Начисление отпуска в 1С: ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0

Отпускные в 1С начисляет документ Отпуск: в ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Программа сама берёт расчётный период, подтягивает учитываемые выплаты, делит на 29,3 и считает среднедневной заработок. Ваша задача — проверить исходные данные и даты, остальное считается автоматически.

Разберём весь путь: что проверить до начисления отпуска, как заполнить документ , из чего складывается средний заработок, какие проводки сформируются, в какие сроки выплатить деньги и удержать НДФЛ , и как исправить ошибку, если период или суммы оказались неверными.

Что проверить до создания документа

Средний заработок считается по данным за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если в этих месяцах начисления введены с ошибкой, отпускные тоже посчитаются неверно. Поэтому до создания документа проверьте три вещи.

• 📅 Стаж и дата приёма сотрудника — от неё зависит, за сколько месяцев есть данные для расчёта.
• 💰 Начисления за расчётный период — оклад, премии, надбавки должны быть проведены помесячно.
• 🚫 Исключаемые периоды — больничные, командировки, прошлые отпуска. Эти дни и суммы в расчёт среднего не попадают, они должны быть оформлены своими документами.

Если в организации ведётся график отпусков, в ЗУП он хранится отдельным документом в разделе Кадры. График сам по себе отпуск не начисляет — это план. Фактическое начисление всё равно делает документ Отпуск, который удобно создавать прямо из строки графика: так даты подтянутся автоматически и не разойдутся с планом.

Где найти документ «Отпуск» в ЗУП и Бухгалтерии

Путь к документу зависит от конфигурации. Сам документ устроен одинаково, различается только раздел меню.

В Бухгалтерии 3.0 документ «Отпуск» доступен, если в настройках учёта выбран учёт зарплаты в этой программе, а штат не превышает 60 человек. При большей численности кадровый и зарплатный учёт ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только проводки.

В разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты проверьте, что начисление зарплаты и кадровый учёт ведутся в этой базе — иначе документа Отпуск в списке не будет.

Как заполнить документ «Отпуск»

После открытия нового документа действуйте по порядку.

1. Выберите сотрудника — программа подставит организацию и подразделение из его кадровых данных.
2. Укажите месяц начисления — это месяц, в котором отпускные попадут в расчётную ведомость.
3. Заполните блок «Отпуск основной ежегодный»: даты начала и окончания и число календарных дней. Дни программа посчитает сама по датам.
4. Если у сотрудника есть право на дополнительный отпуск (ненормированный день, вредность, северные), добавьте соответствующий блок на той же вкладке.
5. На вкладке «Начислено (подробно)» проверьте сумму отпускных и расчётный период.
6. Укажите дату выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ (см. ниже).

После заполнения проведите документ. По кнопке Печать доступны записка-расчёт и приказ на отпуск по форме Т-6.

Если сотрудник вместе с ежегодным отпуском получает материальную помощь к отпуску, её добавляют отдельным начислением или прямо в документе Отпуск, когда такой вид выплаты настроен. Матпомощь в расчёт среднего заработка не входит и облагается НДФЛ со своими правилами, поэтому программа считает её отдельно от отпускных. Компенсацию за неиспользованный отпуск при продолжении работы (за дни сверх 28) оформляют не этим документом, а начислением соответствующего вида — документ Отпуск предназначен именно для фактического ухода в отпуск.

Из чего складывается средний заработок

Среднедневной заработок для отпуска считается по единой формуле из статьи 139 ТК РФ и Постановления Правительства № 922:

Среднедневной заработок = База за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней. Сумму отпускных программа получает умножением среднедневного заработка на число календарных дней отпуска.

Пример. Оклад 50 000 ₽, расчётный период отработан полностью.

• База за 12 месяцев: 50 000 × 12 = 600 000 ₽
• Среднедневной: 600 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные за 28 дней: 1 706,48 × 28 = 47 781,57 ₽

Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный или командировка), программа считает по нему календарные дни отдельно: 29,3 ÷ число календарных дней месяца × число отработанных календарных дней.

Пример с неполным месяцем. Тот же оклад 50 000 ₽, но в одном месяце из 30 календарных дней сотрудник 10 дней был на больничном (отработал 20 календарных дней), и за эти дни получил не оклад, а пособие.

• Отработанные дни этого месяца: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53 дня
• Полных месяцев: 11 × 29,3 = 322,3 дня
• Итого дней для деления: 322,3 + 19,53 = 341,83 дня
• База (11 полных окладов + оклад за 20 дней неполного) делится на 341,83 — получается среднедневной с поправкой на пропуск.

Считать это вручную не нужно: программа сама определяет полные и неполные месяцы и подставляет коэффициенты. Задача бухгалтера — проверить, что больничный проведён, иначе месяц зачтётся как полностью отработанный и средний окажется завышенным.

В базу среднего заработка входят оклад, постоянные надбавки, производственные премии за отработанное время. Не входят социальные выплаты, матпомощь, суммы отпускных и больничных прошлых периодов и дни, которые они покрывали. Именно поэтому важно, чтобы больничные и командировки были оформлены отдельными документами, — программа исключит их из расчёта автоматически.

Годовую и квартальную премии программа учитывает в расчётном периоде пропорционально. Если в расчётном периоде вообще не было отработанных дней (например, весь год — отпуск по уходу за ребёнком), средний берётся за предшествующий период, когда выплаты были.

Проводки и отражение в учёте

Отпускные — это оплата труда, они относятся на те же счёты затрат, что и зарплата сотрудника. Способ отражения берётся из настроек начисления или из данных подразделения.

Если в организации создаётся резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство по ПБУ 8/2010), начисленные отпускные списываются за счёт резерва проводкой Дт 96 Кт 70, а взносы — Дт 96 Кт 69. Малые предприятия вправе резерв не формировать и начислять отпускные напрямую на затраты.

В налоговом учёте отпускные признаются расходом на оплату труда. По переходящему отпуску сумма распределяется между месяцами, на которые приходятся дни отдыха, — программа делает это автоматически, если включено такое распределение. Страховые взносы с отпускных уменьшают налоговую базу в том периоде, в котором начислены.

В Бухгалтерии 3.0 проводки формирует сам документ Отпуск. В связке «ЗУП + Бухгалтерия» суммы переносятся документом Отражение зарплаты в бухучёте, который загружается из ЗУП, — тогда проводки появляются в Бухгалтерии после синхронизации.

Сроки выплаты отпускных и перечисления НДФЛ

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Если отпуск начинается в понедельник, деньги должны уйти минимум в четверг предыдущей недели, а с учётом выходных — ещё раньше.

НДФЛ с отпускных удерживается в день выплаты. Срок перечисления зависит от даты выплаты и привязан к единому налоговому платежу:

• выплата с 1 по 22 число месяца — НДФЛ перечисляется до 28 числа этого же месяца;
• выплата с 23 числа по конец месяца — до 5 числа следующего месяца;
• выплата 23–31 декабря — в последний рабочий день года.

По удержанному налогу подаётся уведомление об исчисленных суммах в те же сроки. Страховые взносы с отпускных начисляются в месяце начисления и уплачиваются вместе с взносами за этот месяц (с 2023 года их администрирует СФР, образованный из ПФР и ФСС).

Способ выплаты (на карту или через кассу) задаётся в документе или берётся из настроек сотрудника. При выплате через ведомость в банк в ЗУП формируется документ Ведомость в банк с видом выплаты Отпуск, и отпускные выплачиваются отдельно от основной зарплаты, а не ждут конца месяца.

Особые случаи: переходящий отпуск и отпуск авансом

Два сценария выбиваются из обычной схемы, и их стоит держать в голове.

Переходящий отпуск — когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем. Начислить и выплатить отпускные нужно всей суммой заранее, за три дня до начала. А вот в расходы и в резерв сумма распределяется по месяцам, на которые приходятся дни отпуска. В бухгалтерском учёте программа делает это автоматически, если включён соответствующий способ учёта; в налоговом учёте расходы признаются по месяцам фактического отпуска.

Отпуск авансом — сотрудник берёт больше дней, чем заработал. Начисление проходит как обычно, но при увольнении до того, как эти дни будут «отработаны», излишне выплаченные отпускные удерживаются из расчёта при увольнении. В 1С это оформляется документом при увольнении: программа посчитает количество неотработанных дней и сумму к удержанию.

Исправление ошибки и перерасчёт

Чаще всего отпуск приходится пересчитывать, когда задним числом внесли премию за расчётный период, исправили оклад или сотрудника отозвали из отпуска. Ещё одна частая причина — вовремя не проведённый больничный внутри расчётного периода: без него месяц считается полностью отработанным, и средний заработок завышается. После того как больничный появится в базе, отпуск нужно пересчитать.

Порядок исправления зависит от того, выплачены ли уже деньги.

• Документ ещё не выплачен — откройте его, исправьте данные (например, число дней) и перепроведите. Суммы пересчитаются.
• Отпускные уже выплачены, а данные изменились — не меняйте проведённый документ задним числом. В ЗУП создайте новый документ-исправление через кнопку Исправить в открытом «Отпуске»: программа сторнирует старую сумму и начислит новую, разница пойдёт в текущий месяц.
• Сотрудника отозвали из отпуска — оформите документ-основание об отзыве; неиспользованные дни и излишне выплаченные отпускные сторнируются, образуется переплата к удержанию.

Для прикидки суммы к доначислению или удержанию при отзыве из отпуска удобно посчитать разницу отдельно:

Частые вопросы