Где посмотреть номер таможенной декларации в 1С: Бухгалтерии

Номер ГТД в 1С 8.3 хранится не в карточке товара, а в строке документа: откройте поступление, в котором товар пришёл, и посмотрите колонку Номер ГТД в табличной части Товары. Все номера, которые когда-либо вводились в базу, собраны в справочнике Номера таможенных деклараций. Если колонки нет совсем, в базе выключен учёт импортных товаров.

Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». Если номер известен, а нужно найти документы с ним, — ищите через справочник и поиск ссылок на объект: так за пару минут собирается вся история одной декларации.

Где 1С хранит номер декларации

Номер ГТД (сейчас в документах его чаще называют «регистрационный номер декларации на товары», ДТ) живёт в нескольких местах сразу. Справочник — это просто список номеров, а «привязка» номера к конкретному товару и партии делается в строке документа.

Формат номера стандартный: код таможенного органа (8 цифр), дата регистрации ДДММГГ и порядковый номер (7 цифр) через косую черту. Пример: 10130090/150325/0012345. Для прослеживаемых товаров к номеру добавляется ещё / и трёхзначный номер товара по декларации — получается регистрационный номер партии товаров (РНПТ), например 10130090/150325/0012345/001.

Номер ГТД в поступлении: пошагово

Это самый быстрый способ, если вы знаете, от какого поставщика и когда пришёл товар.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Найдите документ: отфильтруйте список по контрагенту или воспользуйтесь строкой поиска над списком (Ctrl+F), введя номер входящей накладной.
3. Откройте документ и перейдите на вкладку Товары.
4. Прокрутите таблицу вправо: колонки Страна происхождения и Номер ГТД обычно стоят в конце, после сумм НДС.
5. Чтобы скопировать номер, щёлкните по ячейке и нажмите Ctrl+C. Если нужно открыть сам элемент справочника, нажмите на ячейку дважды или выберите значение через кнопку выбора.

Когда поставщик присылает УПД через ЭДО, номер декларации обычно подтягивается в строки поступления автоматически при загрузке документа. Если поставщик графу 11 не заполнил, в 1С её тоже не будет — запрашивайте исправленный документ, а не дописывайте номер «на глаз».

Если поступлений много

Когда товар закупали десятками партий и непонятно, в каком документе нужная строка, проще идти от номенклатуры:

1. Откройте карточку товара в Справочники → Номенклатура.
2. Используйте отчёт Карточка счёта по счёту 41 (или 10) с отбором по этой номенклатуре: Отчеты → Карточка счета.
3. В отчёте видны все приходные документы по товару. Дважды щёлкните по строке — откроется поступление, а в нём колонка Номер ГТД.

Карточка товара: что там есть, а чего нет

Частое ожидание — открыть номенклатуру и увидеть номер ГТД. Так работает не всегда, и причина логичная: одна позиция может прийти по десятку разных деклараций, а карточка у неё одна.

При включённом учёте импортных товаров в карточке номенклатуры могут быть поля Страна происхождения и номер декларации. Они служат для подстановки по умолчанию: при вводе товара в поступление 1С заполнит строку этими значениями. Это удобно, если позиция годами идёт по одной ГТД.

Чего в карточке нет:

• 🚫 истории — какие номера были у партий раньше;
• 🚫 остатков в разрезе деклараций;
• 🚫 гарантии, что номер в карточке совпадает с тем, что стоит в конкретном документе.

Поэтому для ответа покупателю или налоговой ориентируйтесь на документ, а не на карточку. Карточка подскажет только «типичный» номер.

Для прослеживаемых товаров в карточке дополнительно стоит признак прослеживаемости и код ТН ВЭД. Если признак стоит, 1С будет требовать РНПТ в строках документов, и номер с номером товара по декларации нужно искать уже в них.

Поиск по номеру: справочник, ссылки и отчёты

Бывает обратная задача: номер известен, нужно понять, где он использован. Например, пришло требование по конкретной декларации.

Справочник номеров деклараций

1. Включите полный список команд: Главное меню (☰) → Сервис → Параметры, флажок Отображать команду "Все функции".
2. Откройте Главное меню → Все функции → Справочники → Номера таможенных деклараций.
3. Нажмите Ctrl+F и введите часть номера — достаточно последних 7 цифр.

Если номер не находится, его в базу не вводили. Если находится два похожих элемента — это дубль (о нём ниже).

Где использован номер

1. Выделите найденный элемент в справочнике.
2. Откройте Главное меню → Все функции → Стандартные → Поиск ссылок на объекты.
3. Добавьте в список выделенный номер и запустите поиск.

1С покажет все документы, в которых встречается этот номер: поступления, реализации, счета-фактуры, корректировки. Это самый надёжный способ «собрать» историю одной декларации.

Отчёты

Стандартная оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 номер ГТД не показывает: декларация не является субконто счёта. Для отчёта в разрезе деклараций используйте Отчеты → Универсальный отчет:

• 📊 тип источника — регистр накопления;
• 🔎 в списке регистров выберите тот, в названии которого есть «таможенн» или «ГТД» (это регистр учёта товаров по номерам деклараций);
• 🧮 вид — остатки и обороты, группировки — номенклатура и номер декларации.

Так видно, сколько товара по каждой ГТД пришло, сколько продано и сколько лежит на складе. Для проданного товара удобнее смотреть Книгу продаж и сами счета-фактуры: в них номер декларации стоит по каждой строке.

Колонки «Номер ГТД» нет: включаем учёт

Если в поступлении нет ни колонки Номер ГТД, ни Страна происхождения, функциональность импортных товаров выключена.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. На вкладке Запасы установите флажок Импортные товары.
3. Если торгуете товарами из перечня прослеживаемых, на той же форме включите прослеживаемость (флажок про прослеживаемость импортных товаров).
4. Закройте форму и заново откройте документ поступления — колонки появятся.

Флажок может быть недоступен для снятия, если в базе уже есть документы с номерами ГТД. Это нормально: 1С не даёт выключить учёт, по которому есть данные.

Если флажок стоит, а колонки всё равно не видно, её скрыли в настройках формы конкретного пользователя.

Ошибки с ГТД, из-за которых номер «теряется»

Часто номер в базе есть, но в нужном месте его не видно. Вот что встречается на практике.

Номер не попал в счёт-фактуру покупателю

Счёт-фактура берёт номер декларации из строк реализации. Если в реализации колонка пустая, графа 11 тоже будет пустой.

Что проверить:

1. Откройте реализацию и посмотрите колонку Номер ГТД в строке товара.
2. Если пусто — посмотрите, заполнен ли номер в поступлении этой партии. Без номера на приходе 1С нечего подставлять при продаже.
3. Заполните номер в реализации, перепроведите документ и заново сформируйте печатную форму счёта-фактуры.

Если счёт-фактура уже отправлена покупателю, исправление оформляют исправленным счётом-фактурой, а не правкой старого документа задним числом.

Дубли в справочнике

Один и тот же номер введён дважды: например, 10130090/150325/0012345 и 10130090/150325/0012345 с пробелом на конце или с другой косой чертой. Для 1С это два разных элемента, и остатки «расползаются» по ним.

Исправление: найдите оба элемента через Ctrl+F, выберите правильный, а через поиск ссылок посмотрите документы с неправильным и поменяйте в них номер. Лишний элемент пометьте на удаление.

Российский товар с номером ГТД

Если товар произведён в России, номер декларации в счёт-фактуре не указывают — ставят прочерк. Номер, ошибочно подставленный из карточки номенклатуры, — частая причина вопросов от покупателей. Проверьте карточку и уберите номер по умолчанию, если он там не к месту.

Товар из ЕАЭС

При ввозе из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан и др.) таможенной декларации нет, поэтому и номера ГТД у такого товара обычно нет. Исключение — когда товар изначально ввезён в ЕАЭС из третьей страны и поставщик передаёт номер декларации в документах. Если поставщик номер не указал, выдумывать его нельзя.

Как ускорить работу с декларациями

Когда импортных поставок много, ручной ввод номера в каждую строку отнимает время и даёт опечатки. Что помогает без программирования:

• 📥 ЭДО вместо бумаги. Входящая УПД с заполненной графой 11 переносит номер и страну в строки поступления сама.
• 🧩 Номер по умолчанию в карточке. Для позиций, которые годами идут по одной декларации, заполните номер в номенклатуре — он подставится при вводе.
• 📋 Групповое изменение. Если номер надо проставить в десятке документов сразу, используйте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов: обработка умеет менять значения и в табличных частях документов.
• 📑 Загрузка из файла. Если поставщик присылает спецификацию в Excel с номерами деклараций, табличную часть поступления можно заполнить загрузкой из файла, сопоставив колонку с номером ГТД.

Если стандартных средств не хватает (например, нужно автоматически сверять номера с реестром деклараций поставщика), это уже задача для программиста: доработку оформляют расширением конфигурации, чтобы она не слетала при обновлении.

Частые вопросы