Расчёт зарплаты в ЗУП 3.1 за месяц: от табеля до отражения в бухучёте

Зарплату в 1С:ЗУП 3.1 начисляют одним документом — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Выберите месяц и организацию, нажмите Заполнить, проверьте начисления, удержания, НДФЛ и взносы, проведите. Всё остальное — подготовка до этого документа и действия после: выплата ведомостью, отражение в бухучёте и отчёты.

Начислять зарплату в 1С можно двумя путями. Первый — полностью в ЗУП с последующей передачей проводок в 1С:Бухгалтерию. Второй — прямо в БП 3.0, если штат небольшой и хватает её встроенного блока. Порядок для ЗУП 3.1 одинаков каждый месяц: расчёт идёт по графикам, отклонениям и плановым начислениям.

1. Подготовка: кадры, графики и учёт рабочего времени

Документ начисления не придумывает данные. Он собирает то, что уже введено в базу за месяц. Если чего-то нет — сумма будет неверной, а программа не предупредит.

Что должно быть в базе до расчёта:

• 👤 Кадровые документы — Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение. Именно в них задаются плановые начисления (оклад, надбавки) и способ расчёта аванса.
• 📅 График работы — у каждого сотрудника. По нему ЗУП считает норму и фактически отработанное время.
• 🏖️ Отклонения — Отпуск, Больничный лист, Командировка, Отгул, Прогул, неявка. Каждый такой документ «вырезает» дни из оклада и начисляет своё.
• 💰 Разовые начисления — Премия, Материальная помощь, Разовое начисление.
• 🔢 Показатели — документ Данные для расчета зарплаты, если часть начислений зависит от выработки, процента с продаж или ночных часов.

Нужен ли табель

По умолчанию ЗУП 3.1 считает, что сотрудник отработал по графику, если нет документа-отклонения. Отдельный Табель (раздел Зарплата) нужен, когда:

1. Учёт ведётся суммированно и фактические часы расходятся с графиком.
2. Есть сверхурочные, работа в выходные или ночные часы, которые не оформлены отдельными документами.
3. Табель приходит от подразделений и его проще загрузить целиком.

Настройки, которые проверяют один раз

Откройте Настройка → Расчет зарплаты. Здесь включаются возможности: сдельные работы, премии, удержания, учёт сверхурочных. Если флажок выключен, нужных видов начислений просто не будет в списке.

Тариф страховых взносов и признаки организации (МСП, льготы) задаются в учётной политике организации. Ошибка там потом тянется в каждый расчёт.

2. Как начислить зарплату и взносы в ЗУП 3.1

Порядок действий в самом документе.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение.
3. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников, у которых есть начисления за этот месяц.
4. Просмотрите вкладки документа: Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы.
5. Если сумма вызывает вопрос — выделите строку и откройте расшифровку расчёта: видно, из каких показателей и дней она получилась.
6. Проведите документ.

Что происходит на каждой вкладке

НДФЛ и взносы: какие ставки сработают

НДФЛ в ЗУП считается по прогрессивной шкале. Для основной части доходов налоговых резидентов ставка 13 % до 2,4 млн ₽ дохода за год, 15 % — с суммы превышения до 5 млн ₽, далее 18, 20 и 22 % по ступеням. Программа сама отслеживает доход нарастающим итогом.

Взносы считаются по единому тарифу. Ставка и предельная база берутся из настроек программы и обновляются вместе с релизом. Перед первым расчётом нового года обновите ЗУП, иначе база и ставки останутся прошлогодними.

Пример расчёта

Сотрудник с окладом 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня по графику. Он отработал 18 дней, 4 дня был на больничном.

• Оклад за 18 дней: 60 000 / 22 × 18 = 49 090,91 ₽.
• Больничный рассчитан отдельным документом и в оклад не попадает.
• НДФЛ 13 % с 49 090,91 ₽ = 6 382 ₽ (налог округляется до рубля).
• На руки по окладу: 49 090,91 − 6 382 = 42 708,91 ₽, минус выплаченный аванс.

Проверить формулу можно калькулятором ниже: он показывает НДФЛ, сумму на руки и взносы работодателя.

3. Аванс и выплата зарплаты: ведомости и удержания

Выплата в ЗУП — отдельный шаг. Начисление показывает, сколько заработано. Ведомость показывает, сколько и когда отдано.

Как настроить аванс

Способ аванса задаётся в документе Прием на работу или Кадровый перевод:

• фиксированной суммой — например, 20 000 ₽ каждому;
• процентом от тарифа — например, 40 % оклада;
• расчётом за первую половину месяца — тогда сначала оформляют документ начисления за первую половину, и аванс считается по факту отработанных дней.

Статья 136 ТК РФ требует платить зарплату не реже двух раз в месяц, поэтому аванс — обязательная часть цикла.

Какие ведомости бывают

Все они в разделе Выплаты. В ведомости укажите, что выплачиваете — аванс или зарплату за месяц, — и нажмите Заполнить. Сумма к выплате = начислено − НДФЛ − удержания − выплаченный аванс.

Удержания из зарплаты

• 📄 Исполнительный лист — алименты и взыскания. Вводится документом Исполнительный лист, удерживается автоматически при каждом начислении.
• 🧾 Займ сотруднику — погашение удерживается по графику договора.
• 🔁 Прочие удержания — профсоюзные взносы, добровольное страхование и т. п.

Когда считается НДФЛ к перечислению

С 2023 года НДФЛ привязан к дате выплаты, а не к месяцу начисления. Поэтому при проведении ведомости ЗУП регистрирует удержанный налог именно на дату выплаты.

Сроки по ЕНП такие:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число, — уведомление до 25-го, уплата до 28-го;
• налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, — уведомление до 3-го, уплата до 5-го числа следующего месяца;
• взносы за месяц — уведомление до 25-го, уплата до 28-го числа следующего месяца.

Уведомление об исчисленных суммах формируется в ЗУП и отправляется через 1С-Отчётность.

4. Как отразить начисленную зарплату в бухгалтерском учёте

Если бухучёт ведётся в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП передаёт туда итоги одним документом за месяц.

Способы отражения

Каждому начислению нужен способ отражения: на какой счёт и с какой аналитикой идут затраты. Способы хранятся в справочнике Способы отражения зарплаты в бухучете. Назначить их можно:

1. в самом виде начисления — для всех сотрудников;
2. в подразделении — например, цех на 20, офис на 26;
3. в карточке сотрудника или в кадровом документе — для исключений.

Приоритет у более частной настройки: сотрудник важнее подразделения, подразделение важнее вида начисления.

Документ отражения и обмен

1. В ЗУП создайте документ Отражение зарплаты в бухучете за месяц и нажмите Заполнить.
2. Проверьте, что у всех строк заполнен способ отражения. Пустая строка в БП превратится в проводку без счёта затрат.
3. Проведите документ.
4. Запустите синхронизацию: Администрирование → Синхронизация данных.
5. В БП найдите загруженный документ Отражение зарплаты в учете и проведите его, если он пришёл непроведённым.

Проводки, которые появятся в БП

Выплату зарплаты в БП оформляет бухгалтер документом Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление заработной платы». Он закрывает долг на 70 счёте.

5. Закрытие месяца по зарплате: перерасчёты и оценочные обязательства

В ЗУП нет единой обработки «закрыть месяц», как в БП. Закрытие — это набор обязательных действий в правильном порядке.

1. Перерасчёты. Если документ задним числом изменил прошлый месяц (поздний больничный, исправленный перевод), ЗУП регистрирует перерасчёт. Он подтянется в текущее начисление при заполнении. Проверьте, что перерасчёты попали в документ, а не висят отдельно.
2. Начисление зарплаты и взносов за месяц — основной документ из раздела 2.
3. Оценочные обязательства по отпускам — если организация их создаёт по ФСБУ. Документ ищите в разделе Зарплата по слову «оценочные».
4. Ведомости на выплату зарплаты за месяц.
5. Отражение зарплаты в бухучёте и синхронизация с БП.
6. Уведомления по НДФЛ и взносам для ЕНП.

Типичные сбои на закрытии

• 🔴 Сотрудник не попал в документ — у него нет графика работы или кадровый документ не проведён.
• 🔴 Оклад начислен за полный месяц, хотя был отпуск — документ Отпуск не проведён или введён после начисления. Перезаполните начисление.
• 🔴 НДФЛ в ведомости ноль — в ведомости не включён расчёт налога либо налог уже удержан другой ведомостью.
• 🔴 В БП нет проводок по взносам — у вида начисления не указан способ отражения или он не подходит для взносов.

6. Отчёты для проверки начисленной зарплаты

После проведения начисления и выплаты сверьте результат отчётами из Зарплата → Отчеты по зарплате и Налоги и взносы.

Сверка ЗУП и БП

Суммы по счёту 70 в оборотно-сальдовой ведомости БП должны совпасть со сводом начислений и выплат в ЗУП за тот же месяц. Расхождение обычно означает одно из трёх:

1. отражение не перепровели после исправления расчёта;
2. выплату провели в БП, а ведомость в ЗУП — нет (или наоборот);
3. обмен не забрал последний документ.

Регламентная отчётность

Квартальные 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения формируются в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность на основе тех же данных. Если отчёты за месяц бьются, квартальная отчётность обычно тоже сходится с первого раза.

Частые вопросы