Начисление пособия по больничному листу в 1С ЗУП

Больничный в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП 3.1) начисляют документом Зарплата → Больничные листы. Работодатель считает и оплачивает только первые три дня болезни, остальную часть пособия СФР перечисляет сотруднику напрямую — но рассчитать её программа всё равно должна, чтобы передать данные в фонд и удержать НДФЛ .

Главное, от чего зависит сумма, — три параметра: заработок сотрудника за два предыдущих года, его страховой стаж и причина нетрудоспособности. Ниже — как внести эти данные в базу, загрузить электронный листок и проверить расчёт, чтобы пособие сошлось до копейки.

Что должно быть настроено до первого расчёта

Отдельный вид начисления для больничного создавать не нужно — он уже входит в типовую конфигурацию . Начисление называется «Больничный» (пособие по временной нетрудоспособности) и появляется автоматически, когда вы заводите документ. Проверить, что оно включено, можно в разделе Настройка → Расчёт зарплаты: там должна стоять галочка, разрешающая регистрировать больничные.

Что действительно стоит проверить заранее:

• 📌 Способ отражения в бухучёте. Пособие за первые три дня проводится как обычная зарплата — по тому способу отражения, который задан для подразделения или организации (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте).
• 📌 Подключена ли 1С-Отчётность. Без неё не получится загрузить электронный листок напрямую из СФР — придётся вводить данные вручную.
• 📌 Загружены ли показатели за расчётный период. Если сотрудник пришёл от другого работодателя, нужна справка о заработке с прежнего места.

Если организация ведёт учёт в связке ЗУП + «1С:Бухгалтерия», проводки формируются в бухгалтерской базе после синхронизации — в самом ЗУП движений по счетам нет.

Как внести страховой стаж сотрудника

Процент оплаты больничного напрямую зависит от страхового стажа, поэтому его нужно внести до расчёта. Стаж хранится в карточке сотрудника: Кадры → Сотрудники, открыть нужного человека и перейти по ссылке со сведениями о трудовой деятельности и стаже.

В форме стажа указывают количество полных лет, месяцев и дней на дату приёма (или на 1 января года, с которого ведёте учёт в программе). Дальше ЗУП сам добавляет отработанное время и пересчитывает стаж на дату болезни.

Шкала процентов по стажу зафиксирована в законе и зашита в программу:

Отдельный случай — пособие по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении: первые 10 дней оплачиваются по проценту от стажа, а начиная с 11-го — в размере 50 %. ЗУП учитывает это сам, если в листке правильно указана причина нетрудоспособности и возраст ребёнка.

Загрузка электронного листка нетрудоспособности

С 2022 года больничные оформляются только в электронном виде (ЭЛН). Бумажных бланков больше нет — врач закрывает листок, и он появляется в системе СФР под своим номером.

Порядок действий в ЗУП:

1. Создайте документ Зарплата → Больничные листы → Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Введите номер ЭЛН, который сотрудник сообщил (12 цифр).
4. Нажмите кнопку получения данных из СФР (в шапке документа).
5. Программа подтянет период нетрудоспособности, причину и признак «продолжение/первичный».

Если данные из фонда не приходят, чаще всего причина в одном из трёх:

• ❗ сотрудник назвал номер с ошибкой — проверьте каждую цифру;
• ❗ листок ещё не закрыт врачом — дождитесь статуса «закрыт»;
• ❗ не настроено или не продлено подключение к 1С-Отчётности.

Расчёт среднего заработка и проверка базы

Средний дневной заработок для больничного считается по единому правилу: берётся вся облагаемая взносами база за два календарных года, предшествующих году болезни, и делится на 730.

Формула:

Средний дневной заработок = База за 2 года / 730
Пособие в день = Средний дневной заработок × процент по стажу
Сумма пособия = Пособие в день × количество дней болезни

Число 730 — фиксированное, оно не меняется в зависимости от того, сколько дней было в конкретных годах (даже если один из них високосный). Это прямо закреплено в законе. Для обычного больничного из базы ничего не исключается: ни отпуск, ни прошлые больничные, ни дни без заработка — делим всю базу на 730. Исключаемые периоды появляются только при расчёте пособия по беременности и родам, где делитель другой.

Расчётным периодом всегда идут два года перед годом болезни. Но если в эти годы сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её заявлению один или оба года можно заменить на более ранние — если так пособие окажется больше. В документе больничного для этого есть отдельная настройка расчётного периода, где указывают годы для замены.

У базы есть два ограничения:

• 🔻 Снизу — если фактический заработок ниже, чем из МРОТ, расчёт идёт от МРОТ.
• 🔺 Сверху — заработок за каждый год берётся не больше предельной базы по взносам этого года.

ЗУП подставляет предельные величины автоматически по году. Увидеть, из каких сумм сложилась база, можно по кнопке с расчётом среднего заработка внутри документа — там видны оба года и исключаемые периоды.

Разберём на числах. Стаж сотрудника — 9 лет (100 %), болел 7 дней. База за два года — 1 400 000 ₽.

1 400 000 / 730 = 1 917,81 ₽ — средний дневной заработок
1 917,81 × 100 % = 1 917,81 ₽ в день
1 917,81 × 7 = 13 424,67 ₽ — пособие за 7 дней

Из них первые 3 дня (5 753,43 ₽) платит работодатель, остальное — СФР напрямую сотруднику.

Нарушение режима, МРОТ и районный коэффициент

Три ситуации меняют расчёт, и важно не упустить их при проверке суммы.

Заработок ниже МРОТ или стаж меньше полугода. Пособие считается исходя из МРОТ на дату начала болезни. Средний дневной заработок из МРОТ = МРОТ × 24 / 730. Если в вашем регионе действует районный коэффициент, он применяется к МРОТ-величине.

Покажем на цифрах (подставьте действующий МРОТ, он меняется ежегодно). Допустим, МРОТ на дату болезни — 20 000 ₽, стаж сотрудника 3 года (60 %), болел 5 дней:

20 000 × 24 / 730 = 657,53 ₽ — средний дневной заработок из МРОТ
657,53 × 60 % = 394,52 ₽ в день
394,52 × 5 = 1 972,60 ₽ — пособие за 5 дней

Программа сама сравнивает фактический заработок с расчётом из МРОТ и берёт большее значение — вручную считать не нужно, но понимать логику полезно, чтобы объяснить сотруднику, почему сумма именно такая.

Нарушение режима лечения. Если врач отметил в листке дату нарушения (не явился на приём, нарушил предписания), с этой даты пособие ограничивается суммой из МРОТ за полный месяц. В документе есть поле для даты и причины нарушения — заполните его, и программа пересчитает хвост больничного сама.

Неполное рабочее время. Когда сотрудник работает на 0,5 ставки, МРОТ для сравнения берётся пропорционально занятости. ЗУП учитывает это по данным кадрового документа.

Отдельно про предельный срок: больничный по общему заболеванию оплачивается за весь период нетрудоспособности, а вот при уходе за членом семьи и при отдельных диагнозах действуют лимиты оплачиваемых дней в году. ЗУП отслеживает накопленные дни, если все больничные сотрудника заведены в базе.

Проводки и выплата пособия

В проактивной модели («прямые выплаты») работодатель начисляет и выплачивает только пособие за первые три дня болезни — за счёт собственных средств. Остальную часть СФР платит сотруднику сам, и в учёте работодателя она не отражается.

Проводки по части за счёт работодателя — такие же, как по зарплате этого сотрудника:

Несколько точных моментов:

• 💰 НДФЛ с первых трёх дней удерживает и перечисляет работодатель. С части, которую платит СФР, налоговым агентом выступает сам фонд — в вашу отчётность эта сумма налога не попадает.
• 💰 Страховыми взносами пособие по нетрудоспособности не облагается — ни часть работодателя, ни часть фонда.
• 💰 Выплачивается пособие вместе с ближайшей зарплатой или авансом: сумма за 3 дня подтягивается в ведомость на выплату автоматически после проведения больничного.

Часть пособия, которую берёт на себя работодатель, попадает в расходы. Для части СФР работодатель в учёте затрат не признаёт — он только передаёт фонду сведения для назначения выплаты.

Когда три дня за счёт работодателя не действуют

Правило «первые три дня платит работодатель» работает для обычного заболевания и бытовой травмы. Но есть случаи, когда вся сумма идёт за счёт СФР с первого дня, и работодатель не начисляет пособие вовсе:

• 🏥 Уход за больным членом семьи (ребёнком, взрослым родственником) — весь период оплачивает фонд.
• 🏥 Карантин, протезирование, долечивание в санатории — тоже полностью за счёт СФР.
• 🏥 Несчастный случай на производстве или профзаболевание — пособие 100 % независимо от стажа и целиком за счёт фонда. Для него причина в листке указывается отдельным кодом, и считается оно по правилам страхования от несчастных случаев.

ЗУП определяет эти случаи по причине нетрудоспособности из ЭЛН и сам решает, начислять работодательскую часть или нет. Поэтому так важно, чтобы причина загрузилась из фонда, а не вводилась руками наугад.

Частые вопросы