Расчёт и начисление отпускных в 1С: пошаговый разбор для бухгалтера

Отпускные в 1С считает документ «Отпуск»: он берёт заработок за 12 календарных месяцев до месяца отпуска, делит на 12 и на 29,3, а полученный средний дневной заработок умножает на число дней отдыха. В ЗУП 3.1 документ лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Отпуска.

Программа всё посчитает автоматически, но только если расчётный период заполнен верно: проведены больничные и прошлые отпуска, премии имеют правильный признак участия в среднем заработке, а график работы совпадает с фактом. Разберём каждый шаг и места, где цифра расходится с ожиданием бухгалтера.

Что проверить до создания документа

Средний заработок считается по данным, которые уже лежат в базе. Если за расчётный период что-то не проведено или проведено криво, сумма отпускных поедет. Перед началом пройдите по короткому списку.

Расчётный период — это 12 календарных месяцев, которые идут перед месяцем начала отпуска. Если сотрудник уходит с 10 ноября, период — с 1 ноября прошлого года по 31 октября текущего. 1С определяет его сама, но границы видно и можно скорректировать по ссылке с расчётом среднего внутри документа.

Если сотрудник отработал меньше года, в расчёт войдёт фактический период со дня приёма. Когда отработанных дней нет совсем (отпуск в месяце приёма), средний считают из оклада по условиям трудового договора.

Создаём документ «Отпуск»

Путь к документу зависит от конфигурации, но логика одинаковая.

В Бухгалтерии журнал отпусков появляется, когда учёт зарплаты ведётся в самой программе (это включается в настройках зарплаты и доступно для организаций со штатом примерно до 60 человек). Для большего штата зарплату считают в ЗУП и переносят результат в Бухгалтерию синхронизацией.

Порядок заполнения:

1. Выберите организацию и сотрудника. Поля месяца начисления и даты документа 1С подставит сама.
2. Укажите вид отпуска — ежегодный основной оплачиваемый. Для учебного, за свой счёт или дополнительного выбирают соответствующий вариант, расчёт среднего при этом меняется.
3. Задайте период отдыха — даты «с» и «по». Программа посчитает календарные дни и сверит остаток с правом на отпуск.
4. Проверьте дату выплаты — от неё зависит срок удержания и перечисления НДФЛ.
5. Нажмите провести. Суммы начисления, НДФЛ и дней встанут автоматически.

Внутри документа есть ссылка для просмотра расчёта среднего заработка. По ней открывается помесячная расшифровка: сколько заработано, сколько дней учтено, какие периоды исключены. Это главный инструмент для проверки — именно сюда смотрят, когда сумма вызывает вопросы.

Как 1С считает средний дневной заработок

Формула для отпускных закреплена в ст. 139 ТК РФ и Постановлении № 922:

Средний дневной заработок = База за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3

Где 29,3 — среднемесячное число календарных дней, а база — все выплаты, входящие в систему оплаты труда за 12 месяцев.

Пример для полностью отработанного года. Оклад 50 000 руб., сотрудник отработал все 12 месяцев без пропусков, отпуск 14 дней.

• База: 50 000 × 12 = 600 000 руб.
• Средний дневной: 600 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1706,48 руб.
• Отпускные: 1706,48 × 14 = 23 890,78 руб.

Если хотя бы один месяц отработан не полностью (был больничный, отпуск, командировка), 29,3 для такого месяца пересчитывается:

Дни месяца = 29,3 ÷ (календарные дни месяца) × (отработанные календарные дни)

Пример: в месяце 30 календарных дней, сотрудник 10 дней болел, значит отработал 20 календарных дней.

• Учитываемые дни месяца: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53 дня.

Отработанные календарные дни в неполном месяце — это не рабочие дни по графику, а календарные дни за вычетом времени, которое исключается из расчёта. 1С считает это сама, если исключаемые периоды проведены документами.

Доведём пример с неполным месяцем до итоговой суммы. Пусть из 12 месяцев один отработан частично (тот самый, где 10 дней болезни), а в остальные 11 сотрудник получал оклад 50 000 руб. За болезнь зарплата не начислялась — за 20 отработанных дней того месяца вышло, допустим, 33 000 руб.

• База: 50 000 × 11 + 33 000 = 583 000 руб.
• Учитываемые дни: 29,3 × 11 + 19,53 = 342,83 дня.
• Средний дневной: 583 000 ÷ 342,83 = 1700,55 руб.
• Отпускные за 14 дней: 1700,55 × 14 = 23 807,70 руб.

Обратите внимание: формула здесь уже не «делим на 12 и на 29,3», а «база, делённая на суммарное число учтённых дней». Для полных месяцев это те же 29,3, для неполных — пересчитанная величина. 1С всегда идёт по этой логике, просто в полном году она сворачивается в привычное деление на 12.

Исключаемые периоды и учёт премий

Из расчётного периода выкидываются время и суммы, которые искажают средний заработок. Их перечень — в п. 5 Постановления № 922.

🔸 Из периода исключают дни, когда сотрудник:

• был на больничном или в декрете;
• находился в отпуске (любом — ежегодном, за свой счёт, учебном);
• был в командировке с сохранением среднего заработка;
• не работал из-за простоя по вине работодателя;
• освобождался от работы с сохранением зарплаты по другим основаниям.

Вместе с днями из базы убираются и начисленные за них суммы — отпускные прошлого отпуска, оплата больничного, командировочный средний. Поэтому так важно, чтобы эти события были введены документами: тогда 1С исключит их автоматически. Если больничный «нарисован» прямо в ведомости суммой, программа примет его за обычную зарплату и завысит средний.

Премии — отдельная история, их учёт регулирует п. 15 Постановления № 922:

В 1С поведение премии задаёт её вид начисления: у него должен стоять признак участия в расчёте среднего заработка. Если премию завели как разовую выплату без этого признака, в отпускные она не попадёт, хотя по закону должна. Проверяйте настройку вида начисления премии до расчёта, а не после жалобы сотрудника на заниженную сумму.

Когда расчётный период отработан не полностью, премии (кроме начисленных за фактически отработанное время) программа учитывает пропорционально отработанному времени — это тоже делается автоматически по настройке вида расчёта.

Ещё один нюанс — повышение окладов. Если за расчётный период оклады поднимали всему подразделению (а не одному человеку), заработок до повышения нужно проиндексировать на коэффициент роста. Этот механизм в законе называется индексацией среднего заработка. В 1С он работает, когда у начислений стоит соответствующий признак, а повышение оформлено документом изменения плановых начислений, а не правкой оклада в карточке сотрудника. Разовое повышение конкретному работнику индексацию не запускает.

НДФЛ, взносы и проводки по отпускным

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. НДФЛ удерживается при выплате; срок его перечисления зависит от даты выплаты по действующим правилам единого налогового платежа. Страховые взносы начисляются в том же месяце; с 2023 года их администрирует ФНС, а социальное страхование от несчастных случаев — Социальный фонд России (бывший ФСС, оговариваю один раз).

Счёт затрат для отпускных берётся тот же, что и для зарплаты сотрудника: у производственного рабочего — 20, у администрации — 26, у торговли — 44. Если в учётной политике создан резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство), начисление идёт за счёт резерва на счёте 96.

В ЗУП 3.1 суммы отпускных, НДФЛ и дней формируются самим документом «Отпуск», а страховые взносы рассчитываются документом начисления зарплаты за месяц. Бухгалтерские проводки в Бухгалтерию попадают либо напрямую (если зарплата ведётся в ней), либо через синхронизацию из ЗУП.

Выплату отпускных оформляют отдельной ведомостью с видом выплаты «Отпускные» — её формируют прямо из документа отпуска по кнопке «Выплатить». Это удобно: ведомость уже заполнена нужной суммой и датой.

Как проверить расчёт отчётами

Когда сумма вызывает сомнения, не пересчитывайте вручную — сверьтесь с отчётами.

📊 Что помогает:

• Расшифровка среднего заработка внутри документа — помесячная база и исключённые периоды. Первое, куда смотреть.
• «Начисленные отпуска» (в ЗУП) — остатки и использованные дни по каждому сотруднику.
• «Расчётный листок» — как отпускные легли в итог к выплате вместе с зарплатой за месяц.
• «Анализ зарплаты по сотрудникам» — проверить, что начисление встало на нужный счёт затрат.

Если в расшифровке видно, что в базу попал лишний месяц или не исключён больничный — проблема в данных периода. Исправляете первичные документы и перепроводите отпуск.

Типичные ошибки при начислении

Ошибки почти всегда сводятся к данным расчётного периода, а не к самой формуле.

• ❌ Больничный или прошлый отпуск введён суммой в ведомости. 1С считает его обычной зарплатой, средний завышается. Вводите такие события документами.
• ❌ У премии нет признака участия в среднем заработке. Сумма отпускных занижена. Поправьте вид начисления и перепроведите.
• ❌ Документ отпуска создан после выплаты зарплаты за месяц. Пересортица в НДФЛ. Сначала отпуск с его датой выплаты, потом остальное.
• ❌ Ручная правка итоговой суммы. При ближайшем пересчёте цифра слетит. Правьте причину, а не результат.
• ❌ Не проведены начисления за один из месяцев периода. Этот месяц выпадет из базы. Проверьте, что все месяцы закрыты.
• ❌ Неверный вид отпуска. Для учебного или дополнительного расчёт среднего может отличаться — выбирайте точный вид.

Частые вопросы