Как отразить штрафы, пени и неустойки в 1С

Штраф, пеню и неустойку в 1С проводят не документом «начисление штрафа» (такого нет), а ручной операцией или через расчёты по претензиям. Куда начислять — зависит от того, кто кому должен: санкции контрагенту идут через счёт 76.02 на прочие доходы или расходы, пени по налогам — через 99 на единый налоговый счёт, а удержания с сотрудника — только в рамках того, что разрешает Трудовой кодекс.

Разберём три разные ситуации, которые часто смешивают: неустойка по договору между организациями, пени за просрочку перед бюджетом и удержание с работника. Для каждой — свои счета, документы и правила налогового учёта. В 1С:Бухгалтерии это раздел ручных операций, в 1С:ЗУП — настройка удержаний.

Куда относятся штрафы, пени и неустойки

Прежде чем вводить проводку, определите тип санкции — от этого зависит счёт и признание в налоговом учёте.

• 🤝 Неустойка, штраф, пеня по договору с покупателем или поставщиком — это прочие доходы (если получаем) или прочие расходы (если платим). Счёт учёта — 91, расчёты ведутся через 76.02 «Расчёты по претензиям».
• 🏛️ Пени и штрафы по налогам, взносам, сборам — не относятся к расходам по обычным видам деятельности. Их начисляют на счёт 99 в корреспонденции со счётом расчётов с бюджетом.
• 👤 Удержание с сотрудника — это не «штраф» в прямом смысле. Денежные штрафы работникам Трудовой кодекс запрещает (подробнее ниже), удержать можно только материальный ущерб и суммы по закону.

Вот базовые проводки по всем трём случаям — конструктор ниже помогает собрать операцию под вашу ситуацию.

Санкции по договору: получили и заплатили

Неустойку по хозяйственному договору в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом Операции → Операции, введённые вручную. Автоматического документа «штраф контрагенту» в программе нет — сумма санкции не привязана к реализации или поступлению.

Если санкцию получаем мы (контрагент нарушил сроки, мы выставили претензию):

1. Создайте операцию Дт 76.02 Кт 91.01 на сумму признанного штрафа или присуждённой судом неустойки.
2. В качестве аналитики по 91.01 выберите статью прочих доходов с видом «Штрафы, пени и неустойки к получению (уплате)» — тогда сумма корректно попадёт во внереализационные доходы декларации по прибыли.
3. При поступлении денег проведите банковскую выписку Дт 51 Кт 76.02.

Если санкцию платим мы:

1. Операция Дт 91.02 Кт 76.02 на сумму претензии, которую вы признали, или по вступившему в силу решению суда.
2. Статья прочих расходов — «Штрафы, пени и неустойки к получению (уплате)».
3. Оплату отразите Дт 76.02 Кт 51.

Момент признания важен для налога на прибыль. Договорные санкции включают в доходы или расходы на дату, когда должник их признал (подписал претензию, акт сверки, частично оплатил), либо на дату вступления в силу решения суда — это внереализационные доходы по п. 3 ст. 250 НК РФ и расходы по пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Пени и штрафы по налогам на ЕНС

С 2023 года налоги, взносы, пени и штрафы учитываются на едином налоговом счёте. Пени ФНС начисляет на отрицательное сальдо ЕНС сама, но в учёте их нужно отразить — иначе сальдо 68.90 разойдётся со справкой из налоговой.

Начисление делают ручной операцией:

• Дт 99.09 Кт 68.90 — начислены пени и штраф (единый налоговый счёт);
• в аналитике укажите вид платежа «Пени: начислено / уплачено» или «Штраф: начислено / уплачено».

Погашение проходит общим платежом по ЕНП: Дт 68.90 Кт 51, а затем зачётом ФНС на нужный вид обязательства.

Пени и штрафы по налогам не уменьшают налогооблагаемую прибыль — это прямой запрет п. 2 ст. 270 НК РФ. Поэтому их и относят на счёт 99, а не на 91.02: так сумма не попадёт в расходы ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте.

Если нужно прикинуть размер пеней за просрочку платежа — посчитайте по ставке ЦБ. Для организаций первые 30 календарных дней просрочки пени считают по 1/300 ключевой ставки, а с 31-го дня — по повышенной 1/150.

Пример. Недоимка 100 000 ₽, просрочка 40 дней, ставка 16%. За первые 30 дней: 100 000 × 16% / 300 × 30 = 1 600 ₽. За оставшиеся 10 дней: 100 000 × 16% / 150 × 10 ≈ 1 067 ₽. Итого около 2 667 ₽ пеней — эту сумму и проводят операцией Дт 99.09 Кт 68.90.

Удержания из зарплаты: что можно удержать законно

Здесь главное понять: оштрафовать сотрудника рублём за опоздание, ошибку или невыполнение плана нельзя. Статья 192 ТК РФ разрешает только три дисциплинарных взыскания — замечание, выговор и увольнение. Денежного штрафа среди них нет, и внутренний приказ о «штрафе» незаконен.

То, что на практике называют «удержанием штрафа», — это законные удержания, перечисленные в Трудовом кодексе:

• 💼 Материальный ущерб работодателю — по ст. 238 и 248 ТК РФ. Сумму в пределах среднего месячного заработка удерживают по распоряжению работодателя не позднее месяца со дня определения размера ущерба.
• 📄 По исполнительным листам — алименты, возмещение вреда, долги по решению суда.
• 💰 Возврат неотработанного аванса, неизрасходованных подотчётных сумм, оплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении — по ст. 137 ТК РФ.

Есть предел удержания. По общему правилу (ст. 138 ТК РФ) из зарплаты удерживают не более 20%. Если оснований несколько (например, по нескольким исполнительным листам) — до 50%. При взыскании алиментов на несовершеннолетних, возмещении вреда здоровью или ущерба от преступления — до 70%. Процент считается от суммы, оставшейся после удержания НДФЛ.

Пример. Оклад 50 000 ₽, НДФЛ 13% — 6 500 ₽, к выдаче 43 500 ₽. Максимум для обычного удержания — 20% от 43 500, то есть 8 700 ₽ в месяц. Если ущерб больше, его удерживают частями несколько месяцев, не превышая лимит в каждом из них.

Настройка вида удержания в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 удержания работают через настраиваемые виды. Прежде чем удержать сумму с сотрудника, нужно либо включить предусмотренный вид удержания, либо создать свой.

1. Откройте Настройка → Удержания. Это список видов удержаний, которыми пользуется ваша организация.
2. Для стандартных ситуаций виды уже есть — исполнительный лист, удержание в счёт расчётов по прочим операциям, возмещение ущерба. Если нужного нет, создайте новый по кнопке создания в командной панели списка.
3. В карточке вида удержания задайте назначение (например, «Удержание в счёт погашения ущерба»), способ расчёта (фиксированной суммой или процентом) и счёт, на который относится удержанная сумма.

Само удержание назначают сотруднику документом. Для исполнительных листов и алиментов — отдельный документ в разделе Зарплата, для разовых удержаний материального ущерба — документ «Удержание» с указанием суммы и периода.

Если точного названия пункта в вашей версии не видно, ищите в разделе Зарплата группу документов, связанных с удержаниями и исполнительными листами — состав меню немного меняется от релиза к релизу.

Уплата санкций и загрузка банковской выписки

Платёжные документы на штрафы и пени формируют по общим правилам, но с нюансами по получателю.

Санкция контрагенту. Создайте платёжное поручение в разделе Банк и касса → Платёжные поручения с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочее списание», получатель — контрагент, счёт расчётов 76.02. После выгрузки в банк и загрузки выписки документ списания закроет претензию.

Пени и штрафы в бюджет перечисляются единым налоговым платежом. Отдельную платёжку «на пени» формировать не нужно — деньги идут на КБК ЕНП, а ФНС распределяет их по видам обязательств. В назначении платежа указывается единый налоговый платёж, счёт учёта — 68.90.

Чтобы не вводить списания вручную, подключите прямой обмен с банком. В разделе Банк и касса настраивается выгрузка платёжных поручений и автоматическая загрузка выписки (сервис 1С-ДиректБанк либо обмен через файл 1c_to_kl.txt / kl_to_1c.txt с клиент-банком). При загрузке выписки программа сама подбирает документ оплаты и счёт расчётов по реквизитам контрагента — остаётся проверить подбор и провести.

Частые ошибки в учёте штрафов и пени

Ошибки в этой теме обычно одни и те же — и почти все влияют на налог на прибыль.

• ❌ Пени по налогам отнесли на 91.02. Тогда они попадают в бухгалтерские расходы и искажают прибыль. Правильный счёт — 99, в налоговом учёте такие суммы не признаются вовсе.
• ❌ Договорную неустойку признали «по оплате». Для налога на прибыль дата признания — это согласие должника или решение суда, а не дата поступления денег. Иначе доход или расход встанет не в тот период.
• ❌ Штраф контрагенту провели через 62 или 60. Санкция — это не задолженность за товар. Смешивать её с основными расчётами нельзя: исказится сверка с контрагентом.
• ❌ С сотрудника удержали больше лимита или удержали «штраф» без законного основания. При проверке трудовой инспекцией такие суммы возвращают работнику.
• ❌ Не отразили начисленные ФНС пени в учёте — сальдо 68.90 расходится со справкой о состоянии ЕНС, и сверка с налоговой не сходится.

Частые вопросы