Клиентская база в 1С 8.3: кого искать, кого вернуть и кому предложить
Содержание
Конкретного клиента в 1С быстрее всего найти по ИНН: откройте список контрагентов, нажмите Ctrl+F и введите номер. Чтобы найти клиентов для продаж — тех, кто покупает больше всех, тех, кто перестал покупать, и тех, кому стоит сделать предложение, — нужны отчёты по продажам за период и простой запрос по дате последней отгрузки.
Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 в интерфейсе «Такси». В Бухгалтерии клиент — это контрагент, в УТ 11 — партнёр с ролью «Клиент», к которому привязаны один или несколько контрагентов (юрлиц). Эта разница влияет на то, по какому полю группировать отчёты.
Поиск клиента в справочнике: ИНН, часть названия, телефон
Где лежит список клиентов:
| Конфигурация | Путь | Что в списке |
|---|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты | Все контрагенты: и покупатели, и поставщики |
| УТ 11 | CRM и маркетинг → Партнеры | Партнёры; отбор по роли «Клиент» оставляет только покупателей |
| УТ 11 | НСИ и администрирование → НСИ → Контрагенты | Юрлица и ИП, привязанные к партнёрам |
Поиск в списке работает в трёх режимах.
- Строка поиска.
Ctrl+Fставит курсор в поле поиска над списком. Ищет по нескольким колонкам сразу: наименованию, ИНН, коду. Достаточно части слова: «ромаш» найдёт «ООО Ромашка-Трейд». - Поиск по одной колонке.
Alt+Fоткрывает окно, где выбирают поле и вариант сравнения: «по началу строки», «по части строки», «точное совпадение». Удобно, когда в базе сотня «Альфа…» и нужен именно ИНН. - Полнотекстовый поиск. Строка с лупой в заголовке окна ищет по всей базе: по телефонам, адресам, комментариям в документах. Если он не находит то, что точно есть, проверьте, что индекс включён и обновляется:
Администрирование → Общие настройки → Полнотекстовый поиск.
Телефон в базе может быть записан как +7 (912) 345-67-89, 89123456789 или 912-345-67-89. Ищите по последним 4–6 цифрам, а не по номеру целиком.
Если клиента найти не удаётся, хотя продажи по нему были, проверьте два места. Первое — помеченные на удаление: по умолчанию они видны, но могут быть скрыты отбором. Второе — группы справочника: при иерархическом просмотре поиск иногда идёт только внутри открытой группы. Переключите список в режим «Список» или «Дерево» через меню Ещё → Режим просмотра.
Кто реально покупает: отчёты по продажам и выручке по клиентам
Список контрагентов показывает всех, с кем вы когда-то работали. Клиентов, которые приносят деньги, видно только в отчётах.
В Бухгалтерии 3.0 самый надёжный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62:
- Откройте
Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. - Укажите счёт
62и период, например последние 12 месяцев. - В настройках группировки оставьте только «Контрагенты», без договоров и документов.
- Отсортируйте по колонке «Оборот Дт» по убыванию.
Дебетовый оборот по 62 — это сумма отгрузок клиенту с НДС за период. Сверху окажутся крупнейшие покупатели. Кредитовый оборот — их оплаты. Сальдо в конце показывает, кто должен вам, а кто внёс аванс.
Для выручки без НДС и с разбивкой по товарам подойдёт Отчеты → Анализ субконто по виду субконто «Контрагенты» или отчёты из раздела Продажи, где строится анализ продаж с группировкой по контрагенту и номенклатуре.
В УТ 11 откройте Продажи → Отчеты по продажам. Два основных отчёта:
- 📊 «Выручка и себестоимость продаж» — выручка, количество и себестоимость по клиентам, менеджерам, товарам;
- 💰 «Валовая прибыль предприятия» — показывает не оборот, а заработанное на каждом клиенте.
Второй отчёт отрезвляет. Клиент с выручкой 3 млн руб. и наценкой 6% даст 180 тыс. руб. валовой прибыли. Клиент с выручкой 1,2 млн руб. и наценкой 25% — 300 тыс. руб. Второй ценнее, хотя в рейтинге по обороту он ниже.
В УТ 11 группируйте по полю «Партнер», а не «Контрагент». Иначе холдинг с тремя юрлицами разобьётся на три строки, и крупный клиент «потеряется» в середине списка.
Уснувшие клиенты: кто покупал и перестал
Это самый быстрый источник продаж: люди уже знают вас и товар. Задача — найти тех, у кого последняя отгрузка была давно.
Способ без программирования. Сформируйте ОСВ по счёту 62 (или «Выручку и себестоимость продаж» в УТ) за два соседних периода, например прошлый год и текущий. Выгрузите оба в Excel и сравните: клиенты с оборотом в первом периоде и нулём во втором — уснувшие. Работает, но сравнивать руками несколько сотен строк утомительно.
Способ через запрос. Один запрос сразу выдаёт дату последней продажи и сумму. Запустить его можно в консоли запросов (внешняя обработка) или в отчёте, если ваш программист добавит его в виде отчёта на системе компоновки. Пример для Бухгалтерии 3.0:
ВЫБРАТЬ
Реализация.Контрагент КАК Клиент,
МАКСИМУМ(Реализация.Дата) КАК ПоследняяОтгрузка,
КОЛИЧЕСТВО(Реализация.Ссылка) КАК ЧислоОтгрузок,
СУММА(Реализация.СуммаДокумента) КАК СуммаОтгрузок
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реализация
ГДЕ
Реализация.Проведен
СГРУППИРОВАТЬ ПО
Реализация.Контрагент
ИМЕЮЩИЕ
МАКСИМУМ(Реализация.Дата) < &ДатаОтсечки
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
СуммаОтгрузок УБЫВ
В параметр ДатаОтсечки поставьте дату, например, полгода назад. В результате — клиенты, которые не покупали с этой даты, отсортированные по сумме прошлых покупок. Начинать обзвон стоит сверху: там те, кого терять дороже всего.
В УТ 11 у документа «Реализация товаров и услуг» есть и поле Контрагент, и поле Партнер. Для анализа клиентов замените Реализация.Контрагент на Реализация.Партнер в обоих местах запроса.
Какой срок считать «уснул», зависит от цикла покупки:
| Что продаёте | Обычный цикл | Когда считать клиента уснувшим |
|---|---|---|
| Расходники, продукты, хозтовары | 2–4 недели | Нет отгрузок 2 месяца |
| Запчасти, стройматериалы | 1–3 месяца | Нет отгрузок 4–6 месяцев |
| Оборудование, проекты | 6–12 месяцев и больше | Ориентир — 2 цикла без покупок |
Отдельно ищите контрагентов, которые никогда ничего не покупали: запросили счёт, были заведены в базу и пропали. Это тёплые лиды. В Бухгалтерии их видно по счетам на оплату без единой реализации.
Воронка продаж в 1С: от первого контакта до оплаты
Полноценная воронка с этапами сделок есть в конфигурациях с CRM-блоком: УТ 11, КА, ERP, 1С:CRM. В Бухгалтерии 3.0 воронки нет, но конверсию можно оценить по счетам.
Воронка в УТ 11
Сделки ведут в разделе CRM и маркетинг → Сделки с клиентами. Чтобы раздел появился, включите учёт сделок в настройках CRM: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → CRM и маркетинг.
Порядок настройки:
- Создайте виды сделок, например «Оптовая продажа» и «Тендер». Для каждого вида задайте свои этапы: «Первый контакт», «Коммерческое предложение », «Переговоры», «Счёт выставлен», «Оплата».
- Каждый новый запрос клиента оформляйте сделкой и переводите по этапам. Заказы, счета и реализации привязывайте к сделке.
- Для анализа откройте отчёты раздела CRM. В списке отчётов найдите по слову «воронка» отчёт с числом сделок на каждом этапе.
Воронка отвечает на вопрос «где теряются клиенты». Если из 100 сделок 70 дошли до КП и только 15 — до счёта, проблема не в поиске клиентов, а в переговорах или цене.
Конверсия в Бухгалтерии 3.0
У счёта покупателю (Продажи → Счета покупателям) есть состояние: не оплачен, оплачен частично, оплачен, отменён. Отберите счета за квартал и посчитайте:
- сколько выставлено счетов и сколько оплачено полностью;
- у каких контрагентов есть счета без единой оплаты;
- какой средний срок между счётом и оплатой.
Пример: за квартал выставили 240 счетов, оплачено 156. Конверсия счёт → оплата составляет 156 / 240 = 65%. Оставшиеся 84 счёта — готовый список для звонков менеджерам.
Сегментация клиентской базы для акций и рассылок
Одна рассылка на всю базу работает хуже, чем три адресных. Ниже — способы, которые делят клиентов на группы средствами 1С.
ABC-анализ клиентов
Делит клиентов по вкладу в выручку или прибыль:
- A — дают около 80% выручки, обычно это 15–20% клиентов;
- B — следующие примерно 15%;
- C — оставшиеся 5%, самая многочисленная группа.
В УТ 11 есть встроенная ABC/XYZ-классификация клиентов. Её включают в тех же настройках раздела CRM и маркетинг, а пересчёт выполняет регламентное задание. Класс записывается в карточку партнёра, и по нему можно отбирать списки и отчёты.
В Бухгалтерии встроенной классификации нет. Выгрузите ОСВ по 62 в Excel, отсортируйте по обороту, добавьте колонку накопленной доли и проведите границы на 80% и 95%.
RFM: давность, частота, сумма
RFM добавляет к ABC ещё два измерения. Все три показателя уже есть в запросе из раздела про уснувших клиентов:
| Буква | Показатель | Поле запроса |
|---|---|---|
| R (recency) | Как давно была последняя покупка | ПоследняяОтгрузка |
| F (frequency) | Сколько раз покупал | ЧислоОтгрузок |
| M (monetary) | На какую сумму | СуммаОтгрузок |
Уберите из запроса условие ИМЕЮЩИЕ, чтобы получить всю базу, и выгрузите результат в Excel. Каждому показателю присвойте балл от 1 до 3. Клиент «3-3-3» покупает недавно, часто и много — ему нужен персональный менеджер, а не скидка. Клиент «1-3-3» раньше был лучшим, а теперь пропал — ему звоните в первую очередь.
Сегменты партнёров в УТ 11
В УТ 11 есть справочник «Сегменты партнеров». Состав сегмента можно задать правилом: например, «клиенты региона Урал с выручкой больше 500 тыс. руб. за год». Сегмент пересчитывается автоматически и используется в отборах отчётов, в назначении ценовых соглашений и в рассылках.
Так одна настройка служит и для анализа, и для акции. Сделали сегмент «Уснувшие оптовики» — отправили им предложение и через месяц сверили, кто из сегмента купил.
Свойства и категории в Бухгалтерии
В Бухгалтерии сегменты удобно вести через дополнительные реквизиты контрагента: «Источник клиента», «Отрасль», «Канал продаж». Их создают в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. После этого по реквизиту можно отбирать список контрагентов и группировать отчёты.
Перед email- и SMS-рассылкой проверьте согласие клиентов на рекламу. Реклама по сетям электросвязи без предварительного согласия адресата запрещена законом «О рекламе». Факт согласия удобно хранить тем же дополнительным реквизитом.
Большая база клиентов: дубли, скорость отчётов, выгрузка
Когда в справочнике 20–50 тысяч контрагентов, на первый план выходят технические вещи.
Дубли контрагентов
Один клиент, заведённый трижды, ломает весь анализ. Его выручка размазана на три строки, он не попадает в группу A, а в списке уснувших появляется «клиент», который покупает каждую неделю под другой карточкой.
Как найти и устранить:
- Откройте обработку «Поиск и удаление дублей». Она есть в разделе
Администрирование, в группе настроек обслуживания базы. - Укажите справочник «Контрагенты» и поле сравнения — ИНН. Сравнение по наименованию даст много ложных совпадений.
- Для каждой группы дублей выберите основную карточку. Ссылки на остальные обработка заменит на неё.
Замена ссылок затрагивает все документы, где встречается дубль, в том числе проведённые в закрытых периодах. Перед запуском сделайте резервную копию базы и выполняйте замену вне рабочего времени.
Учтите, что у филиалов и обособленных подразделений ИНН один, а КПП разный. Такие карточки не дубли — сравнивайте по паре ИНН + КПП.
Скорость отчётов
Отчёт по всей базе за пять лет может строиться минутами и тормозить работу остальных пользователей. Что помогает:
- ⏱️ ограничивайте период — для анализа клиентов обычно хватает 12–24 месяцев;
- 🔢 группируйте только по нужным полям: каждая лишняя группировка (договор, документ, номенклатура) умножает число строк;
- 🌙 тяжёлые выборки по всей базе запускайте вне пиковой нагрузки;
- 📁 в запросах фильтруйте по дате и проведённым документам до группировки, а не после.
Выгрузка в Excel
Любой отчёт сохраняется в файл через кнопку сохранения на панели отчёта или через Ещё → Сохранить как. Выберите формат «Лист Excel» (.xlsx). Перед выгрузкой отключите промежуточные итоги и лишние уровни группировки — так получится плоская таблица, с которой удобно работать фильтрами.