом.

Частые ошибки при расчёте НДФЛ в ЗУП

• ❌ НДФЛ «пропал» после выплаты. Ведомость создали, но не провели или не отметили оплату. Для программы налог остался неудержанным, и в уведомление он не попал.
• ❌ Вычет дали сверх лимита 450 000 ₽. Не внесли доходы сотрудника с прошлого места работы в этом году.
• ❌ Северные надбавки облагаются по общей шкале. Их начисляют общим видом начисления с кодом обычной зарплаты. Нужен отдельный вид с собственным кодом дохода.
• ❌ Аванс выплатили мимо ЗУП. Деньги ушли из банка, а ведомость за аванс не создали. В программе весь налог числится удержанным в конце месяца, и сумма в уведомлении за период 1–22 оказывается заниженной.
• ❌ Перепровели документы закрытого квартала. После сдачи 6-НДФЛ кто-то изменил начисление прошлого месяца, и данные программы разошлись со сданным расчётом. Ошибки прошлых периодов исправляйте перерасчётом в текущем периоде, а закрытый период защитите датой запрета изменения данных.

Частые вопросы