Начисление зарплаты в 1С: от оклада до выплаты и проводок

Зарплата в 1С начисляется один раз в месяц документом «Начисление зарплаты». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Зарплата и кадры, в 1С:ЗУП 3.1 — в разделе Зарплата и называется «Начисление зарплаты и взносов». Программа сама подтянет оклады сотрудников, посчитает НДФЛ и страховые взносы, останется проверить суммы и провести документ .

Дальше — как начислять зарплату правильно: что завести в справочниках до расчёта, какие отклонения (больничные, отпуска, премии) ввести, как провести начисление за месяц, где проверить результат и как превратить начисленное в проводки и выплату.

Выбор конфигурации зависит от штата. Бухгалтерия 3.0 закрывает расчёт для небольшой компании с несложными начислениями. Когда сотрудников много, есть сменные графики, северные надбавки и сложные удержания — расчёт ведут в ЗУП, а в бухгалтерию переносят только сводные суммы через синхронизацию.

Что завести до расчёта: сотрудники, оклады и настройки

До первого начисления в базе должны быть заполнены несколько справочников. Без них документ либо не рассчитается, либо даст неверную сумму.

• 👤 Сотрудники. Карточка с приёмом на работу, окладом и датой начала работы. В Бухгалтерии приём оформляется прямо в карточке сотрудника, в ЗУП — отдельным документом «Приём на работу».
• 🏢 Подразделения и должности — нужны для аналитики и для разнесения затрат по счетам.
• 💰 Начисления и удержания. Оклад, премия, районный коэффициент, удержание по исполнительному листу — каждый вид настраивается один раз и дальше подставляется автоматически.
• ⚙️ Учётная политика по зарплате. Способ отражения в учёте (на какой счёт затрат идёт зарплата), сроки выплаты аванса и окончательного расчёта.

Настройки состава начислений открываются так: в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, в ЗУП — Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь же включается расчёт НДФЛ и взносов, если он по какой-то причине был выключен.

Отклонения месяца: больничные, отпуска, премии

Оклад программа начислит сама. А вот всё, что отклоняется от обычного месяца, нужно ввести отдельными документами до начисления зарплаты — иначе дни и суммы посчитаются как за полностью отработанный месяц.

Какие документы вводят чаще всего:

1. Отпуск — документ «Отпуск». Считает отпускные по среднему заработку за 12 месяцев и уменьшает оклад на дни отсутствия.
2. Больничный лист — документ «Больничный лист». Первые три дня платит работодатель, остальное — СФР (с 2023 года ФСС присоединён к ПФР в единый Социальный фонд России).
3. Разовые начисления — премия, материальная помощь, доплата. В ЗУП для этого есть документ «Премия» и «Разовое начисление».
4. Отсутствия — прогул, отпуск за свой счёт, командировка. Влияют на количество отработанных дней.

Отдельная история — приём и увольнение внутри месяца. При приёме не с первого числа оклад считается пропорционально отработанным дням, программа делает это сама по дате начала работы в карточке. При увольнении начисление делает документ «Увольнение»: он рассчитывает зарплату по день ухода, компенсацию за неиспользованный отпуск и, если есть, выходное пособие. Отдельно в общем начислении зарплаты уволенного трогать не нужно.

Как начислить зарплату за месяц: пошагово

Когда справочники заполнены и отклонения введены, переходим к основному расчёту.

1. Откройте журнал начислений: в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления, в ЗУП — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
2. Нажмите «Создать» и выберите «Начисление зарплаты» (в ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов»).
3. Укажите месяц начисления и организацию. Если организаций несколько, зарплата начисляется по каждой отдельно.
4. Нажмите «Заполнить». Программа подтянет всех сотрудников с действующими начислениями, рассчитает оклад по отработанным дням, добавит отпускные и больничные из ранее введённых документов.
5. На вкладке с начислениями проверьте суммы по каждому сотруднику. На соседних вкладках программа покажет рассчитанный НДФЛ и страховые взносы.
6. Если нужно, вручную поправьте отдельные строки — например, доначислите премию прямо в документе.
7. Нажмите «Провести».

После проведения зарплата начислена, но ещё не выплачена и не отражена проводками в полном объёме — это отдельные шаги ниже.

НДФЛ и страховые взносы: что программа считает сама

Отдельно вручную считать налоги не нужно — 1С делает это внутри того же документа начисления. Но понимать логику стоит, чтобы заметить ошибку.

НДФЛ удерживается из дохода сотрудника. Базовая ставка — 13%, при превышении годового порога дохода применяется прогрессивная шкала с повышенными ставками. Программа ведёт накопленный доход с начала года и сама переключает ставку. Налог считается по каждому сотруднику и показывается отдельной вкладкой.

Страховые взносы платит работодатель сверх зарплаты, они не уменьшают сумму на руки. Взносы начисляются по единому тарифу до предельной базы и по пониженному — сверх неё. Для малого и среднего бизнеса действует пониженный тариф на часть выплаты свыше полутора МРОТ в месяц.

Прикинуть, как оклад распадается на «на руки», НДФЛ, взносы и полную стоимость сотрудника для работодателя (ФОТ), удобно в калькуляторе:

Стандартные вычеты на детей вводятся в карточке сотрудника и уменьшают базу НДФЛ, пока годовой доход не достигнет установленного порога. После превышения программа перестаёт применять вычет автоматически — вручную отслеживать не нужно. Если сотрудник принёс заявление на вычет в середине года, вычет пересчитается с начала года при следующем начислении.

Удержания тоже участвуют в расчёте суммы к выплате. Алименты и удержания по исполнительным листам настраиваются отдельным документом и считаются уже после НДФЛ — с суммы дохода за вычетом налога. Программа сама соблюдает лимит удержания (по общему правилу не более 50%, по алиментам на детей — до 70%).

Как проверить начисленную зарплату

Провести документ — половина дела. Перед выплатой расчёт сверяют по отчётам. Все они открываются из того же раздела зарплаты, в группе «Отчёты по зарплате».

На что смотреть при проверке:

• 🔍 Нет ли сотрудников с нулевым или подозрительно маленьким начислением — часто это незакрытый больничный или неверная дата приёма.
• 🔍 Совпадает ли сумма НДФЛ в своде с суммой по расчётным листкам.
• 🔍 Соответствует ли фонд оплаты труда ожидаемому — резкое отклонение от прошлого месяца сигнализирует об ошибке ввода.

Расчётный листок — главный документ для сверки с сотрудником. Если работник спорит о сумме, печатайте листок и разбирайте строки вместе с ним: в нём видно начислено, удержано (НДФЛ, алименты), выплачено авансом и сколько осталось к выплате.

Ещё один способ проверки — отчёт по счёту 70 в бухгалтерии. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 за месяц: кредитовый оборот должен совпасть с начисленной зарплатой, дебетовый — с удержаниями и выплатами. Расхождение означает, что какой-то документ не проведён или проведён не в том периоде.

Проводки: как зарплата попадает в бухучёт

В 1С:Бухгалтерии проводки формируются при проведении документа начисления автоматически — в соответствии со способом отражения из настроек. В ЗУП проводок нет: там считают зарплату, а в бухгалтерию суммы переносят синхронизацией, и уже Бухгалтерия формирует проводки документом «Отражение зарплаты в бухучёте».

Типовая схема проводок по зарплате выглядит так:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) программа выбирает по способу отражения, привязанному к начислению, подразделению или организации. Если зарплата всех сотрудников легла на один счёт, а должна распределяться — правьте способ отражения, а не сами проводки.

Выплата зарплаты и закрытие месяца

Начисленную зарплату выплачивают ведомостью. В разделе зарплаты создайте документ «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты. Нажмите «Заполнить», и программа подтянет суммы к выплате по каждому сотруднику за минусом аванса и удержаний.

Трудовой кодекс (ст. 136) требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Поэтому месяц обычно делится на два этапа:

1. Аванс — выплата за первую половину месяца. В 1С он начисляется отдельным документом «Начисление за первую половину месяца» (в ЗУП) либо задаётся в ведомости на аванс фиксированной суммой или процентом. С аванса с 2023 года тоже удерживается НДФЛ, поэтому «голый процент от оклада» без учёта налога уже не используют.
2. Окончательный расчёт — остаток после начисления за весь месяц, не позднее 15-го числа следующего месяца.

Конкретные даты выплаты аванса и окончательного расчёта закрепляют в учётной политике по зарплате и в правилах внутреннего трудового распорядка. Программа ориентируется на эти даты при расчёте сроков удержания и перечисления НДФЛ.

НДФЛ удерживается при фактической выплате и перечисляется в бюджет в сроки, установленные Налоговым кодексом (сейчас — дважды в месяц, с подачей уведомлений об исчисленных суммах). Программа формирует данные для уведомления автоматически по удержанному налогу.

После того как зарплата начислена, отражена проводками и выплачена, месяц по зарплатному участку считается закрытым. Сверьте остаток по счёту 70: после полной выплаты сальдо по сотруднику должно обнулиться (кроме намеренно отложенных сумм, например депонированной зарплаты).

Частые вопросы