Начисление отпускных в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии

Отпускные начисляются документом Отпуск: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры → Все начисления (или Отпуска, если включён упрощённый кадровый учёт). Программа сама берёт расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска — и считает среднедневной заработок по правилам Постановления № 922.

Ваша задача как расчётчика — проверить три вещи: корректно ли заполнен расчётный период, правильно ли подтянулась база для среднего и верно ли указаны даты отпуска. Остальное 1С посчитает автоматически. Ниже — как это сделать по шагам в обеих конфигурациях, с примером расчёта и разбором мест, где чаще всего ошибаются.

Что проверить до расчёта отпуска

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что данные за расчётный период полные. Если в базе не проведены начисления хотя бы за один месяц, средний заработок выйдет заниженным, и переделывать придётся весь документ.

• 📅 График отпусков — есть ли сотрудник в утверждённом графике, совпадают ли даты. В ЗУП график хранится в Кадры → Графики отпусков.
• 💰 Начисления за 12 месяцев — зарплата, премии, доплаты должны быть проведены по всем месяцам расчётного периода.
• 🏖 Остаток дней отпуска — хватает ли сотруднику дней. В ЗУП остаток виден в карточке сотрудника и в отчёте Остатки отпусков.
• 🧾 Вид отпуска — ежегодный основной (28 календарных дней), дополнительный или учебный: от этого зависят начисление и его налогообложение.

Как ввести документ «Отпуск» в ЗУП и Бухгалтерии

Путь к документу различается по конфигурациям, поэтому дам обе ветки отдельно.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Поля Месяц начисления заполнится автоматически по дате начала отпуска.
3. На вкладке Основной отпуск укажите дату начала и количество календарных дней. Дату окончания программа посчитает сама с учётом нерабочих праздничных дней (они в число дней отпуска не входят и не оплачиваются).
4. Проверьте дату выплаты в поле Выплата. По умолчанию — С зарплатой, но отпускные нельзя платить вместе с зарплатой, если это позже начала отпуска.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Зайдите в Зарплата и кадры → Все начисления и создайте документ Отпуск. Если в настройках учёта зарплаты выбран учёт в самой БП (а не в ЗУП), документ будет доступен.
2. Укажите сотрудника, период отпуска и количество дней.
3. Сумму среднего заработка БП рассчитает по проведённым начислениям, но функционал расчёта здесь упрощён — сложные случаи (районные коэффициенты, несколько видов среднего) корректнее вести в ЗУП.

Расчётный период и база среднего заработка

Расчётный период для отпускных — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если отпуск начинается 10 ноября, период — с 1 ноября прошлого года по 31 октября текущего.

В базу для среднего включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, тарифная ставка, премии (с особыми правилами для годовых), доплаты и надбавки, районные коэффициенты.

Из базы и из количества дней исключаются периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или он не работал:

• 🤒 больничные (включая по беременности и родам);
• 🏖 предыдущие отпуска;
• ✈️ командировки (они оплачиваются по среднему, поэтому в новый расчёт не входят);
• ⏸ простои и освобождение от работы с сохранением зарплаты.

В ЗУП эти исключения подтягиваются автоматически из проведённых документов. Открыть детализацию можно по кнопке с изображением карандаша (или ссылке с суммой среднего заработка) — откроется форма Расчёт среднего заработка с помесячной расшифровкой: сколько начислено и сколько дней учтено в каждом месяце.

Проверяйте расшифровку среднего заработка перед проведением: если видите месяц с нулевой суммой или нулём дней, значит, начисление за этот месяц не проведено.

Как считается среднедневной заработок

Формула из статьи 139 ТК РФ и Постановления № 922 для оплаты отпуска в календарных днях:

Среднедневной заработок = База за расчётный период / 12 / 29,3

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней. Делитель 12 × 29,3 = 351,6 применяется, только если все 12 месяцев отработаны полностью.

Если хотя бы один месяц отработан не полностью (был больничный, отпуск, приём в середине месяца), этот месяц считается отдельно:

Дни неполного месяца = 29,3 / (кал. дней в месяце) × (отработанные кал. дни)

Среднедневной тогда = База / (29,3 × число полных месяцев + сумма дней по неполным месяцам).

Пример 1 (все месяцы полные). Оклад 60 000 ₽, расчётный период отработан целиком, премий и исключений нет.

• База: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
• Среднедневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽
• Отпуск 14 дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽

Пример 2 (один месяц неполный). В июле сотрудник болел 10 дней. Июль — 31 календарный день, отработано 31 − 10 = 21 день. Больничное пособие из базы исключается.

• Коэффициент июля: 29,3 / 31 × 21 = 19,85 дня
• Итого дней: 11 × 29,3 + 19,85 = 342,15 дня
• База без июльского пособия: пусть 660 000 ₽ (11 месяцев по 60 000)
• Среднедневной: 660 000 / 342,15 = 1 928,98 ₽
• Отпуск 14 дней: 1 928,98 × 14 = 27 005,72 ₽

Обратите внимание: за счёт исключения неполного месяца делитель уменьшился с 351,6 до 342,15, и среднедневной получился ниже, чем в первом примере, хотя оклад тот же. Это нормально — больничный не должен «размазываться» по расчёту и занижать его сильнее, чем по правилам.

Проверка начисления перед проведением

Перед тем как провести документ , сверьте три суммы — это снимает большую часть ошибок.

1. Среднедневной заработок — откройте расшифровку и глазами проверьте, что учтены все месяцы и из базы убраны больничные и прошлые отпуска.
2. Сумма отпускных = среднедневной × число календарных дней отпуска. Пересчитайте на калькуляторе хотя бы грубо.
3. НДФЛ — удерживается со всей суммы отпускных. На вкладке Налоги (ЗУП) должна стоять дата получения дохода, равная дате фактической выплаты.

Для контроля удобно сформировать отчёт Начисленные зарплата и взносы или Расчётный листок по сотруднику — там видно отпускные отдельной строкой. В ЗУП отчёты лежат в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

Проводки по отпускным и сроки выплаты

После проведения документа (и последующего отражения зарплаты в учёте) формируются стандартные проводки. Счёт затрат зависит от того, в каком подразделении занят сотрудник.

В 1С:Бухгалтерии проводки создаёт документ Отражение зарплаты в бухучёте (при учёте в ЗУП) либо сам документ Отпуск (при учёте в БП).

Про сроки. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если три дня истекают в выходной, платите раньше. Задержка — повод для компенсации по ст. 236 ТК РФ.

Отдельный момент — переходящий отпуск, который начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Вся сумма отпускных начисляется и выплачивается в месяце начала отпуска, разбивать её по месяцам не нужно. В бухгалтерском учёте затраты признаются в том периоде, к которому относятся дни отдыха, но при использовании резерва отпусков этот вопрос снимается сам собой — начисление просто уменьшает ранее сформированный резерв.

НДФЛ удерживается в момент выплаты и перечисляется в составе единого налогового платежа в установленные сроки. Страховые взносы начисляются в месяце начисления отпускных и уплачиваются в составе ЕНП (получатель — СФР по травматизму и ФНС по единому тарифу; ФСС и ПФР объединены в СФР с 2023 года).

Частые ошибки при начислении отпускных

Ошибки здесь почти всегда ведут к неверной сумме среднего заработка или к претензиям трудовой инспекции по срокам.

Ещё одна типовая проблема — праздничные дни внутри отпуска. Нерабочие праздники в число дней отпуска не входят и не оплачиваются, но они продлевают фактический выход сотрудника. 1С учитывает это автоматически по производственному календарю, поэтому держите календарь в базе актуальным: Настройка → Производственный календарь.

Отдельно стоит районный коэффициент и северные надбавки. Если организация ведёт учёт по регионам Крайнего Севера, коэффициент уже сидит в начислениях и в базу среднего попадает автоматически — отдельно его к отпускным прибавлять не нужно. Ошибка «начислили средний, а потом ещё раз умножили на районный коэффициент» завышает сумму и всплывает при проверке расчётного листка.

Если сотрудник в расчётном периоде вообще не имел заработка (например, весь год был в отпуске по уходу за ребёнком), средний считается за предыдущий период, когда зарплата была. А если заработка не было никогда, в основу берётся оклад или тарифная ставка по штатному расписанию на дату начала отпуска. В ЗУП эти случаи программа определяет сама, но расшифровку всё равно стоит открыть и убедиться, что база взята не с нулём.

Частые вопросы