Где лежат договоры в 1С и как найти нужный

Договоры в 1С:Бухгалтерии 8.3 хранятся не в журнале документов, а в справочнике, который привязан к контрагенту. Поэтому быстрее всего открыть нужный договор из карточки контрагента: Справочники → Контрагенты, найти организацию и перейти по ссылке Договоры в верхней части формы. Там — все договоры именно этого контрагента.

Если контрагент неизвестен, а на руках только номер или примерная дата, ищут по общему списку, через документ, в котором договор уже подставлен, или запросом. Каждый способ описан ниже с точными путями меню, от самого простого к тем, что нужны редко. Все пути приведены для 1С:Бухгалтерии 8.3 с интерфейсом «Такси»; в других типовых конфигурациях логика та же, отличаются только названия разделов.

Список договоров: откуда он открывается

Общий справочник договоров в 1С называется «Договоры контрагентов». Он доступен:

• из карточки контрагента — ссылка Договоры в шапке формы (показывает договоры одного контрагента);
• из раздела Справочники — группа команд по покупкам и продажам, пункт Договоры (показывает все договоры всех контрагентов).

В списке стоит сразу настроить колонки, чтобы видеть главное: наименование, контрагента, номер и дату. Нажмите Еще → Изменить форму и включите нужные поля, если какой-то колонки не хватает.

По каким полям договора вообще можно искать

Прежде чем искать, полезно понимать, какие реквизиты несёт карточка договора — именно по ним и работают все инструменты поиска:

• Наименование — произвольная строка, по ней идут ввод по первым буквам и подстановка в документы;
• Номер и Дата — реквизиты из бумажного договора;
• Контрагент (владелец) — к нему договор привязан;
• Организация — ваша фирма, по ней часто стоит отбор в списке;
• Вид договора — с поставщиком, с покупателем, с комиссионером и т.д.;
• Валюта и срок действия — для отбора в отчётах.

Если по номеру договор не находится, вспомните: номер в 1С — это текстовое поле, и пробелы, дефисы или ведущие нули в нём должны совпадать с тем, что вы вводите. Поэтому для номеров надёжнее искать по фрагменту, а не по точному совпадению.

Поиск по номеру, дате и контрагенту

Самый частый случай — договор знают «в лицо»: номер, дата, контрагент. В открытом списке договоров есть несколько инструментов.

Ввод по первым буквам. Просто начните печатать, когда курсор стоит в списке. 1С отфильтрует строки по колонке, по которой список отсортирован. Кликните по заголовку колонки «Контрагент» — список отсортируется по контрагентам, и набор первых букв названия быстро подведёт к нужным договорам.

Поиск Ctrl+F. Нажмите Ctrl+F или Еще → Найти. Откроется окно, где можно задать, что искать и где — в текущей колонке или во всех. Введите номер договора или фрагмент наименования и нажмите «Найти». Отменить подсветку найденного и вернуть полный список — Ctrl+Q или команда Отменить поиск в том же меню Еще.

Отбор по полю. Когда номеров много и нужно оставить только договоры за период или по одному контрагенту, откройте Еще → Настроить список → вкладка Отбор. Добавьте условие: по полю «Дата» — диапазон, по полю «Контрагент» — конкретную организацию, по полю «Организация» — свою фирму, если учёт ведётся по нескольким. Отбор держится, пока вы его не снимете, поэтому после работы его лучше очистить.

Если контрагента знаете, а договор нет, идите от общего списка договоров: отсортируйте по колонке «Контрагент», наберите первые буквы его названия — список сам сгруппирует все договоры этой организации рядом. Дальше выбирайте нужный по номеру или дате глазами. Это быстрее, чем открывать карточку контрагента, когда таких контрагентов с похожими названиями несколько.

Сравнение трёх приёмов:

Горячие клавиши, которые ускоряют поиск

Мышь в списках 1С почти не нужна. Клавиши, которые реально экономят время при работе с договорами:

• Ctrl+F — открыть поиск в списке;
• Ctrl+Q — отменить поиск и вернуть полный список;
• F5 — открыть выделенный элемент (или двойной клик);
• Ctrl+End / Ctrl+Home — перейти к последней и первой строке списка;
• Ctrl+N — создать новый договор, если найти не удалось и его просто ещё нет в базе.

Найти договор через документ, в котором он стоит

Часто номер договора не помнят, зато помнят накладную, счёт или акт, в которых он фигурировал. Договор можно открыть прямо из такого документа.

1. Откройте нужный документ реализации, поступления, счёт или акт.
2. Найдите в его шапке поле Договор — это гиперссылка.
3. Щёлкните по названию договора — откроется его карточка.

Если нужно увидеть всю цепочку связанных документов (какой договор, по каким счетам и накладным проходил), в открытом документе выберите Еще → Структура подчинённости. Отчёт покажет документы-основания и документы, которые введены на основании текущего, — в том числе договор, если он участвует в цепочке.

Когда и самого документа под рукой нет, но известен контрагент, заходят через журнал операций. Например, Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) или Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД): отфильтруйте список по контрагенту, откройте любой документ за нужный период — договор в его шапке и будет искомым. Тот же приём работает с банковской выпиской: в платёжном поручении или поступлении на расчётный счёт поле Договор тоже кликабельно.

Этот способ выручает, когда в справочнике договоров визуально похожих записей много, а привязка к конкретной хозяйственной операции известна точно.

Договор не виден в списке: что проверить

«Исчезнувший» договор почти всегда на месте — его просто скрывает отбор или пометка. Прежде чем решить, что запись потеряна, пройдитесь по причинам.

О пометке на удаление важно помнить главное: окончательно объекты стираются только через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Пока эту обработку не запускали, любой помеченный договор восстанавливается снятием пометки за секунду.

Когда нужен запрос или универсальный отчёт

Если договоров тысячи и нужен список по сложному условию (например, все договоры в валюте, или все с видом «С комиссионером», или заведённые за конкретный месяц), ручной поиск по списку проигрывает отчёту.

Универсальный отчёт. Встроенный инструмент, код писать не нужно. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт, в шапке выберите тип источника Справочник, а в соседнем поле — Договоры контрагентов. Затем через Настройки задайте отбор и колонки: номер, дата, контрагент, вид договора, валюта. Группировка по контрагенту или по виду договора сразу покажет, у кого сколько договоров и каких — это удобно для ревизии справочника перед сдачей отчётности. Готовую настройку можно сохранить как вариант и выводить повторно одним кликом.

Запрос на встроенном языке. Для разовой выборки подойдёт обработка «Консоль запросов» (запускается как внешний файл через Файл → Открыть). Справочник договоров в запросе называется Справочник.ДоговорыКонтрагентов, его владелец — контрагент. Пример выборки договоров по фрагменту номера:

ВЫБРАТЬ
    Договоры.Ссылка          КАК Договор,
    Договоры.Номер           КАК Номер,
    Договоры.Дата            КАК Дата,
    Договоры.Наименование    КАК Наименование,
    Договоры.Владелец        КАК Контрагент
ИЗ
    Справочник.ДоговорыКонтрагентов КАК Договоры
ГДЕ
    Договоры.Номер ПОДОБНО &Номер
    И НЕ Договоры.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Дата УБЫВ

В параметр Номер передайте значение вида %15%, чтобы найти все договоры, в номере которых встречается «15». Запрос в консоли выполняется без изменения данных — он только читает, поэтому безопасен для рабочей базы.

Чтобы договоры не терялись

Большинство проблем с поиском — это следствие беспорядка при заведении договоров. Несколько привычек снимают их заранее.

Отдельно про наименование. 1С подставляет договор в документы именно по наименованию, и в списках вы ищете тоже по нему. Шаблон вроде «Поставка. ООО Ромашка. № 15 от 01.03» ищется мгновенно, а «договор3» — нет. Договоритесь в бухгалтерии об одном шаблоне наименования и придерживайтесь его — тогда любой сотрудник найдёт нужную запись за пару секунд, а не будет перебирать весь список.

Полезно раз в квартал прогонять справочник универсальным отчётом с группировкой по контрагенту: так видно дубли (два одинаковых договора на одного контрагента) и записи без номера. Дубли лучше не удалять задним числом, если по ним уже есть движения, — достаточно пометить неверный договор и больше его не использовать.

И про виды договоров: если в документе поступления не находится договор, который точно есть, проверьте его вид. Для документов поступления подойдёт договор с видом «С поставщиком», для реализации — «С покупателем». Договор не того вида 1С в подбор не предложит, и кажется, что он «пропал».

Частые вопросы