Расчёт и выплата зарплаты в 1С ЗУП 3.0: полный цикл за месяц

Чтобы начислить зарплату за месяц, в 1С ЗУП 3.0 заполняют документ Зарплата → Начисление зарплаты и взносов: выбирают месяц, нажимают Заполнить — программа подтягивает оклады, отработанное время и уже введённые отпуска, больничные и премии, сразу считает НДФЛ и страховые взносы. Остаётся проверить суммы, провести документ и сформировать ведомость на выплату.

Но кнопка Заполнить даёт верный результат только тогда, когда к этому моменту в базе уже введены все исходные данные: графики работы, кадровые документы, отсутствия и разовые начисления. Поэтому расчёт зарплаты — это не один документ, а последовательность: сначала готовим данные за месяц, потом считаем, потом сверяем и выплачиваем. Ниже — весь цикл по шагам, с путями меню и типичными ошибками, из-за которых суммы «не бьются».

Речь идёт о редакции 3.0 (она же 3.1) для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси». Конкретные суммы в примерах условные — их легко пересчитать под свои цифры.

С чего начинается расчёт: настройка начислений и графиков

Один раз при внедрении и затем по мере изменений в учётной политике настраивают параметры расчёта. Если они заданы неверно, ошибётся каждое последующее начисление.

Виды начислений и удержаний. Список того, что вообще может начисляться сотрудникам, лежит в Настройка → Начисления, удержания — в Настройка → Удержания. Здесь оклад, премии, доплаты, материальная помощь. У каждого начисления на вкладках задано, как оно облагается НДФЛ и взносами, входит ли в средний заработок и в какой бухгалтерский счёт попадёт. Большинство типовых начислений уже есть в базе из коробки.

Графики работы. В Настройка → Графики работы сотрудников создают пятидневку, сменные графики, суммированный учёт. Именно из графика документ начисления берёт норму времени за месяц. Если у сотрудника не указан график или он заполнен не на весь год, время отработки заполнится пустым, и оклад начислится нулём.

Учётная политика по зарплате. Общие переключатели — в Настройка → Расчёт зарплаты. Там же — выплачивается ли зарплата в межрасчётные периоды, как округлять, применять ли аванс фиксированной суммой или расчётом за первую половину месяца.

Как внести отсутствия и фактически отработанное время

До расчёта зарплаты в базу вносят все отклонения от графика. Пока отпуск или больничный не проведён, программа считает эти дни отработанными и начислит за них полный оклад — а это переплата.

Отсутствия вводят отдельными документами, каждый по своему разделу:

• 🏖️ Отпуск — Зарплата → Отпуск (или Кадры → Отпуска). Считает отпускные по среднему заработку и уменьшает отработанное время.
• 🤒 Больничный лист — Зарплата → Больничные листы. Тянет данные из электронного листка нетрудоспособности по номеру, считает пособие за счёт работодателя и за счёт СФР (Социальный фонд России; бывший ФСС, объединённый с ПФР).
• ✈️ Командировка — Зарплата → Командировки. Сохраняет средний заработок за дни поездки.
• 🚫 Прогул, отпуск за свой счёт, неявка — документ Зарплата → Отсутствия (болезни, прогулы, неявки).

Табель и отработанное время. Если учёт ведётся по факту, а не строго по графику, отклонения по часам вводят документом Зарплата → Табели. Для сотрудников с почасовой оплатой или сменным графиком это обязательный шаг: без табеля система возьмёт плановое время из графика.

Перед расчётом зарплаты убедитесь, что все отсутствия за месяц проведены, а не записаны в черновик. Непроведённый больничный в начислении не учтётся.

Порядок ввода тоже важен. Сначала — кадровые документы (приёмы, переводы, изменения оклада), потом межрасчётные выплаты (отпускные, больничные), и только в конце месяца — само начисление зарплаты. Если провести отпуск задним числом уже после начисления, расчёт придётся пересчитывать.

Разовые начисления и удержания: премии, доплаты, алименты

Всё, что не привязано к окладу напрямую, вносят отдельными документами до или во время расчёта месяца.

Премии. Разовую или ежемесячную премию начисляют документом Зарплата → Премии. Вид премии должен быть заранее настроен (процент от оклада, фиксированная сумма, показатель). Премия автоматически войдёт в базу НДФЛ и взносов и, если так настроено, в средний заработок для будущих отпусков.

Доплаты и надбавки — Зарплата → Разовые начисления либо через плановые начисления в кадровых документах, если надбавка постоянная.

Удержания. Алименты, займы, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам вводят через Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания или разовым документом удержания. Для алиментов 1С сама рассчитает сумму от дохода после вычета НДФЛ и учтёт предел удержания.

Если премия или доплата относится к прошлому месяцу, её проводят текущим месяцем с указанием периода, за который она начислена, — это важно для корректного расчёта среднего заработка и НДФЛ.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»: основной расчёт

Когда все данные за месяц в базе, переходят к расчёту. Создают документ в Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, указывают месяц и организацию, нажимают Заполнить.

Что происходит при заполнении:

1. Подтягиваются плановые начисления (оклады, надбавки) по каждому сотруднику.
2. Из графиков и табелей берётся отработанное время, оклад считается пропорционально отработанным дням.
3. Учитываются ранее введённые отпуска, больничные, командировки — за эти дни оклад не начисляется.
4. Рассчитывается НДФЛ с учётом стандартных вычетов, указанных в карточке сотрудника.
5. Начисляются страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование и взносы на травматизм.

Результат разложен по вкладкам документа:

На каждой вкладке можно встать на строку сотрудника и нажать зелёный карандаш (Показать расчёт) — откроется подробная расшифровка: как получилась сумма оклада, по какой базе и ставке взят НДФЛ. Это главный инструмент разбора, когда сумма кажется неверной.

После проверки документ проводят. Межрасчётные выплаты (отпускные, больничные), выплаченные ранее в этом месяце, в итоговую сумму к выплате за месяц уже не попадут повторно — программа ведёт учёт взаиморасчётов нарастающим итогом.

Как проверить начисление перед выплатой

Проводить ведомость, не сверив расчёт, — верный способ выплатить неверную сумму. Для проверки есть отдельные отчёты в Зарплата → Отчёты по зарплате.

• 📄 Расчётный листок — детализация по одному сотруднику: начислено, удержано, к выплате, остаток долга. То, что выдают работнику.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по всем: удобно бегло просмотреть колонку «К выплате» и поймать нулевые или аномально большие суммы.
• 📈 Полный свод начислений, удержаний и выплат — развёрнутая картина по организации для сверки с бухгалтерией.
• 🧾 Анализ взносов в фонды и Сводная справка по зарплате — для контроля сумм НДФЛ и взносов перед сдачей отчётности.

На что смотреть в первую очередь:

• нет ли сотрудников с нулём к начислению (забыли график или отсутствие);
• не превышает ли сумма удержаний допустимый предел;
• совпадает ли число сотрудников в расчёте с фактической численностью;
• сходится ли НДФЛ: исчисленный должен равняться удержанному после выплаты.

Формирование ведомости и выплата зарплаты

Начисление показывает, сколько положено, но денег не двигает. Выплату оформляют отдельной ведомостью — в разделе Выплаты.

Вид ведомости выбирают по способу выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — для зарплатного проекта, одной организации и одному банку. По ней формируется файл для отправки реестра в банк.
• 💳 Ведомость на счета — когда сотрудники получают на карты разных банков по личным заявлениям.
• 💵 Ведомость в кассу — выплата наличными, под неё печатают платёжную ведомость Т-53.

Порядок действий:

1. Создайте ведомость, укажите месяц и вид выплаты (Зарплата за месяц, Аванс, Отпускные, Больничный).
2. Нажмите Заполнить — подтянутся сотрудники и суммы к выплате по проведённым начислениям.
3. Проверьте суммы, при выплате через банк сформируйте файл или реестр кнопкой выгрузки.
4. Проведите ведомость.

Именно проведение ведомости фиксирует удержание НДФЛ и дату фактической выплаты дохода. Поэтому дату ведомости ставят ту, когда деньги реально уходят сотрудникам, — от неё зависят сроки перечисления налога и строки в отчётности 6-НДФЛ.

После выплаты НДФЛ перечисляют в бюджет единым налоговым платежом в установленный срок, а сведения о его начислении подают в составе уведомления об исчисленных суммах. Начисление удержанного налога в учёте закрывается проведённой ведомостью.

Если суммы не сходятся: разбор частых ошибок

Когда расчётный листок показывает не то, что ожидали, ищите причину по симптому, а не пересчитывайте вслепую.

Общее правило разбора: любую сумму в ЗУП можно «раскопать» до исходных данных через Показать расчёт на строке сотрудника. Если расшифровка верна, а итог нет — ошибка в исходных документах месяца, а не в самом начислении. Исправляют её не в документе зарплаты, а там, где данные введены: в графике, кадровом документе, отпуске или больничном, после чего начисление перезаполняют.

Последовательность, которая экономит пересчёты: кадры и графики → отсутствия и межрасчётные выплаты → начисление зарплаты → проверка отчётами → ведомость. Нарушите порядок — и каждое начисление задним числом потянет за собой перерасчёт следующего.