Как начислить зарплату в 1С: от справочников до отчётов

Начисление зарплаты в 1С делается одним документом — «Начисление зарплаты и взносов» в 1С:ЗУП или «Начисление зарплаты» в 1С:Бухгалтерии. Он сам рассчитывает оклад, НДФЛ, страховые взносы и формирует проводки. Но корректный результат получится только тогда, когда заранее настроены виды начислений, приняты сотрудники и заполнены их плановые суммы.

Разберём весь цикл: что проверить до первого расчёта, как провести документ начисления зарплаты, откуда берутся суммы НДФЛ и взносов, как начислить больничные и отпуск, оформить ведомость на выплату и закрыть месяц отчётностью. Пути и названия документов даю для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси».

Что настроить до первого расчёта

Пустая база зарплату не посчитает. Сначала нужно заполнить три группы данных.

1. Организация. В 1С:ЗУП — раздел Настройка → Организации, в Бухгалтерии — Главное → Организации. Укажите систему налогообложения, регистрацию в налоговом органе и территориальные условия (районный коэффициент, северные надбавки, если они есть).
2. Виды начислений. Справочник в Настройка → Начисления. Оклад по дням, оклад по часам, премия, доплаты — каждый вид задаёт способ расчёта, облагается ли НДФЛ и взносами, в какой вид дохода попадает.
3. Сотрудники и их плановые начисления. Приём на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) фиксирует оклад или тариф. Эта сумма и станет базой ежемесячного расчёта.

Проверьте настройку расчёта зарплаты в Настройка → Расчёт зарплаты: здесь включаются больничные и отпуска, индексация, работа по договорам ГПХ. Если галка «ведётся расчёт больничных, отпусков и других отсутствий» снята, соответствующих документов в меню просто не будет.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Основной расчёт запускается документом Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты).

Порядок работы:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет всех сотрудников с плановыми начислениями и рассчитает суммы по отработанному времени из производственного календаря и табеля.
3. Проверьте вкладки: Начисления (оклад, премии), НДФЛ, Взносы, Вычеты. Суммы на этих вкладках связаны — правка начисления тут же меняет налог.
4. Проведите документ.

Перед первым расчётом убедитесь, что закрыты все документы-отсутствия за месяц (больничные, отпуска, командировки). Если провести их после начисления зарплаты, суммы разойдутся и потребуется пересчёт.

Если сотрудник отработал месяц не полностью, не правьте сумму вручную — внесите причину (прогул, отпуск без содержания, неявку) отдельным документом, и программа пересчитает оклад по фактическим дням. Ручная правка в документе начисления ломает последующие пересчёты среднего заработка.

НДФЛ и страховые взносы: откуда берутся суммы

Налоги 1С считает автоматически по настройкам видов начислений и карточек сотрудников — вручную их вводить не нужно.

НДФЛ. С 2023 года доход считается полученным в день выплаты, поэтому налог удерживается при каждой выплате, включая аванс. С 2025 года действует прогрессивная шкала: по заработной плате 13% применяется к годовому доходу примерно до 2,4 млн рублей, далее ставка растёт. Программа отслеживает нарастающий итог и сама переключает ставку. Стандартные вычеты (на детей и прочие) уменьшают базу — их заводят в карточке сотрудника в разделе вычетов по заявлению и документам.

Страховые взносы. С 2023 года большинство взносов (на пенсионное, медицинское и социальное страхование) объединены в единый тариф и уплачиваются в СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России). По действующим правилам тариф составляет 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх неё. Предельная база устанавливается постановлением Правительства ежегодно, поэтому её конкретную величину смотрите в актуальной редакции. Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП действует пониженный тариф на часть выплаты сверх полутора МРОТ в месяц.

Если суммы налога кажутся неверными, первым делом откройте по сотруднику отчёт Налоги и взносы → Анализ НДФЛ или Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — он покажет, по какой ставке и с какого дохода посчитан налог.

Больничные, отпуска и разовые начисления

Не всё начисляется документом зарплаты. Отсутствия и разовые выплаты оформляются своими документами, а в итоговый расчёт попадают автоматически.

Больничный лист. Документ Зарплата → Больничные листы. По электронному листку (ЭЛН) данные подтягиваются из СФР по номеру. Работодатель оплачивает и отражает только первые три дня болезни за свой счёт — остальное фонд платит напрямую сотруднику. В документе программа сама подставит средний заработок за два предшествующих календарных года.

Отпуск. Документ Зарплата → Отпуска. Отпускные считаются из среднего дневного заработка за 12 месяцев (ТК РФ, ст. 139). Начислить и выплатить отпускные нужно до начала отпуска — не позднее чем за три дня.

Разовые начисления. Премия, материальная помощь, доплата оформляются документом Зарплата → Разовые начисления (или «Премия», «Материальная помощь» — зависит от настроек). Это и есть способ доначислить сумму, не трогая основной документ зарплаты.

Договоры ГПХ. Выплаты по гражданско-правовым договорам начисляются отдельно — документом по договору ГПХ, если такая возможность включена в настройках расчёта зарплаты. Такие выплаты облагаются НДФЛ и с 2023 года страховыми взносами наравне с трудовыми, но не входят в базу для отпускных и больничных по трудовому договору. Не оформляйте подрядчика через обычное начисление зарплаты — иначе исказятся средний заработок и кадровые отчёты.

Выплата зарплаты: ведомости в банк и кассу

После проведения начисления формируется ведомость — документ на выплату. Её тип зависит от способа расчёта с сотрудниками:

• Ведомость в банк (Выплаты → Ведомости в банк) — для перечисления на карты. Если подключён зарплатный проект, из ведомости выгружается файл или реестр для банка.
• Ведомость в кассу (Выплаты → Ведомости в кассу) — для выдачи наличными.
• Ведомость на счета — для перечисления на личные счета сотрудников вне зарплатного проекта.

Заполните ведомость кнопкой Заполнить — программа подставит сумму к выплате (начислено минус НДФЛ минус удержания). Проверьте её с расчётным листком по сотруднику.

Сроки диктует закон: зарплата платится не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт за месяц — не позднее 15 календарных дней со дня его окончания (ТК РФ, ст. 136). Отсюда классическая схема: аванс за первую половину месяца и зарплата по итогам месяца.

Чтобы рассчитать аванс , в 1С:ЗУП создаётся отдельный документ начисления за первую половину месяца (в настройках расчёта зарплаты выбирается способ расчёта аванса — фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени). Фиксированный процент проще, но при неполном месяце может привести к переплате, которую придётся удержать из второй части. Расчёт по времени точнее и ближе к требованиям закона о выплате за фактически отработанное.

При выдаче наличными из кассы не забудьте про лимит остатка и сроки депонирования: невыданная в срок зарплата депонируется, а сумма возвращается на расчётный счёт. В ведомости в кассу для этого предусмотрен статус невыплаченных строк.

Проводки по начислению зарплаты

В 1С:Бухгалтерии проводки формирует сам документ начисления, в 1С:ЗУП — они отражаются в учёте после синхронизации с Бухгалтерией (Администрирование → Синхронизация данных). Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) берётся из настройки отражения зарплаты в учёте для подразделения или начисления.

Проверить правильность отражения удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70: сальдо на конец месяца должно равняться невыплаченной зарплате, а по счёту 68.01 — сумме НДФЛ к перечислению.

Отчётность по зарплате: что и когда сдавать

Начислением цикл не заканчивается — за ним следуют уведомления и отчёты. Все данные для них программа собирает из проведённых документов зарплаты.

• Уведомление об исчисленном НДФЛ — дважды в месяц. Налог уплачивается в составе единого налогового платежа (ЕНП), а уведомление сообщает налоговой, сколько именно зачесть.
• 6-НДФЛ — ежеквартально, с годовым приложением-справкой о доходах по каждому сотруднику.
• Расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально.
• Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно.
• ЕФС-1 — единая форма в СФР (заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3). Разные разделы сдаются в разные сроки: сведения о трудовой деятельности — на следующий рабочий день после кадрового события, взносы на травматизм — ежеквартально.

Отчёты формируются из раздела Отчётность, справки (ЗУП) или Отчёты → 1С-Отчётность (Бухгалтерия). Перед отправкой прогоните проверку контрольных соотношений — кнопка проверки есть в самой форме отчёта.

Частые ошибки при начислении

Ошибки чаще всего не в арифметике программы, а в данных и порядке действий.

• 🔴 Документы-отсутствия проведены после зарплаты. Больничный или отпуск, введённый задним числом, не попал в расчёт. Решение — перепровести начисление зарплаты за месяц.
• 🔴 Ручная правка сумм в документе начисления. Среднего заработка и пересчётов это не касается, поэтому следующий отпуск или больничный посчитается неверно. Правьте первопричину (время, вид начисления), а не итог.
• 🔴 Два документа начисления за один месяц. База по НДФЛ и взносам задваивается. Доначисляйте разовым документом.
• 🔴 Не заведены вычеты по НДФЛ. Налог удержан полностью, сотрудник недополучил. Вычеты вносятся в карточке сотрудника по заявлению.
• 🔴 Неверный счёт затрат. Зарплата попала не на тот счёт из-за незаполненной настройки отражения. Проверьте способ отражения для подразделения.

Частые вопросы