Аванс сотрудникам в 1С: от настройки способа до выплаты

Аванс в 1С начисляют одним из трёх способов: фиксированной суммой, процентом от тарифа (например, 50% оклада) или расчётом за первую половину месяца. Способ указывают сотруднику при приёме или кадровом переводе. Дальше в ЗУП 3.1 ведомость на аванс заполняется сама, а при расчёте за первую половину месяца сначала создают документ Начисление за первую половину месяца.

Типичная ситуация: 14-е число, расчётчику надо сформировать ведомость на аванс до обеда, а у половины новых сотрудников в ведомости пусто. Почти всегда причина одна: в кадровом документе не задан способ расчёта аванса. Настройка занимает минуту, если делать её при приёме, а не накануне выплаты.

Как считать аванс: три способа и требования закона

Трудовой кодекс (статья 136) требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Аванс — это выплата за первую половину месяца. Его размер закон не фиксирует, но Минтруд в разъяснениях последовательно настаивает: аванс должен соответствовать отработанному времени, а не быть символическим.

В 1С это реализовано тремя способами:

💡 Если в первой половине месяца сотрудник часто болеет или уходит в отпуск, процент от оклада даёт переплату. Её потом удерживают из зарплаты, и человек получает в конце месяца почти ноль. Расчёт за первую половину месяца эту проблему снимает.

Пример: 50% оклада против расчёта по времени

Оклад 60 000 ₽. В месяце 21 рабочий день, из них 10 приходится на 1–15 число.

• 📌 Процентом от тарифа (50%): 60 000 × 50% = 30 000 ₽.
• 📌 За первую половину месяца: 60 000 / 21 × 10 = 28 571,43 ₽.

Если сотрудник 5 дней из этих 10 болел, расчёт за первую половину даст 60 000 / 21 × 5 = 14 285,71 ₽ плюс пособие (если больничный уже начислен). А процент от оклада по-прежнему выдаст 30 000 ₽.

Настройка способа расчёта аванса в ЗУП 3.1

Способ расчёта аванса хранится в кадровых данных сотрудника. Отдельного «справочника авансов» нет.

Новый сотрудник

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте или откройте документ Прием на работу.
2. Перейдите на вкладку Оплата труда.
3. В поле Аванс выберите способ: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.
4. Для первых двух способов укажите сумму или процент.
5. Проведите документ.

Действующие сотрудники

Для одного человека способ меняют документом Кадровый перевод (там же, вкладка Оплата труда). Для группы удобнее документ Изменение аванса: в нём сразу список сотрудников, новый способ и дата, с которой он действует. Найти его проще всего через поиск по списку кадровых документов раздела Кадры.

⚠️ Дата начала действия важна. Если поставить 20-е число, текущий аванс посчитается по старому способу. Меняйте способ с 1-го числа месяца, за который ещё не выплачивали аванс.

Дата выплаты аванса

Плановую дату выплаты задают в карточке организации: Настройка → Организации, вкладка Учетная политика и другие настройки, ссылка Бухучет и выплата зарплаты. От этой даты зависит, какую дату программа подставит в ведомость и в документ начисления за первую половину месяца.

Автоматическое начисление аванса через ведомость

При способах «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа» в ЗУП 3.1 отдельного документа начисления нет. Сумма аванса — это плановое значение, и программа сразу подставляет его в ведомость.

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, или раздатчику — по способу выплаты).
2. Нажмите Создать.
3. Укажите месяц, за который платите, и в поле Выплачивать выберите Аванс.
4. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников, у которых заданы зарплатный проект или способ выплаты, соответствующий виду ведомости, и подставит плановые суммы.
5. Проверьте суммы и проведите документ.

Кого программа не подбирает:

• 🔸 сотрудников, принятых после даты, на которую заполняется ведомость;
• 🔸 тех, у кого место выплаты не совпадает с видом ведомости (например, зарплатная карта не оформлена, а вы заполняете ведомость в банк);
• 🔸 работников, у которых аванс в кадровых данных вообще не задан.

💡 Сотрудников, которые на 15-е число находятся в отпуске без сохранения или в отпуске по уходу за ребёнком, программа при процентном и фиксированном авансе всё равно может подобрать. Перед проведением пролистайте ведомость и удалите лишние строки вручную.

Аванс расчётом за первую половину месяца

Этот способ требует отдельного шага — документа начисления. Без него в ведомости у таких сотрудников будут нули.

1. Откройте Зарплата → Начисление за первую половину месяца.
2. Создайте документ, укажите месяц и организацию.
3. Нажмите Заполнить. Программа рассчитает оклад, надбавки и другие плановые начисления за дни с 1-го до даты выплаты аванса, учтя больничные, отпуска и командировки, если они уже введены.
4. Проверьте результат и проведите документ.
5. Создайте ведомость с Выплачивать: Аванс и заполните её: суммы возьмутся из начисления.

⚠️ Порядок важен. Сначала введите все больничные, отпуска и командировки, которые затрагивают первую половину месяца, и только потом заполняйте начисление. Если отсутствие ввели позже, документ начисления за первую половину нужно перезаполнить, а ведомость — пересоздать.

Как быть с НДФЛ

По статье 223 НК РФ дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который она начислена. Поэтому с аванса, выплаченного в середине месяца, НДФЛ по общему правилу не удерживают: налог считают и удерживают при окончательном расчёте.

Исключение — если в первой половине месяца сотруднику начислены доходы с собственной датой получения: отпускные, больничный, разовая премия. Налог с них удерживают при ближайшей выплате, и ЗУП учтёт это в ведомости на аванс автоматически, уменьшив сумму к выплате.

Ручная корректировка суммы аванса

Бывает, что плановая сумма неверна: сотрудник просил выдать меньше, часть дней ушла на прогул, или бухгалтер получил распоряжение директора.

Разовая правка

В ведомости сумму к выплате можно исправить вручную прямо в строке. Это не меняет кадровые данные: в следующем месяце снова подставится плановая сумма.

Ручная правка ведомости не исправляет начисление. Если аванс считался документом Начисление за первую половину месяца, правьте этот документ (или перезаполните его), а не только ведомость. Иначе начисление и выплата разойдутся.

Постоянное изменение

Чтобы новая сумма или процент действовали со следующего месяца, оформите Кадровый перевод или Изменение аванса с нужной даты. После повышения оклада процентный аванс пересчитается сам, а фиксированный — нет: его придётся менять вручную.

Переплата аванса

Если аванс оказался больше заработанного за месяц (сотрудник ушёл на больничный 16-го и до конца месяца), долг за работником перейдёт на следующий месяц. ЗУП покажет его в расчётном листке как задолженность за работником и учтёт при следующей выплате.

Сотрудник увольняется в первой половине месяца

Если человек уходит 10-го, а аванс платят 20-го, отдельный аванс ему не нужен. Все суммы за отработанные дни, компенсация отпуска и другие выплаты рассчитываются документом Увольнение и выплачиваются в день увольнения отдельной ведомостью в межрасчётный период. Если такого сотрудника заполнили в ведомость на аванс, удалите строку: иначе он получит деньги дважды.

Внутренний совместитель

У внутреннего совместителя две позиции, и способ аванса задаётся для каждой своим кадровым документом. В ведомости он будет фигурировать одной строкой с общей суммой. Проверяйте, что аванс задан по обеим позициям, если совмещение оплачивается регулярно.

Выплата аванса и отражение в учёте

Сама выплата — это проведённая ведомость плюс подтверждение, что деньги ушли. Схема зависит от того, ведёте вы зарплату в ЗУП или в Бухгалтерии.

Связка ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0

1. В ЗУП проводите ведомость на аванс. Данные синхронизации переносят её в Бухгалтерию.
2. В Бухгалтерии на основании выписки создаётся Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление заработной платы, в нём указывают ведомость (или несколько ведомостей).
3. Проводка: Дт 70 Кт 51 на сумму аванса.
4. При выплате из кассы — Выдача наличных с видом операции Выплата заработной платы по ведомостям, проводка Дт 70 Кт 50.

Отражение начислений аванса в бухучёте нет: на 70 счёте в середине месяца появляется дебетовое сальдо по сотрудникам. Оно закроется, когда в конце месяца отразится зарплата (Дт 20/26/44 Кт 70).

Только Бухгалтерия 3.0

В БП 3.0 способ аванса тоже указывают в кадровом документе сотрудника (фиксированная сумма или процент от тарифа), а расчёта за первую половину месяца в Бухгалтерии нет.

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу).
2. Создайте ведомость, укажите месяц и выберите выплату Аванс.
3. Заполните: программа подставит плановые суммы аванса.
4. Проведите ведомость и оформите списание с расчётного счёта, как описано выше.

Если в вашем релизе Бухгалтерии ведомость не подставляет аванс, суммы вводят вручную — это допустимо для небольшой фирмы, где авансы одинаковые.

Контроль начисленного и выплаченного аванса

Перед окончательным расчётом стоит проверить, что аванс выплачен всем и в правильной сумме.

В Бухгалтерии сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по работникам. Дебетовое сальдо в середине месяца — нормально, это выплаченный аванс. Дебетовое сальдо после закрытия месяца — уже повод разобраться: либо аванс выплачен лишний, либо зарплата не отражена.

Срок окончательного расчёта

По статье 136 ТК РФ зарплату выплачивают не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Если аванс платят 20-го, окончательный расчёт — не позже 5-го числа следующего месяца. Даты в карточке организации должны этому соответствовать.

Частые вопросы