Как начислить отпускные в 1С ЗУП и Бухгалтерии 8.3

Отпускные в 1С считаются по одной формуле: средний дневной заработок умножается на число календарных дней отпуска. Средний дневной заработок программа берёт как сумму выплат за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска, делённую на 12 и на 29,3.

Всю арифметику делает документ «Отпуск». Он сам подтягивает заработок из базы, рассчитывает средний, начисляет сумму, удерживает НДФЛ и считает страховые взносы. От бухгалтера требуется правильно его заполнить и проверить результат. Ниже — где документ находится в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, как устроен расчёт среднего и на что смотреть при проверке.

С чего начать: календарь и график работы

Отпускные привязаны к календарным дням, а не к рабочим, поэтому график сотрудника на сумму отпуска напрямую не влияет. Но он влияет на то, какие месяцы считаются отработанными полностью, и на расчёт зарплаты за дни до и после отпуска.

Перед первым начислением проверьте два справочника:

• 🗓 Производственный календарь — в ЗУП 3.1 он в разделе Настройка, в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры. Календарь должен быть заполнен на текущий год, иначе программа не определит рабочие и праздничные дни.
• ⏱ График работы сотрудника — задаётся в кадровых документах (приём, перевод). Пятидневка, сменный график или неполное время меняют расчёт дней, но не формулу среднего для отпуска.

Нормативная основа расчёта — Постановление Правительства РФ № 922. Именно оно определяет, какие выплаты входят в базу среднего заработка, а какие периоды и суммы из неё исключаются.

Где создать документ «Отпуск»

Документ один и там, и там, но лежит в разных разделах:

Учтите: вести расчёт зарплаты в Бухгалтерии можно только для организаций примерно до 60 человек. Для большего штата или сложного учёта используют ЗУП, а суммы переносят в Бухгалтерию синхронизацией.

При заполнении документа:

1. Выберите сотрудника и месяц начисления.
2. Укажите даты отпуска — с первого по последний календарный день включительно.
3. Программа сама подставит вид начисления «Отпуск» (ежегодный оплачиваемый) и рассчитает средний заработок.
4. Проверьте дату выплаты. Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ) — поставьте дату выплаты с запасом.

Если сотрудник берёт несколько видов отпуска сразу (например, основной и дополнительный), их можно добавить в один документ отдельными строками.

Как программа считает средний заработок

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск. Если отпуск с 10 марта, в расчёт идёт период с 1 марта прошлого года по 28 (29) февраля текущего.

В базу среднего заработка попадают выплаты, связанные с трудом: оклад, премии, надбавки, доплаты. Не входят в неё и исключаются вместе с относящимися к ним днями:

• 🏥 больничные и декретные;
• ✈️ командировки и другие периоды с сохранением среднего заработка;
• 🏖 прошлые отпуска;
• ⏸ простои и дни освобождения от работы.

Дальше формула зависит от того, полностью ли отработан расчётный период.

Период отработан полностью. Среднедневной заработок считается так:

База за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3

Есть не полностью отработанные месяцы. Для каждого такого месяца программа считает отработанные календарные дни:

29,3 ÷ дни месяца × отработанные календарные дни

Затем складывает 29,3 за полные месяцы и полученные доли за неполные, и делит базу на эту сумму. Сумма отпускных — среднедневной заработок, умноженный на число дней отпуска.

Как учитываются премии

Премии в базу входят, но по особым правилам из пункта 15 Постановления № 922:

• 🔹 Ежемесячные премии — не более одной за каждый показатель премирования за каждый месяц расчётного периода.
• 🔹 Квартальные и за период больше месяца — в размере начисленного за каждый показатель, но не больше месячной части за каждый месяц периода.
• 🔹 Годовая премия за предшествующий календарный год учитывается полностью, независимо от того, в каком месяце её начислили.

Если расчётный период отработан не полностью, премии (кроме начисленных пропорционально отработанному времени) программа пересчитывает исходя из фактически отработанного времени.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽, период отработан полностью:

• база за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 ₽;
• среднедневной: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 ₽;
• отпуск 28 дней: 2 047,78 × 28 = 57 337,84 ₽.

Если в одном из месяцев сотрудник болел и отработал, скажем, 21 календарный день из 31, этот месяц войдёт в делитель не как 29,3, а как 29,3 ÷ 31 × 21 ≈ 19,85 дня. Чем больше неполных месяцев, тем сильнее меняется среднедневной заработок.

Суммы программа округляет до копеек на каждом шаге, поэтому ручной расчёт может разойтись с 1С на копейку — это нормально и ошибкой не считается.

Повышение окладов и индексация среднего

Если в организации повышали оклады, средний заработок для отпуска нужно проиндексировать — иначе отпускные будут занижены. Это требование пункта 16 Постановления № 922, и 1С его выполняет автоматически при одном условии.

Индексация применяется, только если оклады повысили всем сотрудникам организации или всему подразделению. Если подняли оклад одному человеку, это не индексация, и коэффициент не применяется.

Коэффициент повышения программа считает так:

Новый оклад ÷ старый оклад

На этот коэффициент умножаются выплаты, начисленные до момента повышения. Выплаты после повышения остаются без изменений.

Чтобы расчёт сработал, повышение должно быть проведено штатным документом (изменение планового начисления, кадровый перевод или изменение штатного расписания), а не разовой правкой суммы. Тогда программа увидит и дату, и размер повышения.

Как проверить расчёт

Не подписывайте приказ, пока не свели расчёт. В документе «Отпуск» рядом с суммой среднего заработка есть команда для просмотра детализации (в ЗУП — значок с карандашом у поля среднего). Она открывает форму, где по месяцам видно:

• какие суммы вошли в базу;
• сколько дней отработано в каждом месяце;
• коэффициент индексации, если он применялся;
• итоговый среднедневной заработок.

Из документа можно вывести печатную форму с подробным расчётом среднего — её удобно прикладывать к приказу и показывать сотруднику при вопросах.

Пройдитесь по короткому списку перед проведением.

После проведения сверьте начисленные суммы в расчётном листке сотрудника: там отпускные, НДФЛ и доходы видны вместе за месяц. Если итог вызывает сомнения, пересчитайте его по формуле вручную для одного сотрудника — расхождение почти всегда указывает на лишний или пропущенный месяц в расчётном периоде либо на неучтённое повышение оклада.

Частые ошибки при начислении

Пустой расчётный период. Если учёт в программе начали недавно, за прошлые месяцы данных нет — средний считается только по тому, что есть в базе, и выходит заниженным. Доходы за период до начала учёта нужно внести вручную специальным документом ввода данных о заработке.

Не исключены периоды с сохранением среднего. Если больничный или командировка не проведены отдельными документами, их дни и суммы ошибочно попадут в базу. Проверьте, что все такие начисления введены до расчёта отпуска.

Отпуск на стыке месяцев. Когда отпуск захватывает два месяца, суммы разносятся по месяцам — это важно для НДФЛ и резерва. Программа делает это сама, но проверьте разбивку.

Повышение окладов разовой правкой. Если оклад изменили не документом, а вручную в начислении, индексация среднего не сработает. Отпускные окажутся занижены.

Ручная правка суммы отпускных. Если переписать итог в документе руками, расхождение всплывёт при проверке страховых взносов и НДФЛ. Исправлять нужно исходные данные (доходы, даты, повышение), а не результат.

Неверный затратный счёт. Отпускные производственного рабочего, попавшие на счёт 26 вместо 20, искажают себестоимость. Счёт отражения задаётся в настройках по сотруднику или подразделению — проверьте его до проведения.

Выплата позже срока. Дата выплаты позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — нарушение статьи 136 ТК РФ и повод для претензий трудовой инспекции.

Отпускные в бухгалтерском и налоговом учёте

При проведении документ формирует движения, а сами проводки создаются при синхронизации с Бухгалтерией или, если учёт ведётся в Бухгалтерии, сразу.

Затратный счёт (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник, и подставляется по настройкам отражения зарплаты.

Резерв отпусков. В бухгалтерском учёте оценочное обязательство на оплату отпусков обязательно по ПБУ 8/2010 — его начисляют ежемесячно (Дт затрат Кт 96), а при выплате отпускных списывают за счёт резерва. Малые предприятия, которые ведут упрощённый учёт, резерв могут не создавать. В налоговом учёте резерв на оплату отпусков — право, а не обязанность: его создают по решению в учётной политике (ст. 324.1 НК РФ).

НДФЛ и взносы. Отпускные облагаются НДФЛ (ставка 13% или 15% с превышения) и страховыми взносами на общих основаниях. НДФЛ удерживается при выплате. Взносы с 2023 года перечисляются в составе единого платежа, их администрирует СФР — объединённый Социальный фонд, пришедший на смену ПФР и ФСС.

Отчётность. Дата получения дохода в виде отпускных — день их фактической выплаты, поэтому в 6-НДФЛ они попадают в тот период, когда были выплачены, а не когда начинается отпуск. Если документ провели, а дату выплаты задали неверно, суммы встанут не в тот период отчёта — это ещё одна причина внимательно проверять дату выплаты.

Особые случаи: декрет и сдвиг периода

Иногда стандартный расчётный период не работает , и Постановление № 922 задаёт исключения — программа применяет их сама, но понимать логику полезно.

Весь период исключён. Если все 12 месяцев состоят из исключаемых периодов — например, сотрудница была в отпуске по уходу за ребёнком и сразу уходит в ежегодный, — берётся ближайший предшествующий период той же длины, в котором есть отработанные дни и заработок.

Нет отработанных дней и до этого. Если и раньше отработанного времени не было, средний считают исходя из начислений за дни месяца, в котором начинается отпуск, до его начала.

Районный коэффициент. Если в регионе действует районный коэффициент, он уже входит в оклад и премии, а значит, автоматически попадает в базу среднего. Отдельно на готовую сумму отпускных его не начисляют.

Дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, северные) считаются по той же формуле, что и основной, — отличается только число оплачиваемых дней.

Частые вопросы