Как начислить зарплату сотрудникам в программе 1С 8.3

Зарплата в 1С 8.3 начисляется одним документом — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Он сам подтягивает оклады из кадровых приказов, учитывает отработанное время по графику, удерживает НДФЛ и считает страховые взносы. Но чтобы кнопка «Заполнить» дала верные суммы, до неё нужно пройти три подготовительных слоя: настройки расчёта, кадровые документы и регистрацию отклонений за месяц.

Ниже — весь цикл для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП): от первичной настройки до выгрузки проводок в бухгалтерию и сдачи отчётности. В 1С:Бухгалтерии 3.0 упрощённый расчёт зарплаты устроен похоже, но полный кадровый и зарплатный учёт ведут именно в ЗУП.

Что настроить до первого расчёта

Открываете Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт. Здесь задаются правила, по которым программа будет считать весь год, поэтому пройдите их один раз внимательно.

Проверьте ключевые параметры:

• 📅 Дата начала учёта — месяц, с которого вы ведёте расчёт в этой базе. Начисления за более ранние периоды программа заблокирует.
• 💰 Используемые начисления и удержания — в Настройка → Начисления должны быть включены оклад, премии, районный коэффициент и всё, что реально платите. Лишние виды расчёта отключите, чтобы не мешали в документах.
• 🏢 Учётная политика организации — Настройка → Организации, закладка учётной политики: тариф страховых взносов (общий, МСП, IT и т. д.) и территориальные условия (районный коэффициент, северная надбавка).

Отдельно настройте графики работы: Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневка 40 часов, сменный график, неполное время — от графика зависит норма времени и, значит, сумма оклада за месяц. Без корректного графика программа не поймёт, сколько дней сотрудник должен был отработать.

Кадровые документы: откуда берутся оклады

Суммы начислений 1С не придумывает — она берёт их из кадровых приказов. Поэтому перед расчётом зарплаты в базе должны быть заведены все сотрудники с действующими условиями оплаты.

Основные документы раздела Кадры:

1. Приём на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) — фиксирует сотрудника, его должность, график и плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Именно отсюда расчётный документ возьмёт размер оклада.
2. Кадровый перевод — меняет оклад, должность или подразделение с нужной даты. Старое начисление закрывается, новое вступает в силу.
3. Изменение оплаты труда — если поменялся только размер начисления, без перевода.

Проверить, что у человека на расчётный месяц действует верный оклад, удобно через Кадры → Сотрудники → открыть карточку → ссылка на плановые начисления. Если оклад там старый — расчёт выйдет неверным, и никакое перезаполнение документа это не исправит, пока не поправлен кадровый приказ.

Отклонения и табель: учёт фактически отработанного времени

Оклад платят за отработанное время. Всё, что отклоняется от нормы графика — отпуск, больничный, командировка, прогул — вводится отдельными документами до начисления зарплаты. Программа автоматически уменьшит оклад за дни отсутствия и начислит соответствующую выплату.

Документы отклонений (раздел Зарплата или Кадры):

• 🏖 Отпуск — ежегодный оплачиваемый, за свой счёт, по уходу за ребёнком. Считает средний заработок и сумму отпускных.
• 🤒 Больничный лист — подтягивает электронный листок нетрудоспособности из СФР, считает пособие по среднему за 2 календарных года.
• ✈️ Командировка — сохраняет средний заработок за дни поездки.
• ⛔ Прогул, отсутствие — неоплачиваемое время, уменьшает оклад.

Если вы ведёте учёт по фактически отработанным часам (сменный график, суммированный учёт), понадобится документ Табель (Зарплата → Табель). Он фиксирует, сколько часов отработано в каждый день, включая ночные, сверхурочные и работу в выходные. При обычной пятидневке с окладом табель заводить не нужно — программа берёт норму из графика автоматически.

Важная деталь по среднему заработку: отпускные, больничные и командировочные считаются от выплат за расчётный период (как правило, предыдущие 12 месяцев), поэтому все начисления за этот период уже должны быть в базе. Если вы начали вести учёт в 1С недавно, средний может выйти заниженным — тогда данные о заработке за прошлые месяцы вносят документом Зарплата → См. также → Данные для расчёта среднего заработка.

Что проверить перед расчётом

Прежде чем жать «Заполнить», убедитесь, что за месяц закрыты все отклонения. Иначе человек, который был в отпуске, получит полный оклад.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»: основной расчёт

Это центральный документ. Открываете Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, указываете месяц и организацию, нажимаете Заполнить. Программа:

• начислит оклад по отработанному времени каждому сотруднику;
• добавит премии и надбавки из плановых начислений;
• рассчитает НДФЛ по всем доходам месяца;
• посчитает страховые взносы по тарифу организации.

Документ разбит на закладки, и в каждую стоит заглянуть:

НДФЛ с 2023 года удерживается в момент выплаты, а исчисляется в этом документе. Базовая ставка — 13 %, с доходов сверх установленного порога применяется прогрессивная шкала с повышенными ставками. Программа сама определяет ставку по накопленному доходу с начала года — вручную лезть в это не нужно, если верно заведены вычеты и статус резидента в карточке сотрудника.

Чтобы налог считался правильно, заранее внесите стандартные вычеты. Открываете карточку сотрудника → ссылка Налог на доходы → вводите документ на право на вычеты (на первого, второго, третьего ребёнка, на ребёнка-инвалида). Если вычет не заведён, программа удержит налог со всей суммы, и сотрудник недополучит деньги. Статус налогоплательщика (резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист) тоже берётся из карточки — проверьте его для иностранцев.

Страховые взносы считаются по единому тарифу. Для большинства организаций это 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. Малый и средний бизнес (реестр МСП) платит по пониженному тарифу с части выплат свыше 1,5 МРОТ. Тариф программа берёт из учётной политики — проверьте, что он выбран правильно, иначе вся сумма взносов будет неверной.

Выплата зарплаты и отражение в бухучёте

После того как зарплата начислена, её нужно выплатить и перечислить налог. Выплата оформляется ведомостью в разделе Выплаты:

• Ведомость в банк — для перечисления на карты (зарплатный проект или отдельные счета);
• Ведомость через кассу — наличными;
• Ведомость на счета — если сотрудники получают на разные банки.

Ведомость заполняется автоматически на сумму «к выплате» (начислено минус НДФЛ и прочие удержания). В момент проведения ведомости фиксируется факт удержания НДФЛ — отсюда он попадёт в уведомление по ЕНП и в 6-НДФЛ.

Зарплату по закону платят не реже чем каждые полмесяца, поэтому за месяц обычно оформляют две ведомости: аванс (выплата за первую половину месяца) и окончательный расчёт. В ЗУП аванс можно считать фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени — способ задаётся в кадровых документах сотрудника. С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса, поэтому ведомость на аванс тоже уменьшается на сумму налога.

Проводки по зарплате формируются не в ЗУП, а передаются в бухгалтерию. Для этого есть документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте: он группирует начисления по способам отражения (счетам затрат) и выгружается в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию.

Типовой набор проводок, который получится в бухгалтерии:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроен способ отражения зарплаты. Настраивается это в Настройка → Отражение зарплаты в бухучёте.

Отчётность по зарплате и закрытие месяца

Когда зарплата начислена и выплачена, остаётся сдать отчётность и закрыть расчётный период. Все формы собираются в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность.

Что формируется из данных ЗУП:

• 6-НДФЛ — ежеквартально, по исчисленному и удержанному налогу;
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально;
• Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно;
• ЕФС-1 — единая форма в СФР (сведения о трудовой деятельности, стаже, взносах на травматизм);
• Уведомление об исчисленных налогах — по НДФЛ и взносам в рамках ЕНП, по срокам уплаты.

Для внутренней проверки до сдачи используйте аналитические отчёты (Зарплата → Отчёты по зарплате): Полный свод начислений, удержаний и выплат, Анализ зарплаты по сотрудникам, Начисленные налоги и взносы. Свод удобно сверять с оборотами по счёту 70 в бухгалтерии — суммы должны совпадать.

Закрытие месяца в ЗУП — это не отдельная кнопка, как в бухгалтерии, а последовательность: начислили → выплатили → отразили в учёте → сдали отчётность. Как только все отклонения закрыты и ведомости проведены, месяц можно считать рассчитанным. Перед переходом к следующему убедитесь, что не осталось недорассчитанных сотрудников — для этого и служит Полный свод.

Частые вопросы