Начисление зарплаты в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от приёма сотрудника до проводок

Зарплата в 1С начисляется одним документом за месяц: в ЗУП 3.1 это Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Кнопка «Заполнить» сама подтягивает принятых сотрудников, их оклады и отработанное время, считает НДФЛ и страховые взносы. Но результат верен ровно настолько, насколько верны данные до него.

Поэтому начисление зарплаты в 1С — это цепочка: справочники → кадровые документы → учёт времени → расчёт → выплата → отражение в учёте. ЗУП выбирают, когда есть табель, сменные графики, сложные надбавки и больше пары десятков человек. Бухгалтерию — для небольшой фирмы с окладами и редкими больничными.

Подготовка: учётная политика, виды начислений и удержаний

Первый расчёт ломается чаще всего не в документе, а в настройках. Проверьте их один раз — дальше они работают месяцами.

Где что настраивается

Что проверить в карточке вида начисления

• 💼 Назначение — оплата по окладу, премия, доплата. От него зависит, как программа считает сумму.
• 🧮 Формула — в ЗУП её видно на вкладке «Основное». Оклад обычно считается от доли отработанного времени.
• 🧾 Код дохода НДФЛ — для обычной зарплаты 2000, для премий свои коды. Неверный код ломает 6-НДФЛ.
• 🏛 Вид дохода по страховым взносам — если выбран «не облагается», взносы не начислятся.
• 📒 Способ отражения в бухучёте — на какие счета пойдёт сумма. Можно оставить пустым и задать на уровне подразделения.

В учётной политике организации выберите тариф страховых взносов. Для малого и среднего бизнеса там же включается пониженный тариф с выплат сверх МРОТ. Ошибка здесь даст неверные взносы у всех сотрудников сразу.

Кадровые документы: приём, перевод, увольнение

Программа считает зарплату только тем, кто принят документом. Карточка в справочнике «Сотрудники» без приёма для расчёта не существует.

Приём на работу

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Кадровые документы).
2. Создайте «Прием на работу», укажите дату, подразделение, должность и график.
3. На вкладке оплаты добавьте плановое начисление — «Оплата по окладу» и сумму.
4. Если нужен аванс, задайте его способ: фиксированной суммой, процентом или расчётом за первую половину месяца.
5. Проведите документ.

Перевод и изменение оплаты

Новый оклад, другое подразделение, другой график оформляйте «Кадровым переводом» с датой изменения. Для массовой индексации в ЗУП есть документ «Изменение оплаты труда» — он меняет оклады списку людей одной датой.

Не исправляйте оклад прямо в проведённом приёме задним числом. Программа пересчитает прошлые месяцы, и вы получите неожиданные перерасчёты.

Увольнение

Документ «Увольнение» в ЗУП сам считает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. В месяце увольнения сотрудник уже не попадёт в обычное начисление: его зарплата начислена в документе увольнения.

Учёт отработанного времени: графики, отклонения, табель

Сумма по окладу = оклад × отработанные дни ÷ норма дней по графику. Значит, ошибка во времени — прямая ошибка в деньгах.

Как ЗУП учитывает время

По умолчанию ЗУП считает, что сотрудник отработал по своему графику полностью. Отличия вносятся документами-отклонениями:

• 🤒 «Больничный лист» — дни болезни исключаются из оклада и оплачиваются пособием;
• 🏖 «Отпуск» — оплата по среднему заработку;
• ✈️ «Командировка» — оплата по среднему;
• ❌ «Прогул, неявка» — время без оплаты или с оплатой по решению работодателя.

Когда нужен табель

Документ Зарплата → Табели нужен, если время учитывают по факту: сменные графики, суммированный учёт, сверхурочные, ночные часы. Табель заполняется по графику, а дальше вы правите только отличия. Отчёт «Табель учета рабочего времени » (форма Т-13) строится из этих данных.

В Бухгалтерии

Отдельного табеля в Бухгалтерии нет. Оклад начисляется за полный месяц, а неотработанные дни вычитаются через «Больничный лист» и «Отпуск», которые вводятся до начисления. Для сменного графика и сверхурочных этого не хватит — это повод перейти на ЗУП.

Расчёт: заполнение документа и проверка результата

Порядок за месяц в ЗУП обычно такой: сначала все отклонения (больничные, отпуска), потом аванс, потом итоговый расчёт.

Пошагово в ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, нажмите «Создать».
2. Укажите месяц начисления и организацию. Подразделение заполняйте, только если считаете по частям.
3. Нажмите «Заполнить». Программа соберёт всех, у кого в месяце есть плановые начисления.
4. Проверьте вкладки: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». Перерасчёты прошлых месяцев попадают на отдельную вкладку.
5. Разовую премию добавьте строкой на вкладке начислений или отдельным документом «Премия».
6. Проведите документ.

В Бухгалтерии всё то же, но вкладок меньше: начисления, удержания, НДФЛ и взносы считаются в одном документе «Начисление зарплаты».

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день по графику, сотрудник отработал 18 (три дня неявки без оплаты). Вычетов на детей нет.

Если аванс уже выплачен, итог к выплате уменьшится на его сумму. НДФЛ при этом считается со всей месячной зарплаты: с аванса налог не удерживают, кроме случая, когда аванс выплачен в последний день месяца.

Проверить себя на своих цифрах можно калькулятором:

Как проверить результат

• 📄 Расчётный листок — посмотрите 3–5 сотрудников, особенно новых и уволенных.
• 📊 Свод начислений, удержаний и выплат — общие суммы по организации и подразделениям.
• 🔍 Сравните с прошлым месяцем. Резкий скачок у одного человека — почти всегда забытый документ-отклонение или ошибка в переводе.

Отчёты в ЗУП лежат в Зарплата → Отчеты по зарплате.

Ведомости и выплата зарплаты

Начисление не создаёт выплату. Деньги уходят по ведомостям — их тип выбирают по способу выплаты сотрудника.

Порядок выплаты

1. Откройте раздел Выплаты (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры) и нужный журнал ведомостей.
2. Создайте ведомость, укажите месяц и вид выплаты: аванс или зарплата.
3. Нажмите «Заполнить» — суммы подтянутся из начисления с учётом аванса и удержаний.
4. Проверьте сумму НДФЛ к перечислению — в ЗУП налог считается удержанным по дате выплаты из ведомости.
5. Проведите ведомость.
6. После фактической оплаты в Бухгалтерии введите списание с расчётного счёта с видом операции «Перечисление заработной платы» и выберите эту ведомость (для кассы — расходный кассовый ордер ).

Если наличные не получены в срок, сумму депонируют. В учёте это отражается проводкой Дт 70 Кт 76.04.

Отражение зарплаты в бухгалтерском и налоговом учёте

В Бухгалтерии проводки формирует сам документ «Начисление зарплаты». В связке ЗУП + Бухгалтерия схема другая:

1. В ЗУП в конце месяца создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (раздел Зарплата) и нажмите «Заполнить».
2. Запустите синхронизацию с Бухгалтерией.
3. В Бухгалтерии документ придёт с тем же названием. Проводите его там — проводки появятся по способам отражения.

Какие проводки получатся

Счёт затрат определяет способ отражения. Его ищут по цепочке: вид начисления → сотрудник → подразделение → организация. Первое заполненное значение и сработает.

Для налога на прибыль зарплата — расход на оплату труда, взносы — прочий расход. Это настраивается в способе отражения через статью затрат: её вид определяет, куда сумма попадёт в декларации.

Ошибки при начислении зарплаты и как их исправить

Как исправить прошлый месяц

В ЗУП проведённый документ за закрытый период лучше не перепроводить. У документов есть команда «Исправить»: она создаёт исправление, а разница попадёт в текущий месяц перерасчётом. Так данные выплаченного месяца и сданной отчётности не поплывут.

Если больничный введён после расчёта зарплаты, ничего делать вручную не нужно. При следующем начислении ЗУП сам сторнирует оплату по окладу за дни болезни.

Перед массовыми исправлениями прошлых периодов сделайте резервную копию базы .

Частые вопросы