НДФЛ в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от карточки сотрудника до 6-НДФЛ

НДФЛ в 1С начисляется в документе Начисление зарплаты и взносов (ЗУП 3.1) или Начисление зарплаты (Бухгалтерия 3.0), а удерживается в тот момент, когда проведена ведомость на выплату. Программа берёт облагаемый доход с начала года, вычитает вычеты по заявлению, применяет ставку по статусу сотрудника и прогрессивной шкале и отнимает уже исчисленный налог. Результат виден на вкладке НДФЛ документа начисления.

Частое заблуждение: «налог считается в начислении, значит, там он и удержан». Нет. С 2023 года датой получения зарплаты считается день выплаты, поэтому для налогового учёта главный документ — ведомость. Начисление без проведённой ведомости не попадёт в раздел 1 отчёта 6-НДФЛ, а сумма к уплате в уведомлении окажется пустой.

Что настроить до первого расчёта налога

Ставки НДФЛ, коды доходов и лимиты вычетов приходят в 1С с обновлениями. Вручную их не правят: достаточно держать релиз актуальным. Настраивать нужно то, что программа не знает про вашу организацию и людей.

Организация

Откройте Настройка → Организации (в БП — Главное → Организации) и проверьте:

• 🏢 ИНН, КПП и код налогового органа — от них зависит, куда уйдёт налог;
• 📍 ОКТМО головной организации и каждого обособленного подразделения: НДФЛ платят по месту подразделения, и отчёт 6-НДФЛ формируется отдельно на каждое сочетание КПП и ОКТМО;
• 🗂 регистрацию подразделений в налоговом органе — если она не заполнена, начисления сотрудников подразделения уйдут под ОКТМО головной организации.

Карточка сотрудника

В ЗУП 3.1 в карточке есть ссылка Налог на доходы. Там заполняют три вещи:

1. Статус налогоплательщика — резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист и другие. От статуса зависит ставка.
2. Стандартные вычеты — их вводят только по письменному заявлению документом Заявление на вычеты (раздел Налоги и взносы).
3. Доходы с прошлого места работы этого года — без них программа неверно отследит лимит 450 000 ₽ для детского вычета.

В Бухгалтерии 3.0 те же данные вносят в карточке физлица и сотрудника, а стандартные вычеты — через раздел НДФЛ карточки.

Где что лежит

Коды доходов и вычетов: что подставляется само

Каждому виду начисления в 1С привязан код дохода. Он задаётся в карточке вида начисления (Настройка → Начисления), поле про НДФЛ. Для типовых начислений коды уже стоят. Проверять их нужно у начислений, которые вы создали сами: ошибка здесь уводит доход не в ту строку 6-НДФЛ.

Стандартные вычеты на детей с 2025 года: 1 400 ₽ на первого ребёнка (код 126), 2 800 ₽ на второго (127), 6 000 ₽ на третьего и следующих (128). Вычет на ребёнка-инвалида — 12 000 ₽ родителю и 6 000 ₽ опекуну. Право на детские вычеты пропадает с месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽.

Как 1С считает НДФЛ с зарплаты: расчёт по шагам

Шаг 1. Начисление

Создайте документ начисления за месяц, нажмите Заполнить, затем откройте вкладку НДФЛ. В строке сотрудника видны:

• облагаемый доход месяца с кодом;
• применённые вычеты;
• исчисленный налог.

Двойной щелчок по сумме налога открывает расшифровку. Это первое, что стоит смотреть при любом споре с сотрудником о сумме «на руки».

Шаг 2. Формула

Программа считает налог нарастающим итогом с начала года:

НДФЛ месяца = (Доход с начала года − Вычеты с начала года) × ставка
              − НДФЛ, исчисленный в прошлых месяцах

Пример. Оклад 80 000 ₽, двое детей, заявление на вычеты подано в январе.

1. Вычеты: 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽ в месяц.
2. База января: 80 000 − 4 200 = 75 800 ₽.
3. НДФЛ: 75 800 × 13% = 9 854 ₽.
4. Доход за январь — май: 400 000 ₽, вычеты положены. В июне доход с начала года — 480 000 ₽, лимит 450 000 ₽ превышен, вычет за июнь и дальше 1С уже не даёт, и налог вырастает до 80 000 × 13% = 10 400 ₽.

Шаг 3. Прогрессивная шкала

С 2025 года для резидентов действует пятиступенчатая шкала по основным доходам: 13% до 2,4 млн ₽ в год, 15% — от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн, 22% — свыше 50 млн. 1С применяет её сама, когда доход нарастающим итогом пересекает порог.

Пример: зарплата 250 000 ₽. За январь — сентябрь накоплено 2 250 000 ₽. В октябре до порога остаётся 150 000 ₽:

• 150 000 × 13% = 19 500 ₽;
• 100 000 × 15% = 15 000 ₽;
• итого НДФЛ за октябрь — 34 500 ₽.

Дивиденды и часть особых доходов считаются по своим шкалам отдельно от зарплаты. Программа ведёт для них собственные налоговые базы.

Шаг 4. Аванс

Налог удерживают и с аванса, потому что выплата аванса — тоже дата получения дохода. Налог с аванса 1С считает в ведомости на его выплату или в документе начисления за первую половину месяца, если аванс рассчитывают им. Удержанное с аванса при окончательном расчёте зачитывается, двойного налога не возникает.

Отпускные, больничные, дивиденды, подарки: чем отличается расчёт

Налог считается по той же формуле, но у каждого дохода свой документ и своя дата.

🏖 Отпускные. Документ Отпуск. Код 2012, налог удерживают при выплате. Если отпускные платят отдельной ведомостью раньше зарплаты, срок перечисления налога наступает по своему периоду.

🤒 Больничные. Документ Больничный лист. Работодатель платит только первые три дня, их НДФЛ (код 2300) удерживает он. Остальную часть пособия перечисляет Социальный фонд России (до 2023 года — ФСС), и налог с неё удерживает фонд, а не организация. В 6-НДФЛ организации эта часть не попадает.

💰 Дивиденды. Документ Начисление дивидендов. Чтобы он появился, включите дивиденды в настройке состава начислений (Настройка → Расчет зарплаты → ссылка настройки состава начислений и удержаний). Для резидентов действует ставка 13% до 2,4 млн ₽ и 15% с превышения, база отдельная от зарплатной. Учредителю, который не работает в организации, дивиденды начисляют на физлицо без трудового договора.

🎁 Подарки и призы. Документ Приз, подарок. Первые 4 000 ₽ за год освобождаются кодом вычета 501. Если подарок неденежный, налог удерживают из ближайшей денежной выплаты, но не более 50% от неё. Когда удержать нечем, организация сообщает об этом в налоговую до 25 февраля следующего года — это отражается в 6-НДФЛ.

🤝 Договоры ГПХ. Документ Договор (работы, услуги) и начисление по нему. Код 2010, налог удерживают при выплате, вычеты по заявлению тоже положены.

🆘 Материальная помощь. Документ Материальная помощь. 4 000 ₽ в год не облагаются (вычет 503), помощь при рождении ребёнка — до 50 000 ₽ на каждого ребёнка в течение года после рождения.

Удержание и уплата НДФЛ в бюджет

Удержание

Налог становится удержанным, когда проведена ведомость. Сумму к удержанию 1С показывает прямо в ведомости в колонке НДФЛ: это исчисленный налог по выплачиваемому доходу. Если ведомость создана, а выплата не состоялась, ведомость не проводят до факта перечисления денег. Иначе удержанный налог появится в учёте раньше, чем деньги дошли до сотрудника.

Сроки и ЕНП

НДФЛ платят единым налоговым платежом. Сроки:

Пример: аванс за март выплачен 20 марта, зарплата за март — 5 апреля. Налог с аванса попадает в период 23 февраля — 22 марта, его платят до 28 марта. Налог с зарплаты за март — в период 23 марта — 22 апреля, срок уплаты 28 апреля.

Уведомление формируют в 1С-Отчетности, данные в него программа берёт из проведённых ведомостей.

Проводки

В Бухгалтерии 3.0 налог отражается так:

Если зарплату считает ЗУП, удержание приходит в БП документом Отражение зарплаты в бухучете. Если зарплата ведётся в самой БП, проводки программа формирует сама при начислении и выплате.

6-НДФЛ и справки о доходах из 1С

Отчёта 2-НДФЛ для налоговой больше нет: с отчётности за 2023 год справка о доходах стала приложением № 1 к годовому 6-НДФЛ. Сроки 6-НДФЛ — до 25 числа месяца после квартала, годовой — до 25 февраля.

Как сформировать:

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность (в БП — Отчеты → Регламентированные отчеты).
2. Создайте отчёт 6-НДФЛ, выберите организацию и период.
3. Нажмите Заполнить. Раздел 1 заполнится по удержанному налогу и срокам перечисления, раздел 2 — по доходам и исчисленному налогу нарастающим итогом.
4. Запустите проверку контрольных соотношений и только потом отправляйте.

Сотрудникам по запросу выдают справку о доходах и суммах налога — её формируют в разделе Налоги и взносы, в списке справок о доходах для сотрудников. Это не тот же документ, что приложение к 6-НДФЛ, хотя цифры в них должны совпадать.

Где расчёт НДФЛ ломается чаще всего

Большинство расхождений в 1С возникает не из-за ставки, а из-за порядка документов. Ниже — симптомы и что с ними делать.

Не удаляйте проведённые ведомости прошлых периодов, чтобы «поправить» сумму налога. Удаление уберёт удержание из учёта, а деньги и налог уже ушли. Исправляют перерасчётом и корректирующим отчётом.

Связка ЗУП с бухгалтерией и отчётностью

Ручной работы с НДФЛ в 1С почти нет, если связаны три звена.

• 🔄 ЗУП → Бухгалтерия. Синхронизация передаёт в БП суммы начислений и удержанного налога. В БП создаётся документ отражения зарплаты, по нему формируются проводки Дт 70 Кт 68.01. Настраивают синхронизацию в разделе Администрирование обеих программ.
• 📤 1С-Отчетность. 6-НДФЛ и уведомления отправляют из программы, без выгрузки файлов. Ответы налоговой приходят в тот же журнал.
• 🏦 Банк. Ведомость в банк выгружается в зарплатный проект, после подтверждения банка её проводят — и налог становится удержанным в день реальной выплаты.

Если организация закрывает зарплату в БП без ЗУП, вся цепочка живёт в одной базе, и синхронизация не нужна. Ограничение одно: сложные случаи вроде дивидендов по разным шкалам и пересчёта статусов резидентства удобнее вести в ЗУП.

Частые вопросы