Аванс в 1С:ЗУП 3.1 — от способа расчёта до ведомости на выплату

Начислять аванс в 1С 8.3 (ЗУП 3.1) можно тремя способами: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Первые два не требуют отдельного документа начисления — сумма сразу попадает в ведомость с видом выплаты «Аванс». Третий способ требует документа Зарплата → Начисление за первую половину месяца, и уже из него заполняется ведомость.

Фиксированную сумму выбирают в маленьких компаниях со стабильным составом. Процент от тарифа удобен, когда оклады разные, а считать дни не хочется. Расчёт за первую половину месяца — самый точный: он учитывает отпуска, больничные и приём новичков, поэтому его советуют инспекции и аудиторы.

1. Подготовка: способ и даты выплаты аванса

Начинать надо не с документа, а с двух настроек: когда платим и как считаем.

Даты выплаты

Откройте Настройка → Организации, карточку организации, вкладку Учетная политика и другие настройки, ссылку Бухучет и выплата зарплаты. Там задаются день выплаты зарплаты и день выплаты аванса. Эти даты программа подставляет в ведомости и использует при контроле сроков.

По статье 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода. На практике это значит:

• 📅 аванс за 1–15 число — не позднее 30-го (31-го) числа того же месяца;
• 📅 окончательный расчёт за 16–31 число — не позднее 15-го числа следующего месяца;
• 📅 между выплатами — не больше половины месяца.

Способ расчёта у каждого сотрудника

Способ аванса хранится в кадровых данных. Его указывают в документе Прием на работу, на вкладке Главное, в поле Аванс. Варианты:

Для уже работающих сотрудников способ меняют кадровым переводом или документом Изменение аванса — он позволяет поменять способ и сумму сразу для списка людей. Найти его проще всего через поиск по интерфейсу (лупа в верхней строке) по слову «аванс».

2. Пошаговое начисление аванса за первую половину месяца

Если у сотрудников стоит фиксированная сумма или процент, этот раздел можно пропустить и перейти к ведомости. Для способа «Расчетом за первую половину месяца» порядок такой.

1. Перед расчётом проведите все кадровые документы за первые 15 дней: приёмы, увольнения, переводы, отпуска, больничные, командировки. Документ учтёт только то, что уже есть в базе.
2. Откройте Зарплата → Начисление за первую половину месяца и нажмите Создать.
3. Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение.
4. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников и рассчитает плановые начисления за дни первой половины месяца.
5. Проверьте табличную часть: отработанные дни, часы, суммы. Двойной щелчок по строке открывает расшифровку.
6. Проведите документ.

Как программа считает сумму

Пример: оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, из них 11 приходится на 1–15 число.

60 000 / 21 × 11 = 31 428,57 ₽

Если сотрудник 5 рабочих дней первой половины провёл в отпуске, отработано 6 дней:

60 000 / 21 × 6 = 17 142,86 ₽

При способе «процентом от тарифа» с 40% сумма будет 24 000 ₽ при любом числе отработанных дней.

Какие начисления попадают в аванс

Не каждое плановое начисление участвует в расчёте за первую половину месяца. Это настраивается в карточке вида начисления (Настройка → Начисления): там есть флажок, который включает начисление в расчёт первой половины. Оклад и надбавки за стаж обычно включают, премии по итогам месяца — нет, потому что их база ещё не известна.

3. Аванс в нестандартных ситуациях

Самые частые вопросы возникают не с обычными сотрудниками, а с теми, у кого месяц сложился иначе.

• 🆕 Принят после 15-го числа. При расчёте за первую половину месяца аванса не будет — дней нет. При фиксированной сумме программа может предложить её целиком: удалите строку из ведомости или уменьшите сумму.
• 🏖️ Отпуск или больничный в первой половине. Расчётный способ уменьшит аванс автоматически. При фиксированной сумме и проценте этого не произойдёт — правьте ведомость вручную или переведите таких людей на расчётный способ.
• 🚪 Увольнение до дня аванса. Уволенный сотрудник получает окончательный расчёт документом Увольнение, в ведомость аванса он не попадает.
• ⏱️ Сменный график и суммированный учёт. Здесь лучше считать за первую половину месяца: смены распределены неравномерно, и фиксированная сумма легко окажется больше заработанного.
• 💼 Сдельщики. Выработка за полмесяца часто ещё не подтверждена. Обычно им ставят процент от тарифа или фиксированную сумму, а точный расчёт делают в конце месяца.

4. НДФЛ и удержания с аванса

НДФЛ

По пункту 2 статьи 223 НК РФ датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца. Поэтому с аванса, выплаченного до последнего числа, НДФЛ не удерживают: налог считается и удерживается при окончательном расчёте за месяц.

Исключения, о которых стоит помнить:

• ⚠️ аванс выплачен в последний день месяца — доход уже получен, налог удерживается с этой выплаты;
• ⚠️ вместе с авансом выплачены другие доходы — отпускные, больничные, разовые премии. С них НДФЛ удерживается при выплате, и программа отразит это в ведомости.

После проведения ведомости проверьте колонку НДФЛ: если выплата пришлась на последний день месяца, налог там должен быть.

Алименты и исполнительные листы

В ЗУП удержания по исполнительным документам рассчитываются в документе Начисление зарплаты и взносов по итогам месяца. Если в аванс платится вся сумма без учёта удержаний, в конце месяца может не хватить денег на алименты.

Поэтому для сотрудников с исполнительными листами аванс обычно ставят умеренным — процентом от тарифа или расчётным способом. Предел удержаний по статье 138 ТК РФ и статье 99 закона № 229-ФЗ — 50% от суммы после НДФЛ, а по алиментам на несовершеннолетних детей и ряду других требований — до 70%.

Страховые взносы

С аванса взносы не начисляются: база считается помесячно, в документе окончательного расчёта. В ведомость аванса взносы не попадают.

5. Ведомость на выплату аванса

Ведомость — это документ, из которого деньги реально уходят сотрудникам. Тип выбирают по способу выплаты:

Порядок заполнения:

1. Откройте нужную ведомость и нажмите Создать.
2. В поле Выплачивать выберите Аванс.
3. Укажите месяц и дату выплаты — дата подтянется из настроек организации.
4. Нажмите Заполнить. Фиксированные и процентные авансы подставятся из кадровых данных, расчётные — из проведённого документа за первую половину месяца.
5. Проверьте суммы и проведите ведомость.
6. Для зарплатного проекта выгрузите файл обмена с банком кнопкой выгрузки на форме ведомости, для кассы распечатайте ведомость и оформите выплату.

После выплаты отметьте факт выплаты: для банка — подтверждение о зачислении, для кассы — расходный ордер в бухгалтерской программе или отметку в ведомости. Без этого в расчётном листке аванс будет висеть как невыплаченный.

6. Ускоряем ежемесячное начисление аванса

Чтобы аванс занимал 10 минут, а не полдня, настройте всё один раз.

• ⚙️ Способ аванса задавайте сразу в документе Прием на работу — потом не придётся вспоминать.
• ⚙️ Массово меняйте способ документом Изменение аванса, а не кадровым переводом на каждого.
• ⚙️ Разделите ведомости по подразделениям, если выплаты идут из разных банков или касс.
• ⚙️ Подключите зарплатный проект, чтобы реестр уходил в банк файлом или через «1С:ДиректБанк», а не набирался вручную в клиент-банке.
• ⚙️ Кадровые события за первую половину месяца вводите в день, когда они случились, а не перед расчётом.

7. Отчётность: где аванс виден, а где нет

Отдельной отчётности по авансу нет, но он влияет на несколько форм.

Для проверки внутри программы сформируйте Расчетный листок и отчёт Свод начислений, удержаний и выплат из раздела Зарплата → Отчеты по зарплате. Сумма выплаченного аванса и итог «к выплате» за месяц должны сходиться с ведомостями.

8. Ошибки при начислении аванса и что с ними делать

Если документ за первую половину месяца посчитал неверно, сначала исправьте кадровые данные — график, отпуск, дату приёма. Затем перезаполните документ кнопкой Заполнить и проведите заново. Ручная правка сумм в табличной части возможна, но при следующем перезаполнении она пропадёт.

Частые вопросы