Как в 1С считается, удерживается и попадает в отчётность НДФЛ

НДФЛ в 1С 8.3 программа считает сама: налог исчисляется в документе начисления зарплаты, а удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Ваша задача — один раз правильно настроить организацию, коды доходов и вычеты, после чего начисление НДФЛ идёт автоматически с каждого расчёта.

Расчёт зарплаты и налога есть только в конфигурациях с зарплатным блоком — 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ERP/Комплексная автоматизация. В Управлении торговлей 11 и Рознице кадрово-зарплатного учёта нет, там НДФЛ не считают. Ниже разберём логику на примере ЗУП и Бухгалтерии: что настроить, как проходит исчисление и удержание, чем проверить суммы и как всё это попадает в 6-НДФЛ.

Что проверить в 1С перед первым расчётом налога

Прежде чем начислять зарплату , убедитесь, что база готова. Иначе налог посчитается с ошибками, а исправлять задним числом сложнее, чем настроить сразу.

Главное — реквизиты организации и её регистрация в налоговом органе. Отсюда программа берёт ИФНС и ОКТМО, по которым потом уйдёт отчётность. Если у компании есть обособленные подразделения на самостоятельном балансе, у каждого будет своя регистрация.

Второй момент — актуальный релиз. Ставки, коды доходов и форма 6-НДФЛ меняются законодательно, и корректно считать налог умеет только обновлённая конфигурация. Поэтому обновление нормативной базы — это не прихоть, а условие правильного расчёта.

Из чего складывается налог: доходы, ставки и вычеты

Налог считается не с одной суммы, а по трём «кирпичикам»: код дохода каждого начисления, ставка и вычеты сотрудника. Разберём каждый.

Коды доходов. У любого вида начисления в 1С задан код дохода НДФЛ из справочника видов доходов. По нему программа понимает, облагается выплата налогом или нет и в какую строку отчёта попадёт. Самые частые коды:

• 🧾 2000 — оплата по окладу, тарифу, сдельная;
• 🏖 2012 — отпускные;
• 🤒 2300 — пособие по временной нетрудоспособности (больничный);
• 💰 2002 — производственные премии;
• 🎁 2720 — стоимость подарков (есть необлагаемый лимит).

Если по новому виду начисления код не проставить, налог с него либо не удержится, либо встанет не в ту строку 6-НДФЛ.

Ставки и прогрессивная шкала. Базовая ставка — 13%. При превышении годового дохода программа автоматически переходит на повышенные ставки по прогрессивной шкале, причём каждая ставка применяется только к своей части дохода, а не ко всей сумме. Действующая шкала по основным доходам резидентов:

Пример. Годовой доход сотрудника — 3 млн ₽. Налог: 13% с 2,4 млн (312 000 ₽) плюс 15% с оставшихся 0,6 млн (90 000 ₽), итого 402 000 ₽. Программа считает это сама по нарастающему итогу с начала года.

Вычеты. Стандартные вычеты (на детей), а также имущественные и социальные, которые сотрудник получает у работодателя, вводят документами-заявлениями в карточке сотрудника, в разделе по налогу на доходы. Детский вычет применяется ежемесячно и прекращается автоматически в месяце, когда доход с начала года превысил установленный лимит. Размеры вычетов и предельный доход берутся из действующей редакции НК РФ, поэтому вручную их считать не нужно — важно лишь, чтобы заявление было введено и действовало на дату начисления.

Как 1С исчисляет и удерживает НДФЛ

Здесь ключевое — различать два действия: исчисление и удержание. Это разные моменты и разные документы.

Исчисление происходит в документе начисления. В ЗУП это Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — Начисление зарплаты. Проводя его, программа считает налог по каждому сотруднику и фиксирует сумму как исчисленную.

Удержание происходит при выплате — в ведомости (Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика). Именно ведомость, заполненная кнопкой Заполнить, подтягивает исчисленный налог и фиксирует его как удержанный.

Важное изменение в учёте: датой получения дохода в виде зарплаты теперь считается дата её выплаты, а не последний день месяца. Поэтому НДФЛ удерживается с каждой выплаты, включая аванс. Если вы платите аванс, по нему тоже удерживается налог — отдельной ведомостью на аванс.

Схема движения налога в каждом месяце:

1. Провели начисление → налог исчислен.
2. Создали и заполнили ведомость на выплату → налог удержан.
3. Перечислили НДФЛ в бюджет в составе единого налогового платежа → налог уплачен.
4. Сумма вошла в уведомление об исчисленных суммах и в 6-НДФЛ.

Пути меню: где это в ЗУП и Бухгалтерии

Пути в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 стабильны, но разделы называются по-разному. Сводная таблица, чтобы не искать вслепую:

Если название пункта в вашем релизе чуть отличается, ориентируйтесь на раздел верхнего уровня из таблицы — внутри него нужная команда найдётся.

Если в середине года сменилась ИФНС или ОКТМО

Отдельная история — переезд организации или подразделения в другую налоговую. Налог как считался, так и считается, но отчётность за год придётся разделить.

При смене инспекции в 1С заводят новую запись о регистрации в налоговом органе (новые ИФНС и ОКТМО) и указывают её в реквизитах организации или подразделения начиная с даты переезда. Старую запись не удаляют — по ней остаются данные за период до смены.

В результате за год сдаётся два расчёта 6-НДФЛ:

• по старому ОКТМО — с доходами и налогом за период до смены;
• по новому ОКТМО — за период после.

Проверить, по какой регистрации прошёл доход конкретного сотрудника, удобно отчётами по НДФЛ с группировкой по налоговому органу — тогда вы заранее увидите, не ушла ли сумма не в тот ОКТМО.

Проверка сумм: регистры, отчёты и 6-НДФЛ

Прежде чем сдавать отчётность, суммы нужно сверить. В 1С для этого есть готовые отчёты по НДФЛ — не формируйте 6-НДФЛ «вслепую».

Что обычно смотрят:

• 📊 Анализ НДФЛ по месяцам — исчислено, удержано и перечислено в разрезе месяцев и сотрудников. Главный отчёт для сверки.
• 🧮 Регистр налогового учёта по НДФЛ — детально по каждому физлицу: доходы, вычеты, налог. Это и есть налоговый регистр, который обязан вести агент.
• ✅ Проверка раздела 2 (6-НДФЛ) — сверяет данные учёта с тем, что встанет в отчёт, и подсвечивает расхождения.

Сам расчёт 6-НДФЛ формируется в журнале регламентированных отчётов (через 1С-Отчётность). Он заполняется по данным учёта и проходит контрольные соотношения перед отправкой. Годовой 6-НДФЛ включает справки о доходах по каждому сотруднику — отдельную 2-НДФЛ в налоговую больше не сдают, она вошла в состав годового расчёта.

Про сроки и уведомления. С тех пор как НДФЛ входит в единый налоговый платёж, по нему подают уведомление об исчисленных суммах — программа формирует его документом Уведомление об исчисленных суммах налогов. Уведомлений по НДФЛ два в месяц:

• за период с 1 по 22 число — уведомление до 25-го, уплата до 28-го;
• за период с 23 по последнее число месяца — уведомление до 3-го числа следующего месяца, уплата до 5-го.

В декабре отдельно учитывается период с 23 по 31 число — уведомление и уплата приходятся на последний рабочий день года. Проверить, не разошлись ли сроки, помогает отчёт по контролю сроков уплаты налога.

Ещё одна деталь, из-за которой суммы иногда «не бьются» на копейки: налог по каждому сотруднику округляется до полного рубля. Поэтому итог по организации — это не произведение общей базы на ставку, а сумма округлённых значений по каждому человеку. При ручной сверке считайте так же, иначе получите расхождение в несколько рублей на ровном месте.

Частые ошибки в учёте НДФЛ и как их найти

Большинство расхождений в НДФЛ — следствие ручных правок и нарушенной хронологии документов. Вот типовые симптомы и что с ними делать.

Общий принцип: не правьте итоговые суммы вручную в документах. Исправляйте причину — реквизиты, код дохода, заявление на вычет, порядок проведения — и дайте программе пересчитать. Ручная правка «на один раз» почти всегда разваливает отчётность в следующем квартале.

Частые вопросы