Как рассчитать и начислить зарплату в 1С ЗУП 8.3

Зарплата по окладу считается не в табеле, а в документе Начисление зарплаты и взносов — табель нужен только когда есть отклонения от графика. Это первое, что путают новички: заводят табель на каждого сотрудника и ждут, что суммы появятся сами. Не появятся.

Весь расчёт в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ЗУП 3.1) держится на трёх опорах: корректно заведённые плановые начисления сотрудника , зарегистрированные отклонения за месяц (отпуска, больничные, прогулы) и один итоговый документ начисления. Ниже — порядок от ввода данных до выгрузки проводок в бухгалтерию, с путями меню, суммами и тем, что проверить перед выплатой.

С чего начать: данные сотрудника и отклонения за месяц

Прежде чем нажимать «Рассчитать», в программе должны быть заведены:

• 📄 Штатное расписание и приём на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения). В приёме указан плановый оклад или тариф — именно он тянется в расчёт.
• 🗓️ График работы сотрудника (Настройка → Графики работы сотрудников). По графику программа считает норму дней и часов за месяц.
• 💰 Плановые начисления — оклад, премии на постоянной основе, надбавки. Они привязаны к сотруднику в карточке приёма или отдельным документом Изменение оплаты труда.

Табель (Зарплата → Табели) заводят не всегда. Если сотрудник отработал месяц по графику без отклонений, табель не нужен — программа возьмёт норму из графика. Табель вводят в двух случаях: суммированный учёт рабочего времени с почасовой оплатой или когда нужно вручную проставить фактически отработанные часы.

Отклонения регистрируют отдельными документами до начисления зарплаты:

Документ начисления зарплаты и аванс

Основной документ — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. В шапке указывают месяц и организацию, затем нажимают Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников подразделения, рассчитает оклад по отработанному времени, подтянет премии, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы.

На вкладках документа видно весь расчёт:

1. Начисления — суммы по каждому виду оплаты и сотруднику.
2. НДФЛ — исчисленный налог с детализацией по вычетам.
3. Удержания — алименты, профвзносы, удержания по исполнительным листам.
4. Взносы — страховые взносы по единому тарифу.
5. Корректировки выплаты и Договоры (взносы) — если есть договоры ГПХ.

Аванс (зарплата за первую половину месяца) начисляют отдельно. В ЗУП 3.1 способ расчёта аванса задаётся в карточке сотрудника или по организации: фиксированной суммой, процентом от оклада либо расчётом за первую половину месяца. В последнем случае создают документ Начисление за первую половину месяца — он считает аванс по фактически отработанным дням с 1-го по 15-е число.

Сроки и конкретные даты выплат

По ст. 136 ТК РФ зарплату выдают не реже чем каждые полмесяца, а конкретную дату устанавливает работодатель — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. На практике это аванс примерно в середине месяца и окончательный расчёт в первых числах следующего. Эти даты — выплаты первой и второй половины месяца — указывают в карточке организации (Настройка → Организации, закладка с учётной политикой по зарплате). Программа подставляет их в документы и использует как даты получения дохода для НДФЛ, поэтому держите их в актуальном состоянии: сдвинулась дата выдачи — поправьте и в настройке.

Как проверить расчёт по одному сотруднику

Не доверяйте итоговой сумме вслепую. По каждой строке начисления есть расшифровка: встаньте на сумму и нажмите кнопку с подсказкой расчёта (значок рядом с полем суммы) — программа покажет, из какой нормы дней и какого оклада получилась цифра. Это быстрее, чем искать ошибку в отчётах постфактум.

Расчёт НДФЛ и стандартные вычеты

НДФЛ считается автоматически внутри документа начисления, но суммы зависят от правильно заведённых вычетов. Базовая ставка — 13 %; с доходов сверх установленного порога применяется повышенная ставка по прогрессивной шкале. Программа сама переключает ставку, когда накопленный доход превышает порог.

Стандартные вычеты на детей вводят документом Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на стандартные вычеты по НДФЛ:

• 👶 вычет на первого ребёнка — 1 400 ₽ в месяц;
• на второго и последующих детей размер выше;
• вычеты действуют, пока доход с начала года не превысит установленный предел, затем перестают применяться автоматически.

Проверить, какой налог исчислен и удержан, удобно через отчёт Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Анализ НДФЛ. Там видно исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно — расхождение между исчисленным и удержанным сигналит об ошибке в датах выплат.

С 2023 года НДФЛ уплачивают в составе единого налогового платежа, а в налоговую подают уведомление об исчисленных суммах. Удержанный налог разбивается на периоды внутри месяца по датам выплат, и за месяц может приходиться несколько сумм в разные сроки. Поэтому так важны корректные даты в начислении и ведомости: именно от них программа формирует разбивку налога для уведомления. Если даты «поплыли», уведомление уйдёт с неверными суммами, и налоговая разнесёт платёж не туда.

Прикинуть сумму к выдаче и налог по конкретному окладу можно здесь:

Ведомости на выплату и удержания из зарплаты

После того как зарплата начислена, деньги «выдают» документом-ведомостью. Тип ведомости зависит от способа выплаты:

• Ведомость в банк — зарплатный проект, перечисление на карты.
• Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников (без зарплатного проекта).
• Ведомость в кассу — выплата наличными.
• Ведомость через раздатчика — если наличные выдаёт не кассир.

Все они в разделе Выплаты. В ведомости нажимают Заполнить — программа подберёт сумму к выплате (начислено минус НДФЛ минус удержания) по выбранному способу. Для зарплатного проекта из ведомости в банк формируют файл для клиент-банка.

Удержания регистрируют до начисления или в самом документе начисления:

Удержания считаются после НДФЛ и с учётом ограничений: по общему правилу из зарплаты удерживают не более 20 %, а по нескольким исполнительным листам — не более 50 %, в отдельных случаях (алименты на детей) — до 70 %. Программа контролирует процент, но исходные документы-основания должны быть заведены корректно.

Проводки: отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

В ЗУП бухгалтерские проводки не формируются напрямую — программа готовит документ Отражение зарплаты в бухучёте и выгружает его в 1С:Бухгалтерию, где и появляются проводки. Счёт затрат определяется по способу отражения, заданному для начисления, подразделения или сотрудника (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте).

Типовой набор проводок за месяц выглядит так:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении занят сотрудник: производство, управление или торговля. Это настраивается один раз через способ отражения и дальше подставляется автоматически.

Единая предельная база по взносам устанавливается на год: пока доход сотрудника с начала года её не превысил, взносы считают по полному тарифу 30 %, с превышения — по сниженному 15,1 %. Отдельно начисляются взносы на травматизм — по тарифу, зависящему от класса профессионального риска организации; их в единый тариф не включают и платят в СФР отдельно. ЗУП отслеживает накопленную базу по каждому сотруднику и переключает тариф сама, но только если верно заполнены плановые начисления и их налогообложение. Проверить начисленные взносы можно отчётом Налоги и взносы → Отчёты → Анализ взносов в фонды.

Закрытие месяца и отчёты для проверки

«Закрытие месяца » в полном смысле — это операция в 1С:Бухгалтерии, где зарплата участвует в расчёте себестоимости и финансового результата. В самой ЗУП перед передачей данных нужно убедиться, что месяц рассчитан без хвостов. Порядок проверки:

1. Проверить, что все отклонения (отпуска, больничные, премии) проведены до документа начисления.
2. Перепровести Начисление зарплаты и взносов, если после расчёта вносились правки.
3. Сверить начисленное и выплаченное — суммы к выплате по ведомостям должны закрывать начисленное за вычетом налога и удержаний.
4. Сформировать Отражение зарплаты в бухучёте и выгрузить в бухгалтерию.

Отчёты для контроля (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате):

• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — общая картина по организации: что начислено, удержано, выплачено.
• 📄 Расчётный листок — детализация по одному сотруднику, его же выдают работнику.
• 🔍 Анализ зарплаты по сотрудникам — разбивка по видам начислений и подразделениям.
• 💼 Задолженность по зарплате — остаток к выплате на дату, помогает поймать недоплату или переплату.

Короткий чек-лист перед закрытием месяца по зарплате:

Частые ошибки при начислении зарплаты

Ниже — не повтор шагов, а то, на чём расчёт ломается чаще всего:

• ❌ Отклонения проведены после начисления. Больничный или отпуск, введённый задним числом, не попадает в уже рассчитанный документ. Решение — перепровести начисление.
• ❌ Не заведён или истёк вычет на ребёнка. НДФЛ завышается, сотрудник получает меньше. Проверяйте заявления на вычеты в начале года.
• ❌ Аванс выплачен без удержания НДФЛ. После 2023 года это приводит к недоплате налога по итогам месяца.
• ❌ Разные даты выплаты в начислении и ведомости. НДФЛ привязан к дате фактического получения дохода; расхождение дат искажает отчёт Анализ НДФЛ и уведомления по ЕНП.
• ❌ Способ отражения не задан. Тогда в бухгалтерию уходит проводка без счёта затрат, и закрытие месяца «зависает» на распределении.

Частые вопросы