Как рассчитать и выплатить зарплату в 1С:Бухгалтерии 8.3: от настроек до отчётности

Зарплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) считают одним документом — Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры. Он разом рассчитывает оклады, НДФЛ и страховые взносы, формирует проводки и готовит данные для ведомости. Но чтобы кнопка «Заполнить» давала правильные суммы, сначала нужно один раз настроить учёт и завести сотрудников.

Встроенный расчёт зарплаты в БП рассчитан на небольшой штат — примерно до 60 человек, без сложных графиков и сдельщины. Если в компании сменные графики, вахта, десятки видов надбавок — ведите зарплату в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносите только проводки. Ниже — полный порядок для тех, кто считает зарплату прямо в БП.

Включаем расчёт зарплаты и готовим справочники

По умолчанию в новой базе учёт зарплаты может быть настроен «во внешней программе» — тогда документа начисления вы просто не увидите. Проверьте и при необходимости переключите режим.

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. В блоке «Общие настройки» выберите вариант учёт расчётов по зарплате и кадровый учёт ведётся «В этой программе». Без этого флага ни начисления, ни ведомости в базе работать не будут.

В этом же окне разверните нужные настройки:

• 💰 Порядок учёта зарплаты — счета затрат, на которые попадёт начисление (20, 23, 25, 26, 44). Задаётся способами учёта.
• 📅 Сроки выплаты — дата зарплаты и аванса. Подставляются в ведомости.
• 🧾 Виды начислений и удержаний — оклад, премия, районный коэффициент; удержания по исполнительным листам, профвзносы.
• 🏢 Настройки налогов и взносов — тариф страховых взносов организации, применение пониженных ставок для МСП.

Способы учёта связывают вид начисления со счётом затрат. Начисление по умолчанию лежит в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Статьи затрат по зарплате (в разных релизах ссылка называется «Способы учёта зарплаты»). Для торговой фирмы оклады обычно идут на счёт 44, для производства — на 20, для АУП — на 26.

Данные для расчёта: оклады, график и отсутствия

Основу расчёта задаёт кадровый документ Прием на работу (Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приемы, переводы, увольнения). В нём указывают оклад или тарифную ставку, вид начисления и подразделение. Эти данные документ начисления подтянет автоматически.

Отдельный табель в БП при окладной системе вести не нужно. Программа считает, что сотрудник отработал полный месяц по графику, если нет документов-отсутствий. Отклонения вводят документами:

• Отпуск — оплачиваемый отпуск, расчёт отпускных по среднему за 12 месяцев;
• Больничный лист — пособие по нетрудоспособности;
• Отсутствие (болезнь, командировка, прочее) — дни без оплаты или с особым расчётом.

Графики работы хранятся в справочнике Графики работы. Пятидневку система создаёт сама; для сокращённого дня или неполной ставки заведите отдельный график и укажите его сотруднику.

Районный коэффициент и северную надбавку задают в настройках организации один раз: программа добавит их к начислениям автоматически. Отдельной строкой в каждом документе их вводить не нужно. То же касается удержаний по исполнительным листам — алименты заводят постоянным удержанием в карточке сотрудника, и дальше они считаются от суммы после НДФЛ сами.

💡 При почасовой оплате или сдельщине без ЗУП аккуратнее: встроенный расчёт БП не умеет сложные графики. Для таких случаев либо считайте часы вручную и правьте суммы в начислении, либо переходите на ЗУП.

Документ «Начисление зарплаты»: основной расчёт

Это главный документ месяца. Путь: Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты (или кнопка «Создать» в журнале зарплаты). Порядок работы:

1. Укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите Заполнить. Программа подтянет всех сотрудников, у которых есть действующие начисления, рассчитает оклад с учётом отработанных дней, удержит НДФЛ и начислит взносы.
3. Проверьте колонки: начислено, НДФЛ, к выплате. По кнопке в строке можно открыть расшифровку по сотруднику.
4. Если нужно, добавьте разовые начисления (премия) или удержания прямо в документе через соответствующие вкладки.
5. Проведите документ.

После проведения формируются начисление зарплаты, расчёт НДФЛ и расчёт взносов — всё в одном документе. На вкладках «НДФЛ» и «Взносы» видно, из чего сложилась каждая сумма.

Стандартные вычеты по НДФЛ

Если сотрудник подал заявление на вычет (на первого и второго ребёнка, на третьего и последующих, на ребёнка-инвалида), его заводят в карточке физлица на вкладке по НДФЛ — указывают вид вычета и период действия. Дальше документ начисления применяет вычет сам, пока доход с начала года не превысит установленный лимит. После превышения вычет автоматически перестаёт уменьшать налог.

💡 Проверить, какие вычеты применились, удобно в расчётном листке или в регистре учёта НДФЛ. Если налог кажется завышенным, первым делом смотрят, не забыли ли внести вычет в карточку.

Какие проводки формирует начисление зарплаты

Документ сразу создаёт бухгалтерские записи. Основной набор:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется из способа учёта зарплаты. Взносы распределяются по субсчетам 69: пенсионные, медицинские, на социальное страхование. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а взносы платятся по единому тарифу, поэтому субсчёт 69 в новых базах один основной плюс взносы на травматизм отдельно.

Больничные, отпуска и разовые начисления

Отпускные и больничные нельзя посчитать прямо в Начислении зарплаты — для них свои документы, потому что суммы считаются по среднему заработку.

Отпуск. Документ Отпуск берёт заработок за 12 месяцев, делит на среднее число дней и умножает на дни отдыха. Отпускные облагаются НДФЛ и взносами, попадают в тот же свод, что и зарплата.

Больничный лист. Документ Больничный лист рассчитывает пособие по среднему за два календарных года. С учётом прямых выплат работодатель начисляет и платит только за первые три дня болезни, остальное СФР платит работнику напрямую — в программе эти дни отражаются справочно. НДФЛ с пособия за первые три дня удерживает работодатель.

Премии и разовые выплаты. Регулярную премию задают видом начисления в приёме на работу, разовую — добавляют в документ начисления или отдельным документом Премия.

Выплата зарплаты: ведомости в банк и кассу

Начисление показывает только суммы «к выплате». Чтобы отразить саму выплату, создают ведомость в разделе Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу).

Виды ведомостей:

Порядок: укажите месяц, вид выплаты (зарплата за месяц или аванс), нажмите Заполнить. Программа подставит суммы к выплате и удержанный НДФЛ. После проведения ведомости формируется проводка Дт 70 Кт 51 (или 50), а на основании банковской ведомости создаётся платёжное поручение или выгрузка в клиент-банк.

Аванс выплачивают отдельной ведомостью с видом «Аванс». С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс, поэтому ведомость аванса тоже содержит удержанный налог.

Проверка расчётов и частые ошибки

Перед выплатой сверьте суммы. Самые полезные отчёты — в разделе Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате:

• 🔍 Расчётный листок — что начислено и удержано по каждому сотруднику.
• 📊 Свод начислений и удержаний — итоги по организации.
• 📋 Анализ зарплаты по сотрудникам — проверка в разрезе месяцев.
• 💵 Задолженность по зарплате — остаток по счёту 70, помогает найти незакрытые выплаты.

Что чаще всего идёт не так:

• Пустые суммы при заполнении — сотрудник не принят на работу или у него закончилось плановое начисление. Проверьте документ приёма и дату.
• Задвоение начислений — создали два документа за один месяц. Открывайте журнал зарплаты и проверяйте, нет ли дубля.
• Неверный счёт затрат — не задан или задан не тот способ учёта. Проводки уйдут не на тот счёт, себестоимость исказится.
• НДФЛ не сходится с ведомостью — выплату провели раньше начисления или задним числом. Перепроведите документы по порядку дат.
• Взносы считаются по полному тарифу у малого бизнеса — не включена льгота для МСП в настройках налогов.

После исправления любой ошибки в прошлом периоде перепроводите документы последовательно: сначала начисление, затем ведомости.

Отчётность по зарплате: НДФЛ, взносы и СФР

Начисленная зарплата автоматически питает регламентированную отчётность. Готовят её в разделе Отчеты → Регламентированные отчеты (1С-Отчетность). Основной набор:

• 6-НДФЛ — ежеквартально, с 2024 года с разбивкой по срокам перечисления налога.
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально в ФНС.
• Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно в ФНС до 25-го числа.
• ЕФС-1 — единая форма в СФР; с 2023 года заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Разделы сдают по разным срокам: сведения о трудовой деятельности — на следующий рабочий день после приёма/увольнения, взносы на травматизм — ежеквартально.
• Уведомление об исчисленных налогах — по НДФЛ и взносам для единого налогового счёта, в сроки уплаты.

НДФЛ и взносы с 2023 года перечисляют на единый налоговый счёт (ЕНС) единым платежом. В проводках это отражается через счёт 68.90, а программа сама формирует операции по ЕНС на основании начислений и уведомлений.

Как ускорить ежемесячный расчёт

Когда настройки сделаны, месячный цикл сводится к нескольким документам. Чтобы не держать порядок в голове, в БП есть помощники:

• Задачи организации (Главное → Задачи организации) — календарь с напоминаниями о начислении, выплате и отчётности по датам.
• Помощник по зарплате — в некоторых релизах пошагово проводит от начисления до ведомости.
• Шаблоны ведомостей — программа запоминает вид выплаты и подставляет суммы автоматически.

Типовой порядок месяца: аванс (ведомость) → ввод отпусков и больничных → Начисление зарплаты → ведомость на зарплату → уплата НДФЛ и взносов на ЕНС → отчётность по срокам.

Чтобы расчёт шёл без сюрпризов, держите справочники в порядке: вовремя оформляйте приёмы и увольнения, не меняйте оклады задним числом без перепроведения, а перед закрытием месяца сверяйте свод начислений с оборотами по счёту 70. Расхождение, пойманное до сдачи отчётности, правится в одном документе; то же расхождение в 6-НДФЛ или РСВ потом приходится искать по всему кварталу.