Первый расчёт зарплаты в ЗУП 3.1: от графика работы до проводок в бухгалтерии

Зарплату в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) начисляют одним документом — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов: выбираете месяц, нажимаете Заполнить, программа сама считает оклад, НДФЛ, удержания и страховые взносы. Но кнопка работает правильно только тогда, когда до неё заведены сотрудники с плановыми начислениями, графики и все неявки за месяц.

Типичная история начинающего бухгалтера: первый месяц в ЗУП, документ заполнен, а у половины людей суммы «не те». Почти всегда причина не в расчёте, а в порядке действий. Поэтому начисление зарплаты в 1С 8.3 ЗУП пошагово для начинающих лучше учить сразу в том порядке, в котором его делают каждый месяц.

1. Подготовка к начислению зарплаты в 1С ЗУП 8.3: настройки и справочники

При первом запуске пустой базы открывается помощник начальной настройки. Его можно пройти, а можно заполнить всё вручную — результат один.

Что проверить в карточке организации

Откройте Настройка → Организации и проверьте:

• 🏢 реквизиты, ИНН, КПП, код налогового органа — они уходят в отчётность по НДФЛ и взносам;
• 📅 учётную политику: тариф страховых взносов (общий, МСП и т. д.) и ставку взносов на травматизм;
• 💳 даты выплаты аванса и зарплаты — от них зависят сроки и проверки при выплате.

Общие настройки расчёта

В Настройка → Расчет зарплаты включаются возможности, которые нужны именно вам: надбавки, премии, учёт удержаний по исполнительным документам, расчёт по сменам. Лишнее не включайте — каждая галочка добавляет поля в документы и сбивает с толку.

Справочники, без которых расчёт не пойдёт

График — самое частое слабое место. Для пятидневки на 40 часов достаточно стандартного графика, но его нужно заполнить на год с учётом производственного календаря. Пустой график на новый год = нулевой оклад у всех.

2. Приём сотрудников и плановые начисления

Сотрудник попадает в расчёт только после проведённого документа Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу. Карточка в справочнике «Сотрудники» без приёма не считается работающим человеком.

В документе приёма важны три вкладки:

1. Главное — подразделение, должность, дата приёма, вид занятости (основное место или внешнее совместительство).
2. Оплата труда — плановые начисления. Для окладника это Оплата по окладу с суммой. Здесь же надбавки, если они есть.
3. Аванс — способ: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.

График работы тоже указывается в приёме. Если его не выбрать, программа подставит график организации по умолчанию.

Изменить оклад потом можно документом Кадровый перевод или Изменение оплаты труда — с датой, с которой действует новая сумма. Править проведённый приём задним числом не стоит: пересчитаются все месяцы.

3. Учёт отработанного времени и неявок

По умолчанию ЗУП 3.1 учитывает время по отклонениям. Это значит, что табель заполнять не обязательно: программа считает, что человек отработал по графику, а вы регистрируете только то, что отличается от графика.

Документы-отклонения

Каждое отклонение уменьшает время по окладу и создаёт своё начисление. Больничный, например, считается прямо в документе: за первые три дня платит работодатель, остальное — Социальный фонд (СФР, до 2023 года — ФСС) напрямую сотруднику.

Когда нужен табель

Документ Зарплата → Табели вводят, если время учитывается не по графику: сменная работа, суммированный учёт, почасовики. Табель перекрывает график за месяц. Для обычных окладников на пятидневке табель лишний — только риск ошибки.

4. Аванс за первую половину месяца

Статья 136 ТК РФ требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. В ЗУП аванс выплачивают двумя путями — в зависимости от способа, выбранного при приёме.

• 💵 Фиксированная сумма или процент от тарифа. Документ начисления не нужен. Создаёте ведомость в Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу), вид выплаты — «Аванс», жмёте Заполнить.
• 📊 Расчётом за первую половину месяца. Сначала документ Зарплата → Начисление за первую половину месяца, затем ведомость с видом выплаты «Аванс».

С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса: доход считается полученным в день выплаты. Ведомость сама рассчитывает налог к удержанию, отдельно вводить ничего не нужно.

5. Как начислять зарплату в 1С ЗУП 8.3 пошагово: документ «Начисление зарплаты и взносов»

Это главный документ месяца. Он считает всё сразу: начисления, удержания, НДФЛ и взносы.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите Создать.
2. Укажите Месяц начисления и организацию. Подразделение заполняйте, только если считаете зарплату по частям.
3. Нажмите Заполнить. Программа соберёт всех работающих в этом месяце сотрудников.
4. Пройдите вкладки документа: Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы. Суммы на них можно открыть по двойному щелчку и посмотреть расчёт — дни, часы, базу.
5. Проверьте, что аванс учтён: при окончательной выплате программа вычтет уже выплаченное.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Как проверить результат

Сформируйте Расчетный листок из раздела отчётов по зарплате. Для новичка это лучший способ понять, что именно насчитала программа. Пройдитесь по 2-3 сотрудникам вручную.

Пример для проверки. Оклад 60 000 ₽, месяц отработан полностью, у сотрудника один ребёнок (вычет 1 400 ₽):

Если аванс выплачен на руки после удержания НДФЛ, часть налога уже удержана — программа учтёт её и в окончательном расчёте удержит только остаток. Итог «на руки за месяц» от этого не меняется.

Прикинуть суммы до расчёта в программе можно на калькуляторе:

Если сотрудник уволился или пришёл в середине месяца

Пришедший 15-го числа попадёт в документ с окладом за отработанные дни — пропорция считается по графику. Уволенного рассчитывают отдельным документом Увольнение: в нём начисляются дни месяца и компенсация отпуска. В общем документе начисления его уже нет — это нормально.

6. НДФЛ, вычеты и алименты в ЗУП

НДФЛ и стандартные вычеты

Налог считается автоматически по прогрессивной шкале: 13 % с доходов до 2,4 млн ₽ в год, дальше 15 % и выше по ступеням. Программа сама ведёт накопленный доход с начала года.

Детский вычет программа даст только по заявлению. Введите документ Налоги и взносы → Заявления на вычеты по НДФЛ (найдите его в разделе по слову «вычет»), укажите месяц начала и код вычета.

С 2025 года стандартные детские вычеты:

• 👶 1 400 ₽ — на первого ребёнка;
• 👶 2 800 ₽ — на второго;
• 👶 6 000 ₽ — на третьего и каждого следующего;
• ⛔ вычет перестаёт предоставляться с месяца, когда доход с начала года превысил 450 000 ₽.

Алименты по исполнительному листу

Удержание вводят документом Исполнительный лист (раздел Зарплата). В нём указывают:

1. Сотрудника и получателя алиментов.
2. Период действия.
3. Способ расчёта: долей (1/4, 1/3, 1/2), процентом или фиксированной суммой.
4. Получателя платежа и способ перечисления.

Алименты считаются с дохода после удержания НДФЛ. В нашем примере: (60 000 − 7 618) × 1/4 = 13 095,50 ₽.

Документ начисления подхватит исполнительный лист автоматически — на вкладке Удержания появится строка с суммой.

7. Выплата зарплаты и отражение в бухгалтерском учёте

Выплата

Создайте ведомость в разделе Выплаты: в банк по зарплатному проекту, на счета сотрудников или в кассу. Вид выплаты — «Зарплата за месяц», затем Заполнить. Когда деньги реально ушли, в ведомости отмечают выплату — от этого зависит дата удержания НДФЛ в отчётности.

Отражение в бухучёте

ЗУП не ведёт бухгалтерский план счетов . Он готовит данные для бухгалтерии документом Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете, а проводки появляются уже в 1С:Бухгалтерии после синхронизации (Администрирование → Синхронизация данных).

Куда относить затраты, задают в справочнике Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете. Способ указывают в начислении, подразделении или организации — от частного к общему.

Что получится в Бухгалтерии:

8. Порядок закрытия месяца и ошибки новичков

Отдельной кнопки «закрыть месяц» в ЗУП нет. Месяц считается закрытым, когда пройдена вся цепочка:

Чтобы никто не поправил прошлые месяцы случайно, установите дату запрета изменения данных в разделе Администрирование.

Ошибки, которые встречаются чаще других

• ❌ Больничный введён после начисления. Если месяц ещё не выплачен — перезаполните документ начисления. Если уже выплачен — программа зарегистрирует перерасчёт, и он подтянется в документ следующего месяца.
• ❌ У сотрудника ноль по окладу. Не заполнен график на текущий год или в приёме выбран пустой график.
• ❌ НДФЛ без вычета. Нет заявления на вычет или в нём неверный месяц начала.
• ❌ Аванс выплачен дважды. Ведомость на аванс создали после проведения документа начисления, и в окончательной ведомости он не учёлся. Проверьте Расчетный листок: в нём видно, сколько выплачено.
• ❌ Кто-то правит проведённый документ начисления «на месте». Ручная корректировка сумм сохраняется только до следующего перезаполнения. Нужную разовую сумму вводите отдельным документом — например, премией или разовым начислением.

Не удаляйте проведённые и выплаченные ведомости, чтобы «пересчитать заново» — пропадут данные об удержанном НДФЛ, и отчёт 6-НДФЛ разойдётся с фактом.

Частые вопросы