Как рассчитать и начислить отпуск сотруднику в 1С ЗУП

Отпуск в 1С ЗУП 3.1 начисляется документом Отпуск (раздел Зарплата → Отпуска). Программа сама берёт заработок за 12 месяцев перед месяцем отпуска, делит на средний показатель календарных дней и умножает на число дней отдыха. Но корректная сумма получится только если до этого в базе закрыты все начисления расчётного периода и заполнен график работы сотрудника.

Ниже — как подготовить данные, провести документ , как именно считается средний заработок и какие проводки формируются. Все пути приведены для конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1, интерфейс «Такси».

Что проверить в базе до начисления

Расчёт отпускных опирается на историю начислений. Если за какой-то месяц расчётного периода зарплата не проведена, средний заработок выйдет заниженным.

Перед вводом документа Отпуск пройдитесь по списку:

Особое внимание — расчётному периоду. Это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск (ст. 139 ТК РФ). Если сотрудник отработал меньше года, программа возьмёт фактический период с даты приёма.

Что программа включает в базу среднего заработка, а что отбрасывает:

• ✅ Входит: оклад, тарифная ставка, сдельный заработок, надбавки и доплаты, премии по системе оплаты труда, районные коэффициенты.
• ❌ Не входит: отпускные и компенсации за отпуск, больничные, командировочные (сам средний за время командировки), материальная помощь, разовые премии к праздникам, оплата питания и проезда.

Отбор идёт по настройке вида начисления (флаг «Включать в базу расчёта среднего заработка»). Если собственный вид начисления настроен неверно, сумма исказится — это стоит проверить при нестандартных доплатах.

Создание и заполнение документа «Отпуск»

Откройте список Зарплата → Отпуска и нажмите Создать. Документ Отпуск закрывает как основной ежегодный, так и дополнительный отпуск.

Порядок заполнения:

1. Выберите организацию и сотрудника — программа подтянет его подразделение и график.
2. Укажите вид отпуска. По умолчанию стоит ежегодный основной оплачиваемый (28 календарных дней в год по ст. 115 ТК РФ).
3. Задайте дату начала и окончания. Поле с количеством дней заполнится автоматически; при необходимости его можно скорректировать вручную.
4. На закладке «Основной отпуск» проверьте остаток дней на дату начала — он виден в табличной части.
5. Если у сотрудника есть право на дополнительный отпуск (за вредные условия, ненормированный день, северные), включите его на отдельной закладке документа — он считается по тому же среднему заработку.
6. Укажите месяц начисления (обычно месяц начала отпуска) и дату выплаты.

После заполнения дат 1С сразу покажет сумму отпускных в поле «Начислено». Проверьте её до проведения: нажмите на сумму, чтобы открыть расчёт среднего заработка.

Проведённый документ одновременно начисляет отпускные, рассчитывает НДФЛ и формирует запись в учёте рабочего времени (дни отпуска вместо явок).

Как 1С считает средний заработок

Алгоритм жёстко задан Постановлением Правительства № 922, и программа его не нарушает. Логика такая.

Шаг 1. База расчётного периода. Складываются все выплаты за 12 месяцев, которые по учётной политике входят в средний заработок: оклад, премии, надбавки. Не входят отпускные, больничные, матпомощь и другие исключаемые суммы — 1С отбирает их по виду начисления.

Шаг 2. Среднедневной заработок. Если все 12 месяцев отработаны полностью:

Среднедневной = База ÷ (12 × 29,3)

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, установленное статьёй 139 ТК РФ.

Шаг 3. Сумма отпускных = среднедневной заработок × число календарных дней отпуска.

Разберём на числах. Оклад 50 000 ₽, год отработан полностью, премий не было:

• База за год: 50 000 × 12 = 600 000 ₽
• Среднедневной: 600 000 ÷ (12 × 29,3) = 600 000 ÷ 351,6 = 1 706,49 ₽
• Отпуск 14 дней: 1 706,49 × 14 = 23 890,86 ₽
• НДФЛ 13 %: 23 890,86 × 0,13 = 3 105,81 ₽ → на руки 20 785,05 ₽

Расчёт среднего заработка в 1С можно раскрыть прямо из документа — программа покажет базу, количество дней и промежуточные суммы по каждому месяцу. Это удобно для сверки, если сумма вызывает сомнение.

Как график работы влияет на расчёт

График нужен не для суммы среднедневного (она считается по календарным дням), а для определения полностью отработанных месяцев. Если в каком-то месяце были больничный, прогул, командировка или прошлый отпуск, месяц считается отработанным не полностью, и число календарных дней в нём пересчитывается:

Дни месяца = 29,3 ÷ (календарные дни месяца) × (отработанные календарные дни)

Пример. В июне (30 календарных дней) сотрудник болел 10 дней, отработано 20 календарных дней:

• 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53 дня вместо полных 29,3

За такой месяц в знаменатель пойдёт 19,53, а сумма больничного из базы исключится. Поэтому важно, чтобы больничные и прочие отсутствия были внесены в базу до начисления отпуска — иначе месяц 1С посчитает как полностью отработанный и завысит среднедневной.

Сравнение, как график отражается на расчёте:

Проводки и отражение в бухучёте

Сама ЗУП проводок не делает — она формирует документ Отражение зарплаты в бухучёте, который синхронизируется с «1С:Бухгалтерией». Уже там создаются бухгалтерские записи. Если вы ведёте расчёт зарплаты прямо в «Бухгалтерии», проводки формируются при проведении начисления.

Типовой набор проводок по отпускным:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) 1С подставляет по способу отражения, который задан для подразделения или сотрудника. Страховые взносы с 2023 года уплачиваются единым тарифом в СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены) — отдельных проводок по фондам больше нет, кроме взносов на травматизм.

Переходящий отпуск (начинается в одном месяце, заканчивается в другом) 1С распределяет по месяцам автоматически: часть суммы относится на текущий месяц, часть — на следующий. В бухучёте это важно для корректного отражения затрат по периодам, а если сформирован резерв отпусков — для его правильного списания.

В налоговом учёте по налогу на прибыль отпускные признаются расходом в периоде начисления, независимо от того, на какие месяцы приходятся сами дни отдыха. Страховые взносы с отпускных уменьшают базу в том же периоде. При синхронизации ЗУП и «Бухгалтерии» следите, чтобы документ Отражение зарплаты в бухучёте был сформирован за нужный месяц — иначе проводки не попадут в учёт вовремя.

Отпуск авансом и неполный остаток

Сотрудник имеет право уйти в отпуск, даже если дни ещё не накоплены полностью — это отпуск авансом. 1С такой документ проведёт: остаток дней уйдёт в минус, и это нормально для первого рабочего года.

Что важно помнить при отпуске авансом:

1. При увольнении до окончания рабочего года излишне выплаченные отпускные удерживаются из последней выплаты (ст. 137 ТК РФ), но не более 20 % от суммы к выплате.
2. Удержание оформляется автоматически при расчёте документа Увольнение — программа сама находит неотработанные дни.
3. Если удержать не из чего (сумма расчёта меньше долга), остаток работник может вернуть добровольно; принудительно взыскать его нельзя.

Перенос отпуска на другой период делается не правкой проведённого документа, а его сторнированием (отмена проведения) и вводом нового на корректные даты. Если просто изменить даты в проведённом документе и перепровести, расчётный период может сдвинуться и сумма изменится — это ожидаемое поведение, а не ошибка.

Как проверить начисленную сумму

Доверять итоговой цифре вслепую не стоит — особенно если в расчётном периоде были больничные, индексация или смена оклада. Проверить расчёт можно, не выходя из программы.

Расшифровка в самом документе. Нажмите на сумму начисления в документе Отпуск — откроется детализация: база по месяцам, количество учтённых дней, среднедневной заработок. Здесь сразу видно, если какой-то месяц попал в расчёт не полностью или выпал.

Расчётный листок. Отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок покажет отпускные отдельной строкой с суммой и количеством дней. Удобно отдать сотруднику для сверки.

Анализ зарплаты по сотрудникам. Если нужно проверить сразу несколько человек, используйте одноимённый отчёт из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате. Он сводит начисления, удержания и выплаты в одну таблицу.

Контрольная проверка среднедневного вручную занимает минуту: разделите базу расчётного периода на произведение числа месяцев и 29,3. Если ваша цифра совпала с программной — расчёт верен.

Типичные ошибки при начислении

Большинство проблем связано не с программой, а с неполными данными в базе.

Отдельно стоит пересчитать отпускные, если после начисления, но до начала отпуска, в базу внесли премию или индексацию за расчётный период. В этом случае документ Отпуск нужно перепровести — автоматически он не обновится.

Частые вопросы