Как начислять арендную плату в 1С Бухгалтерии

Арендную плату в 1С:Бухгалтерии 3.0 начисляют не вручную через «Операцию», а документом поступления или реализации услуг — тогда программа сама подставит нужные счета, выделит НДС и соберёт данные для деклараций. Арендатор проводит Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги, арендодатель — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) тоже с видом Услуги.

Дальше — какие счета учёта выбрать, как развести проводки у арендатора и арендодателя, когда аренда попадает под ФСБУ 25/2018 и как настроить ежемесячное начисление, чтобы не заводить один и тот же акт руками каждый месяц.

Что настроить до первого начисления

Прежде чем проводить первый акт, подготовьте три справочника. Если этого не сделать, 1С будет каждый раз переспрашивать счета и аналитику.

• 📇 Контрагент — арендодатель или арендатор. Заполните ИНН/КПП, чтобы счета-фактуры формировались корректно.
• 📄 Договор — обязательно отдельной карточкой. В ней задают вид договора (С поставщиком или С покупателем), валюту и, при желании, счёт учёта расчётов по умолчанию.
• 🧾 Номенклатура — позиция вида Услуга с названием «Аренда помещения» (или «Арендная плата»). К ней можно привязать счёт затрат и статью, тогда проводки будут подставляться автоматически.

Счета учёта расчётов зависят от роли:

• арендатор ведёт расчёты на 60.01 (авансы — 60.02);
• арендодатель, для которого аренда не основной бизнес, — на 76.05 или 62;
• арендодатель, у которого сдача имущества и есть основная деятельность, — на 62.01.

Как арендатору оформить и начислить аренду

Арендатор получает от арендодателя акт и счёт-фактуру (или УПД) — на их основании и вводят документ в 1С.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление и выберите вид Услуги.
2. Укажите контрагента, договор и дату акта.
3. В табличной части добавьте услугу аренды, сумму и ставку НДС.
4. Проверьте счёт затрат: 26 (общехозяйственные), 44 (торговля), 20 или 25 — если помещение связано с производством.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру внизу формы — без него не будет вычета НДС.

Проводки у арендатора на ОСНО при аренде за 120 000 ₽ с НДС 20% (НДС = 20 000 ₽, стоимость без налога = 100 000 ₽):

Вычет НДС возможен только при наличии счёта-фактуры или УПД со статусом «1». Если арендодатель на УСН и работает без НДС, строки с 19.04 и 68.02 не появятся — вся сумма ляжет в расходы.

Распространённый вопрос — куда относить коммунальные платежи, если они идут отдельно от аренды. Переменную часть (свет, вода, вывоз мусора по счётчикам) учитывают так же, как и саму аренду: тем же документом отдельной строкой либо отдельным поступлением услуг. Если же коммуналка «зашита» в фиксированную арендную плату, выделять её не нужно — вся сумма идёт одной строкой по договору.

Как арендодателю начислить арендную плату

У арендодателя всё зависит от одного вопроса: сдача имущества — это основная деятельность или разовый доход. От ответа меняются и счета, и раздел меню.

Документ один — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), вид Услуги. А вот счета учёта доходов разные:

• Аренда — основная деятельность. Доход идёт через 90.01.1, расчёты — на 62.01, НДС — 90.03.
• Аренда — разовый/прочий доход (основной бизнес другой). Доход относят на 91.01, расчёты — на 76.05, НДС всё равно на 68.02.

Чтобы не путаться каждый раз, определите схему заранее:

После проведения реализации выставьте счёт-фактуру кнопкой Выписать счёт-фактуру внизу документа. Запись автоматически попадёт в книгу продаж .

Учёт НДС при аренде: ставка, вычеты, особые случаи

По умолчанию аренда коммерческой недвижимости облагается НДС по ставке 20%. Арендодатель на ОСНО начисляет налог, арендатор на ОСНО принимает к вычету. Но есть четыре ситуации, которые ломают это правило.

• 🏠 Аренда жилых помещений. Предоставление в пользование жилья освобождено от НДС по ст. 149 НК РФ. Счёт-фактуру выставляют без налога либо не выставляют вовсе.
• 🧮 Арендодатель на УСН. НДС не начисляет (кроме случаев, когда обязан по закону). Арендатор платит и относит в расходы всю сумму без вычета.
• 🏛 Аренда государственного и муниципального имущества. Арендатор становится налоговым агентом по НДС (ст. 161 НК РФ): сам исчисляет налог, удерживает и перечисляет в бюджет. В 1С для этого в карточке договора включают признак исполнения обязанностей налогового агента и выбирают вид «Аренда». После этого программа формирует отдельный счёт-фактуру от имени арендатора и проводку по удержанию налога. Такой агентский НДС арендатор на ОСНО затем вправе принять к вычету — после уплаты в бюджет.
• 📅 Аванс за аренду. С полученной предоплаты арендодатель начисляет НДС с аванса, а при начислении аренды берёт его к вычету.

Проверить, что НДС «сел» правильно, проще всего по оборотам 68.02 и по книге покупок/продаж до формирования декларации.

Автоматизация: графики платежей и ежемесячное начисление

Заводить одинаковый акт двенадцать раз в год — лишний труд и источник ошибок. В 1С есть три рабочих способа ускорить начисление.

1. Копирование документа. Самый простой путь: найдите акт прошлого месяца в списке поступлений или реализаций, нажмите кнопку Создать на основании / копирование (клавиша F9), поправьте дату. Все счета и аналитика подтянутся.
2. Типовые операции. Раздел Операции → Типовые операции. Создайте шаблон с готовыми проводками и параметром «Сумма» — потом начисление сводится к вводу одного числа. Подходит, когда сумма аренды плавает.
3. Регламентные операции закрытия месяца — для аренды по ФСБУ 25/2018 (см. ниже). Программа сама начисляет проценты и амортизацию права пользования в составе Операции → Закрытие месяца.

Отдельно про индексацию. Если договор предусматривает ежегодное повышение платы на процент инфляции или по соглашению сторон, не правьте старые документы задним числом — заведите начисление с новой суммой с той даты, с которой выросла плата. Прошлые периоды остаются как есть. При копировании документа достаточно один раз поменять сумму, дальше копируется уже новое значение.

ФСБУ 25/2018: когда аренда — это актив, а не расход

С 2022 года аренда у арендатора в общем случае учитывается не как простой расход, а по ФСБУ 25/2018: признаётся право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. ППА амортизируют, а по обязательству начисляют проценты.

Стандарт разрешает не применять эту схему и списывать аренду в расходы напрямую, если выполняется хотя бы одно условие:

• срок аренды не больше 12 месяцев;
• рыночная стоимость предмета аренды в новом состоянии невелика (ориентир — около 300 000 ₽);
• организация вправе вести упрощённый учёт (малое предприятие).

В этих случаях проводки остаются такими, как описано выше для арендатора: Дт 26 (44, 20) Кт 60.01.

Если же договор долгосрочный и льгот нет, в 1С:Бухгалтерии КОРП (и в актуальных релизах ПРОФ) используют отдельный документ поступления предмета в аренду. Он формирует ППА на счёте учёта основных средств и обязательство на счёте расчётов по аренде. Дальше ежемесячно в закрытии месяца программа начисляет амортизацию ППА и проценты по обязательству.

Логика расчёта такая. Обязательство по аренде — это сумма будущих платежей, дисконтированных по ставке привлечения заёмных средств. Право пользования складывается из этого обязательства плюс авансы и расходы на получение предмета аренды. Пример: договор на 3 года, платёж 120 000 ₽ в месяц, ставка дисконтирования взята из условий сопоставимого кредита. 1С сама считает приведённую стоимость и каждый месяц разносит платёж на две части — погашение тела обязательства и проценты. ППА при этом амортизируется линейно на срок аренды.

Для перехода на ФСБУ 25 по действующим договорам в программе есть помощник ввода начальных остатков по аренде — он формирует ППА и обязательство на дату начала применения стандарта, чтобы не пересчитывать всё вручную.

Отчёты для проверки начислений

После серии начислений сверьте результат — это занимает пару минут и ловит большинство ошибок.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (у арендатора) или 62/76.05 (у арендодателя): Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Красное или «зависшее» сальдо означает лишнее или пропущенное начисление.
• Анализ счёта 26/44 — показывает, сколько аренды ушло в расходы за период.
• Книга покупок / книга продаж — для контроля НДС до сдачи декларации.
• Карточка счёта по конкретному договору — разложит все проводки по датам, если сальдо не сходится.

Типичные ошибки при начислении аренды

Ошибки по аренде повторяются из базы в базу. Вот те, что чаще всего всплывают при проверке.

• ❌ Начисление через «Операцию» вручную. Проводка встаёт, но данные не попадают в книгу покупок/продаж и в декларацию по НДС. Всегда используйте документы поступления/реализации услуг.
• ❌ Авансовый платёж сразу в доход или расход. Предоплату за несколько месяцев разносят помесячно, а не одной суммой.
• ❌ Вычет НДС без счёта-фактуры. Нет зарегистрированного счёта-фактуры или УПД — нет и права на вычет.
• ❌ Путаница счетов 90 и 91 у арендодателя. Разовую сдачу площади провели через выручку 90 — завысили показатели реализации; постоянную аренду бросили на 91 — занизили.
• ❌ Игнор ФСБУ 25/2018 по долгосрочному договору, когда права на упрощение нет.