Расчёт зарплаты в 1С ЗУП: от табеля до выплаты сотруднику

Зарплата в 1С считается одним документом в разделе Зарплата: в 1С:ЗУП 3.1 это Начисление зарплаты и взносов, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Начисление зарплаты. Нажимаете Заполнить, и программа подтягивает оклады, отработанные дни из производственного календаря, уже введённые отпуска и больничные, считает НДФЛ и страховые взносы. Вам остаётся проверить суммы, провести документ и сформировать ведомость на выплату.

Но кнопка Заполнить даёт верный результат только тогда, когда к ней всё подготовлено: заполнен календарь, проведены кадровые документы, оформлены отклонения. Ниже — весь цикл по шагам: что сделать до расчёта, как работает документ начисления, как проверяются НДФЛ и взносы, как выплатить деньги и отразить всё в бухучёте.

Что нужно подготовить до расчёта зарплаты

Расчёт заполняется из уже введённых данных. Если данных нет, кнопка Заполнить поставит оклад за полный месяц и ошибётся там, где были отклонения.

Проверьте перед началом месяца-расчёта:

• 📅 Производственный календарь . Раздел Настройка → Производственные календари. Календарь на текущий год должен быть заполнен, а переносы выходных — учтены. По нему программа считает норму дней и часов.
• 👥 Кадровые документы. Все приёмы, переводы, кадровые изменения и увольнения месяца должны быть проведены. Оклад и график сотрудник берёт из последнего действующего кадрового документа.
• 🏖️ Отклонения. Отпуска, больничные, командировки, прогулы и простои вводятся отдельными документами в разделе Зарплата, а не правкой табеля вручную. Больничный тянет данные из электронного листка нетрудоспособности, отпуск считает средний заработок.
• ⏱️ Табель и сверхурочные. При окладе табель обычно не нужен — норму даёт календарь. Табель (Зарплата → Табели) заполняют при почасовой оплате, суммированном учёте, а также чтобы зафиксировать переработки и работу в выходные.

Отдельно стоит понимать механику среднего заработка. Отпуск и командировка оплачиваются по среднему за 12 месяцев, больничный — по среднему за два предшествующих календарных года. 1С считает средний сама из данных прошлых начислений, но только если эти начисления введены в базу. Перешли на 1С в середине года без загрузки данных с начала периода — средний посчитается неверно, и это видно именно на отпускных и больничных.

Если отпуск или больничный ввести после того, как зарплата уже начислена, расчёт придётся переоткрыть и пересчитать — иначе сотрудник получит оклад за дни, которые фактически не отработал.

Документ начисления: как он устроен

Основной документ находится в разделе Зарплата. Создаёте новый, указываете месяц и организацию, жмёте Заполнить.

Документ открывается несколькими вкладками (в ЗУП их больше, в Бухгалтерии меньше):

• Начисления — оклады, премии, доплаты, оплата отпусков и больничных. Здесь видно, за сколько дней и часов начислено каждому.
• НДФЛ — исчисленный налог по каждому сотруднику с учётом вычетов.
• Удержания — алименты, удержания по исполнительным листам, профсоюзные взносы.
• Взносы — страховые взносы, рассчитанные от облагаемой базы.
• Корректировки выплаты — если нужно вручную поправить сумму к выдаче.

Двойной клик по строке сотрудника открывает детализацию: из чего сложилась сумма, по какому виду начисления, за какой период. Это первое место, куда смотрят, когда цифра кажется неверной.

Чем отличается расчёт в ЗУП и в Бухгалтерии

Если штат небольшой и начисления — это оклад плюс редкая премия, хватает Бухгалтерии. Сменные графики, суммированный учёт, северные надбавки, сложная система мотивации — повод вести зарплату в ЗУП и выгружать проводки в Бухгалтерию.

Как заполнить и проверить начисление

1. Нажмите Заполнить — программа подставит всех сотрудников с действующими начислениями.
2. Проверьте число строк: оно должно совпадать с фактической численностью. Пропал человек — значит, не проведён его кадровый документ или начисление назначено не на тот период.
3. Посмотрите колонку отработанных дней. У тех, кто болел или был в отпуске, дней должно быть меньше нормы.
4. Добавьте разовые начисления, которых нет в плановых: премию, доплату за совмещение, материальную помощь — через кнопку добавления строки или отдельным документом премии.
5. Проверьте, что нет строк с нулём или минусом без причины. Минус обычно означает сторно за прошлый период — его нужно понимать, а не игнорировать.

Для контроля удобно сразу сформировать расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) по паре сотрудников и сверить с ожидаемыми суммами.

Как считаются НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ и взносы программа считает автоматически внутри того же документа, но по разным правилам.

НДФЛ удерживается с каждой выплаты дохода — и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца. С 2023 года налог с аванса удерживается в день его выплаты, а не в конце месяца. Ставка — по действующей прогрессивной шкале: до определённого годового дохода применяется базовая ставка, выше порогов — повышенные. Программа отслеживает нарастающий доход с начала года и сама переходит на следующую ставку.

Вычеты (на детей, имущественные, стандартные) подтягиваются из карточки сотрудника и из заявлений на вычет. Если вычет не применился, проверьте, что заявление введено и действует в этом периоде.

Страховые взносы считаются от облагаемой базы по единому тарифу, который уходит в СФР и ФНС. (СФР — это Социальный фонд России, объединивший с 2023 года ПФР и ФСС.) До предельной величины базы действует основной тариф, сверх неё — пониженный. Предельная база устанавливается на год и действует нарастающим итогом: пока годовой доход сотрудника её не превысил, взносы идут по полной ставке. Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП часть выплат сверх полутора МРОТ облагается по льготной ставке — 1С применяет её автоматически, если организация отмечена как субъект МСП в настройках учёта. Взносы на травматизм считаются отдельно, по тарифу вашего класса профриска, который задаётся в настройках организации.

Проверять НДФЛ и взносы удобно не в самом документе, а в анализах: Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ НДФЛ и своды по взносам. Там видно начисленное и удержанное по каждому сотруднику нарастающим итогом, и несостыковки с суммой к выплате сразу бросаются в глаза.

Числа из калькулятора — ориентир. В 1С итог может отличаться на вычеты, районный коэффициент, льготы МСП и нарастающий доход с начала года.

Как сформировать ведомость и выплатить зарплату

После проведения начисления деньги выплачивают ведомостью. В разделе Зарплата выбираете нужный вид:

• Ведомость в банк — для зарплатного проекта, формирует реестр для выгрузки в банк-клиент;
• Ведомость на счета — перечисление на личные карты сотрудников;
• Ведомость в кассу — выдача наличными через кассу.

Порядок:

1. Создайте ведомость, укажите месяц и способ выплаты.
2. Выберите, что платите: аванс, зарплату за месяц, отпускные, больничный. От этого зависит сумма.
3. Нажмите Заполнить — программа подставит суммы к выплате за вычетом уже удержанного НДФЛ и удержаний.
4. Проверьте итог: сумма по ведомости должна совпадать с колонкой «к выплате» в расчётных листках.
5. Проведите ведомость. После фактической выплаты она становится основанием для отражения выплаченного дохода.

Аванс в 1С можно считать двумя способами, выбор задаётся в карточке сотрудника или в начислениях: фиксированной суммой либо расчётом за первую половину месяца. Второй вариант точнее — программа начисляет оплату за фактически отработанные дни с 1-го по 15-е число, удерживает с неё НДФЛ и формирует ведомость на аванс. Фиксированный процент проще, но при прогулах и больничных в первой половине месяца может переплатить.

По зарплатному проекту из ведомости в банк выгружается файл реестра, а подтверждение о зачислении загружается обратно — тогда статусы выплаты в 1С закрываются. Если зачисление по какому-то сотруднику не прошло (закрыта карта, ошибка в реквизитах), эту строку в ведомости отменяют и формируют на него отдельную выплату, иначе в учёте повиснет невыплаченный доход.

Закрытие месяца: отражение зарплаты в учёте

Начислить и выплатить — половина дела. Чтобы расходы и обязательства попали в бухучёт, зарплату отражают проводками.

В 1С:Бухгалтерии проводки формируются самим документом начисления. В 1С:ЗУП их собирает отдельный документ Отражение зарплаты в бухучёте (раздел Зарплата), который затем выгружается в Бухгалтерию синхронизацией.

Типовые проводки по начисленной зарплате:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности относится сотрудник. Настраивается он в способах отражения зарплаты, чтобы не выбирать счёт вручную каждый месяц.

После отражения зарплаты формируют уведомления об исчисленных суммах НДФЛ и взносов и платят их через единый налоговый счёт в установленные сроки. Завершают месяц сверкой: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 на конец месяца должна показывать только долг по ещё не выплаченной зарплате, а не «зависшие» остатки прошлых периодов.

Частые ошибки при начислении зарплаты

Эти ошибки повторяются из месяца в месяц и ловятся до сдачи отчётности:

• Начислили до ввода отпуска или больничного. Сотрудник получает полный оклад за дни, когда отсутствовал. Лечится переоткрытием и пересчётом начисления.
• Не заполнен или устарел производственный календарь. Норма дней считается неверно, страдают все окладники сразу.
• Не проведён кадровый документ. Человек выпадает из начисления или идёт со старым окладом.
• НДФЛ без вычетов. Нет заявления на вычет в базе — налог удерживается полностью.
• Сумма в ведомости не сходится с расчётным листком. Обычно ведомость заполнили до того, как провели начисление, либо выбрали не тот вид выплаты (аванс вместо зарплаты).

Частые вопросы