Кто нам должен: отчёты, запросы и рассылки для контроля дебиторки в 1С

Быстрее всего найти должников в 1С: Бухгалтерии 3.0 через Руководителю → Расчеты с покупателями → Задолженность покупателей по срокам: отчёт сразу показывает, кто и сколько дней не платит. Если нужна точная сумма с учётом авансов — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62, детализация по контрагентам, развёрнутое сальдо. В УТ 11 основной инструмент — «Ведомость расчётов с клиентами» с группировкой по менеджеру, в ЗУП 3.1 — расчётный листок и строка долга за сотрудником.

Выбор простой. Нужен список «кто просрочил» для звонков — отчёт по срокам. Нужна цифра для баланса или претензии — ОСВ и акт сверки. Нужно разобраться, какая именно накладная не оплачена, — карточка счёта по одному контрагенту. Нужен еженедельный контроль без ручной работы — рассылка отчёта по расписанию.

Сравнение способов найти должника в 1С

Отчёты по задолженности в 1С: Бухгалтерии 3.0

Задолженность по срокам

Откройте Руководителю → Расчеты с покупателями. Там два отчёта: «Задолженность покупателей» (просто остаток) и «Задолженность покупателей по срокам» (остаток, разложенный по интервалам просрочки).

1. Укажите дату, на которую нужен срез.
2. Если в базе несколько организаций — выберите нужную, иначе долги сложатся.
3. Нажмите Сформировать.
4. В настройках отчёта при необходимости включите отбор по контрагенту или группе контрагентов.

Просрочку программа считает от срока оплаты. Срок берётся из договора с покупателем, а если в договоре он не задан — из общей настройки расчётов в параметрах учёта. Если срок нигде не указан, «просроченных» долгов отчёт не покажет, даже когда покупатель не платит полгода. Это первое, что стоит проверить, если отчёт подозрительно чистый.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту

Этот способ даёт цифру, которая совпадает с балансом.

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Счёт — 62. Период — до нужной даты.
3. В Показать настройки на вкладке группировки оставьте Контрагенты, при желании добавьте Договоры.
4. Включите развёрнутое сальдо по контрагентам.
5. Сформировать.

Дебетовое сальдо на конец периода — долг покупателя. Кредитовое — полученный от него аванс.

Почему ОСВ и отчёт по срокам расходятся

Чаще всего виноват незачтённый аванс. Покупатель заплатил вперёд, деньги легли на 62.02, а отгрузка прошла по другому договору или документу расчётов. В свёрнутом виде ОСВ покажет ноль, в развёрнутом — долг и аванс одновременно. Решение — проверить договор в реализации и, если нужно, провести зачёт документом «Корректировка долга ».

Карточка расчётов: какие документы не оплачены

Когда должник найден, следующий вопрос — за что именно. Для этого в БП 3.0 подходят три отчёта из Отчеты → Стандартные отчеты.

• 📄 Карточка счета — счёт 62, отбор по контрагенту. Показывает каждое движение с датой и документом. Удобно для коротких историй.
• 🔍 Анализ субконто — вид субконто Контрагенты, отбор по нужному. Собирает обороты по всем счетам сразу: видно и 62, и 76, и 60, если контрагент одновременно поставщик.
• 📊 ОСВ по счёту 62 с группировкой до документов расчётов — остаток по каждой накладной. Именно так находят старые «хвосты»: одна реализация двухлетней давности, по которой не хватило 340 рублей.

Для разговора с самим должником формируйте акт сверки: Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов, кнопка Создать, выбор контрагента, период, Заполнить. Документ печатается в стандартной форме, его можно отправить по ЭДО.

Долги сотрудников в 1С: ЗУП 3.1

В зарплатной программе «должник» — это сотрудник, которому начислили меньше, чем выплатили. Типичные случаи: аванс больше заработка за месяц, увольнение после отпуска, выданного авансом, ошибочный перерасчёт.

Где виден долг за сотрудником

1. Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок.
2. Выберите месяц и подразделение или конкретного сотрудника.
3. Внизу листка смотрите строку долга на конец месяца. Если там долг за работником — это и есть переплата.

Для списка по всей организации сформируйте сводную ведомость или расчётный листок по всем сотрудникам и отберите строки с долгом за работником. Если сотрудников сотни, удобнее отчёт по взаиморасчётам с сотрудниками с отбором по отрицательному сальдо — найдите его в той же группе отчётов по зарплате.

Что делать с найденным долгом

• ✅ Если работник продолжает работать — долг погасится следующим начислением автоматически.
• ✅ Если удержание нужно оформить явно — используйте удержание по исполнительному или прочему основанию в рамках закона.
• ⛔ Удерживать можно только в случаях из ст. 137 ТК РФ, и не больше 20% от каждой выплаты в общем случае (ст. 138 ТК РФ).

В 1С: Бухгалтерии 3.0 долг сотрудника по зарплате виден как дебетовое сальдо по счёту 70 в ОСВ с группировкой по работникам. Если зарплату ведёте в ЗУП, а бухгалтерию в БП, сверяйте обе программы: расхождение означает, что синхронизация прошла не до конца.

Должники по менеджерам в 1С: Управление торговлей 11

В УТ 11 дебиторку обычно контролируют не бухгалтеры, а руководители продаж. Поэтому важна группировка по ответственному.

Ведомость расчётов с клиентами

1. Откройте отчёты раздела Продажи и найдите «Ведомость расчетов с клиентами» (удобно через строку поиска по отчётам).
2. Задайте период.
3. В Настройках добавьте группировку по менеджеру — верхним уровнем, клиентов ниже.
4. Добавьте отбор «Конечный остаток долга больше 0».
5. Сформировать.

Менеджер в отчёте берётся из документов и карточки партнёра (поле основного менеджера). Если у части клиентов менеджер не заполнен, они уйдут в пустую группу. Заполните поле в карточках, и отчёт станет честным.

Задолженность клиентов по срокам

Для просрочки в УТ 11 есть отчёт по задолженности клиентов с разбивкой по срокам. Срок оплаты здесь управляется графиком оплаты из соглашения с клиентом или из заказа. Без графика оплаты долг не станет просроченным, как и в БП без срока в договоре.

Особенности расчётов по заказам

Если расчёты ведутся по заказам, а не по договору в целом, долг привязан к конкретному заказу. Это удобно: видно, какой заказ отгружен, но не оплачен. Но оплаты, разнесённые «не на тот заказ», дают одновременно долг и аванс по одному клиенту. Такие пары исправляют перераспределением оплаты, а не новыми документами.

Запрос для поиска должников: консоль вместо SQL

Прямые SQL-запросы к базе 1С не помогут. Таблицы в СУБД называются _AccRg1234, _Reference56 и меняются при обновлении, а ссылки хранятся в двоичном виде. Работать надо языком запросов 1С через консоль запросов — внешнюю обработку , которую запускают в режиме 1С:Предприятие.

Пример для БП 3.0: итоговый долг каждого покупателя по всем субсчетам 62 с учётом авансов.

ВЫБРАТЬ
    Остатки.Субконто1 КАК Контрагент,
    СУММА(Остатки.СуммаОстаток) КАК Долг
ИЗ
    РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Остатки(
        &ДатаСреза,
        Счет В ИЕРАРХИИ (&Счет62),
        ,
        Организация = &Организация) КАК Остатки
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Остатки.Субконто1
ИМЕЮЩИЕ
    СУММА(Остатки.СуммаОстаток) > 0
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Долг УБЫВ

Как заполнить параметры:

1. &Счет62 — выберите счёт 62 из плана счетов.
2. &Организация — нужную организацию.
3. &ДатаСреза — начало следующего дня после даты отчёта. Виртуальная таблица остатков берёт движения строго до указанного момента, поэтому для остатка на 31 марта укажите 1 апреля.

СуммаОстаток — это дебет минус кредит, поэтому аванс по 62.02 сразу уменьшает долг. Если нужно видеть именно «грязную» дебиторку без зачёта авансов, замените выражение на СУММА(Остатки.СуммаОстатокДт) и уберите субсчёт авансов из условия.

Автоматический контроль должников: рассылка и регламентные задания

Отдельного регламентного задания «найти должников» в типовых конфигурациях нет. Автоматизацию собирают из рассылки отчётов, которая сама работает на регламентном задании.

Настройка рассылки

1. Сформируйте нужный отчёт — например, «Задолженность покупателей по срокам» — и сохраните вариант с отборами.
2. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов.
3. Создать, добавьте сохранённый вариант отчёта.
4. Получатели — пользователи или адреса электронной почты; формат — например, Excel или PDF.
5. На вкладке расписания задайте, скажем, каждый понедельник в 8:00.
6. Сохраните и выполните пробную отправку.

Для почты нужна настроенная системная учётная запись электронной почты в разделе Администрирование.

Когда рассылка не приходит

• 🖥️ Файловая база. Регламентные задания выполняются только пока открыт хотя бы один сеанс 1С. Если в 8:00 понедельника никто не зашёл, письмо уйдёт позже.
• 🌐 Клиент-серверная база . Проверьте в консоли кластера, что для информационной базы не установлена блокировка регламентных заданий.
• ✉️ Почта. Ошибки отправки видны в журнале регистрации с отбором по событию рассылки.

На чём спотыкаются при поиске должников

Ниже то, что даёт неверный список должников, даже когда отчёт сформирован правильно.

Отдельная история — долги старше трёх лет. Их не нужно искать каждую неделю: проведите инвентаризацию расчётов, создайте резерв по сомнительным долгам на счёте 63, если по учётной политике он формируется, и спишите безнадёжные. Что считается сомнительным и безнадёжным долгом для налогового учёта, определяет ст. 266 НК РФ.

Частые вопросы