Командировка сотрудника в 1С: от приказа и среднего заработка до авансового отчёта

Командировочные в 1С делятся на две части, и начисляют их в разных местах. Средний заработок за дни поездки начисляют в 1С:ЗУП 3.1 документом «Командировка» (Зарплата → Командировки). Суточные, билеты и проживание оформляют в 1С:Бухгалтерии 3.0: выдача денег под отчёт, затем авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты).

Путаница обычно начинается, когда бухгалтер ищет суточные в документе «Командировка» и не находит. Их там и нет: документ отвечает только за оплату времени и табель. Ниже — полный порядок оформления и начисления командировочных, с примером расчёта и проводками.

Что подготовить в 1С до первой командировки

Сначала проверьте справочники и настройки. Без них документ либо не заполнится, либо посчитает средний заработок по неполным данным.

В ЗУП 3.1:

• 👤 Сотрудник принят документом «Прием на работу», у него есть график работы. По графику программа определяет, сколько рабочих дней оплатить.
• 📅 Производственный календарь заполнен на текущий год: Настройка → Производственные календари.
• 💰 Начисления за 12 месяцев до командировки есть в базе. Если сотрудник пришёл недавно или вы перешли на ЗУП посреди года, введите данные для среднего вручную — об этом ниже.
• 📑 Вид начисления «Командировка» включён и не помечен на удаление. Список начислений открывается в Настройка → Начисления.

В Бухгалтерии 3.0:

• 🧾 Сотрудник есть в справочнике «Физические лица» — он будет подотчётным лицом.
• 💼 В учётной политике или локальном акте определены нормы суточных. Сам размер суточных компания устанавливает приказом или положением о командировках, закон верхнего предела не задаёт.

Оформление документа «Командировка» в ЗУП

Документ создаёт и приказ, и начисление. Отдельно приказ в кадровом разделе делать не нужно.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать. В некоторых релизах этот же журнал есть и в разделе «Кадры».
2. Укажите месяц начисления. Это период, в котором сумма попадёт в расчёт зарплаты. Обычно это месяц начала поездки.
3. Выберите сотрудника.
4. Заполните дату начала и дату окончания. День отъезда и день приезда — дни командировки, включая дни в пути.
5. Выберите вариант выплаты: с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период. Межрасчётная выплата нужна, если оплату по среднему хотите выдать до отъезда.
6. Проверьте рассчитанную сумму и средний заработок.
7. Проведите документ и распечатайте приказ из меню Печать.

Печатная форма приказа — Т-9 (или Т-9а для нескольких сотрудников). С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но большинство компаний оставляют Т-9: в ней уже есть все нужные реквизиты.

Работа в выходные во время поездки

Если сотрудник по заданию работал в субботу или воскресенье, документ «Командировка» эти дни не оплачивает: по графику они нерабочие. Оформите отдельно документ «Работа в выходные и праздничные дни». Он оплатит такие дни по правилам ст. 153 ТК РФ — в двойном размере или в одинарном с днём отдыха.

Если сотрудник просто ехал в выходной, это тоже работа в выходной день по п. 5 Положения о командировках. Её оформляют тем же документом.

Как считается средний заработок и где здесь суточные

Средний заработок

За рабочие дни командировки сотрудник получает средний заработок (ст. 167 ТК РФ). ЗУП считает его по Положению № 922:

1. Берёт 12 календарных месяцев до месяца начала командировки.
2. Суммирует выплаты, которые входят в средний: оклад, премии, доплаты. Отпускные, больничные и прошлые командировки исключаются.
3. Делит сумму на число фактически отработанных дней.
4. Умножает среднедневной заработок на рабочие дни командировки по графику.

Пример. За 12 месяцев сотруднику начислено 720 000 ₽, отработано 247 дней. Командировка — с понедельника по пятницу, но пятница — день приезда, в который он вышел на работу после обеда. По графику оплачиваем 4 рабочих дня (понедельник–четверг), пятница идёт в табель как обычный рабочий день.

Чтобы проверить, откуда взялась цифра, откройте в документе расшифровку среднего заработка (ссылка или кнопка рядом с суммой среднего). Там видно помесячно: сколько начислено и сколько дней отработано.

Если начислений за расчётный период нет в базе

Такое бывает после перехода с другой программы. Внесите данные документом «Данные для расчета среднего заработка» — его найдёте через поиск по командам или в разделе «Зарплата». Укажите суммы и отработанные дни по месяцам. После этого перезаполните «Командировку».

Суточные

Суточные — возмещение расходов, а не зарплата. В документе «Командировка» их нет. Их выдают под отчёт и списывают авансовым отчётом в Бухгалтерии.

Лимиты для НДФЛ и страховых взносов одинаковые:

Всё, что выше лимита, облагается НДФЛ и взносами. Как это отразить, разобрано в разделе про авансовый отчёт.

Выдача денег сотруднику под отчёт

Аванс на командировку выдают до отъезда (п. 10 Положения № 749). В Бухгалтерии 3.0 есть два способа.

В документе укажите подотчётное лицо и сумму. В назначении платежа при перечислении на карту напишите, что это подотчётные средства, а не зарплата. Иначе банк может посчитать сумму доходом, а при исполнительном листе — удержать часть.

Командировка в табеле учёта рабочего времени

Проведённый документ «Командировка» сам ставит в табель дни отсутствия с кодом «К» (цифровой код 06). Вводить их вручную не надо.

Проверить можно так:

1. Сформируйте отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите месяц и подразделение.
3. Убедитесь, что на даты поездки стоит «К», а не «Я».

Если в табеле всё ещё «Я», значит, документ «Табель» за месяц введён вручную раньше командировки и перекрывает её. Перезаполните табель или удалите из него эти дни.

Начисление оклада за месяц ЗУП сократит на дни командировки автоматически. В документе «Начисление зарплаты и взносов» у сотрудника будет две строки: оклад за отработанные дни и «Командировка» по среднему.

Если учёт зарплаты ведётся только в Бухгалтерии

В Бухгалтерии 3.0 нет документа «Командировка» и нет табеля. Порядок другой:

• оклад за месяц уменьшают вручную на дни поездки в документе «Начисление зарплаты»;
• средний заработок считают отдельно, например в таблице, и начисляют отдельным видом начисления;
• вид начисления создают в Зарплата и кадры → Справочники и настройки, ссылка «Настройки зарплаты» → «Начисления».

Для компании с частыми командировками это неудобно и чревато ошибками в среднем. Если поездки регулярные, расчёт зарплаты лучше вести в ЗУП.

Авансовый отчёт и закрытие месяца

Срок и состав

Вернувшись, сотрудник сдаёт авансовый отчёт в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения № 749). К нему прикладывают билеты, счета гостиницы, чеки.

Заполнение в Бухгалтерии 3.0

Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать. Дальше по вкладкам:

1. Авансы — выберите документ, по которому выдавали деньги.
2. Оплата или Прочее — внесите расходы. На вкладке «Прочее» отражают суточные, билеты и проживание.
3. По каждой строке укажите счёт затрат: 20, 26 или 44 — в зависимости от того, где работает сотрудник.
4. Если в билете или счёте гостиницы выделен НДС и есть счёт-фактура или БСО, поставьте флажок счёта-фактуры и укажите сумму налога. Он уйдёт на 19 счёт.

Проводки

Сверхнормативные суточные

Пример: по положению суточные — 1 000 ₽ в день, поездка по России на 5 дней.

• Выдано: 1 000 × 5 = 5 000 ₽.
• Не облагается: 700 × 5 = 3 500 ₽.
• Облагается: 5 000 − 3 500 = 1 500 ₽.
• НДФЛ: 1 500 × 13% = 195 ₽.

Сверхнормативную часть начисляют как доход сотрудника с кодом дохода 4800. В ЗУП это делают документом «Разовое начисление» с отдельным видом начисления, который облагается НДФЛ и взносами, но не входит в расчёт среднего. Сумма отражается без повторной выплаты — деньги сотрудник уже получил через подотчёт. Налог удержат из ближайшей зарплаты.

В налоговом учёте по налогу на прибыль суточные списывают в размере, установленном в положении о командировках, без нормирования (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Закрытие периода

1. В ЗУП проведите «Начисление зарплаты и взносов» и «Отражение зарплаты в бухучете».
2. Синхронизируйте данные с Бухгалтерией или загрузите их обменом.
3. В Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71. Сальдо по сотруднику после поездки должно стать нулевым.
4. Выполните Операции → Закрытие месяца.

Частые ошибки и как их исправить

Частые вопросы