Ищем накладную по номеру в 1С 8.3: список документов, поиск по базе и отчёты
Содержание
Чтобы найти накладную в 1С по номеру, откройте список нужного вида документов и введите номер в строку поиска над таблицей (Ctrl+F). В 1С:Бухгалтерии 3.0 входящие накладные лежат в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), исходящие — в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
Если поиск по номеру накладной ничего не дал, почти всегда причина одна из трёх: вы ищете не в том списке, номер поставщика хранится в другом поле, или документ отфильтрован. Каждую из них легко проверить за минуту.
Какой номер вы ищете: наш или номер поставщика
Перед поиском определите, чей это номер. От этого зависит, где и в каком поле искать.
| Что на руках | Где искать в БП 3.0 | В каком поле номер |
|---|---|---|
| Накладная, которую мы выписали покупателю | Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) | Номер — присваивает 1С |
| Накладная от поставщика | Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) | номер из бумажного документа поставщика (входящий номер) |
| Возврат от покупателя | Продажи → Возвраты от покупателей | Номер |
| Возврат поставщику | Покупки → Возвраты поставщикам | Номер |
| Перемещение между складами | Склад → Перемещения товаров | Номер |
Главная ловушка — входящие документы. У каждого поступления два номера:
- 🔢 наш номер — 1С ставит его автоматически при записи, например
0000-000148; - 📄 номер поставщика — его вводят в шапке документа из бумажной накладной или УПД, рядом с датой документа поставщика.
Бухгалтер обычно держит в руках бумагу с номером поставщика, например 1527. А в списке по умолчанию видна колонка с нашим номером. Поиск по строке ищет только по видимым колонкам — и ничего не находит.
Как выглядит номер документа в 1С
Номер в БП 3.0 состоит из префикса и порядкового номера: 0000-000148, БП00-000148, ТД00-000148. Префикс задают в карточке организации и в настройках информационной базы. Порядковая часть по умолчанию начинается заново каждый год.
Из этого следуют два правила:
- 📅 номер
148в базе может встречаться несколько раз — по одному на каждый год; - 🔍 искать удобнее по «хвосту» номера, без префикса и ведущих нулей.
Поиск накладной по номеру в журнале документов
Это основной и самый быстрый способ. Подходит всегда, когда вы знаете вид документа.
Строка поиска в списке
- Откройте нужный список, например
Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). - Нажмите
Ctrl+Fили щёлкните в поле поиска над таблицей. - Введите номер без префикса и нулей:
148. - Нажмите
Enter.
Строка поиска ищет вхождение текста в любой видимой колонке. Поэтому по запросу 148 вы увидите и 0000-000148, и 0000-001480, и документ на сумму 14 800. Сузьте выборку: введите номер полностью или добавьте отбор по контрагенту.
Ищете по номеру поставщика, а колонки с ним в списке нет? Добавьте её: Ещё → Изменить форму, отметьте поле с номером входящего документа и нажмите ОК. После этого строка поиска будет учитывать и его.
Ограничение по периоду
Если поиск находит много документов с одинаковым номером за разные годы, задайте период. Команда установки периода есть в меню Ещё списка. Поставьте год, указанный на накладной, — останется один документ.
Сортировка по номеру
Иногда проще отсортировать список: щёлкните по заголовку колонки Номер, затем прокрутите к нужному диапазону. Способ выручает, когда номер помните неточно, например «где-то 140-я накладная за март».
Журнал операций
Если не помните, какой это был документ — поступление, возврат или перемещение, — откройте общий список документов. В БП 3.0 это Операции → Журнал операций. Там собраны документы разных видов, которые формируют проводки. Ищите в нём так же, через строку поиска.
Если нужного журнала в меню нет, включите команду Все функции: Главное → Настройки → Параметры, флажок «Отображать команду «Все функции»». Затем через меню с тремя полосками в левом верхнем углу откройте Все функции → Документы и выберите нужный вид документа.
Расширенный поиск: точное совпадение и поиск по конкретному полю
Строка поиска ищет по всем колонкам сразу. Если нужна точность, используйте расширенный поиск: Ещё → Расширенный поиск (горячая клавиша Alt+F).
В окне три параметра:
| Поле окна | Что выбрать для поиска накладной |
|---|---|
| «Где искать» | колонку Номер или колонку с номером поставщика |
| «Что искать» | номер целиком или его часть |
| «Как искать» | «По любой части», «По началу строки» или «По точному совпадению» |
Как выбрать режим:
- ✅ по точному совпадению — если знаете номер с префиксом:
0000-000148; - 🧩 по любой части — если знаете только хвост:
148; - 🔤 по началу строки — если знаете префикс и начало номера:
ТД00-0001.
После поиска над списком появится отбор. Его можно дополнить: например, повторить расширенный поиск по колонке Контрагент. Отборы складываются, и в списке остаются только документы, подходящие под все условия.
Отбор после расширенного поиска сохраняется в форме списка. Если завтра список вдруг покажет пару документов вместо сотни, сначала снимите отборы над таблицей, а потом ищите дальше.
Полнотекстовый поиск по всей базе
Когда непонятно даже, в каком разделе лежит документ, поможет полнотекстовый поиск. Он ищет текст сразу по всем объектам базы: документам, справочникам, комментариям.
Включение
- Откройте
Администрирование → Общие настройки. - Найдите группу настроек полнотекстового поиска и включите его.
- Запустите обновление индекса. На большой базе первое обновление занимает от нескольких минут до часа.
Для обновления индекса нужны права администратора. В клиент-серверной базе индекс обычно обновляет регламентное задание, в файловой — программа при работе пользователей.
Поиск
- Нажмите на значок лупы или поле поиска в верхней части окна программы.
- Введите номер накладной.
- В результатах отобразятся объекты, где встречается этот текст. Щёлкните по найденному документу — он откроется.
Особенности, которые стоит учитывать:
- 🔎 полнотекстовый поиск работает по словам. Номер с префиксом лучше вводить целиком:
0000-000148; - ✳️ для поиска по началу слова используйте звёздочку в конце:
0000-0001*; - ⏳ свежие документы появятся в результатах только после обновления индекса.
Через отчёты: найти накладную по контрагенту и сумме
Бывает, что номер на бумаге неразборчив или поставщик ошибся. Тогда ищите от суммы и контрагента — через бухгалтерские отчёты. Каждая строка в них ведёт к документу.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
- Откройте
Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. - Укажите счёт:
60для поставщиков,62для покупателей,41или10для товаров и материалов. - Задайте период и сформируйте отчёт.
- Дважды щёлкните по обороту нужного контрагента — откроется расшифровка.
- В карточке счёта найдите строку с суммой накладной и дважды щёлкните по ней. Откроется сам документ.
Карточка счёта
Тот же путь короче: Отчёты → Карточка счета, счёт 60, в отборе — контрагент. Каждая строка карточки — это проводка с указанием документа-регистратора. В представлении поступления виден и номер поставщика, если его ввели в шапке.
Акт сверки
Если сверка с контрагентом уже сделана в 1С (Покупки → Акты сверки расчетов или Продажи → Акты сверки расчетов), откройте её. В табличной части по нашим данным перечислены документы с датами и суммами — по ним легко сопоставить бумажную накладную с документом в базе.
Поиск удалённых и помеченных на удаление накладных
Документ, помеченный на удаление, остаётся в базе. В списке он отображается с перечёркнутым значком. Если такие документы скрыты, проверьте отборы над таблицей и настройки списка.
Чтобы вернуть документ:
- Найдите его в списке одним из способов выше.
- Выделите и нажмите
Delete(илиЕщё → Пометить на удаление / Снять пометку). - Подтвердите снятие пометки.
- Откройте документ и проведите его заново: после снятия пометки он остаётся непроведённым, движений и проводок у него нет.
Если документ уже удалён окончательно обработкой удаления помеченных объектов (Администрирование → Обслуживание), в рабочей базе его нет. Варианты:
- 💾 развернуть резервную копию в отдельную базу, найти накладную там и перенести данные;
- 📜 если в базе включено хранение версий объектов, посмотреть историю изменений — но удалённый объект через обычную форму уже не открыть;
- ✍️ ввести документ заново по бумажному оригиналу.
Резервную копию разворачивайте только в новую, отдельную базу, а не поверх рабочей — иначе пропадёт всё, что введено после даты копии.
Кто и когда пометил документ на удаление, покажет журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по событию изменения данных и по нужной дате.
Почему 1С не находит накладную по номеру: частые причины
Ещё две ситуации, которые не видны с первого взгляда:
- 🔄 документ пришёл через ЭДО и ещё не загружен. Входящий электронный документ лежит в
ЭДО → Текущие дела ЭДО, а поступление в учёте появится, только когда его создадут из электронного документа; - 🔗 документ загружается обменом из другой базы, например из торговой программы. Пока обмен не выполнен, накладной в бухгалтерии нет.
Как сделать, чтобы накладные находились с первого раза
Пара привычек экономит время на каждом поиске:
- Всегда заполняйте номер и дату поставщика в шапке поступления. Без них не найдёте документ по бумаге и получите ошибки в книге покупок.
- Выведите колонку с номером поставщика в список поступлений один раз — настройка формы сохраняется для пользователя.
- Пишите комментарий к нестандартным накладным: «замена брака», «доп. поставка по договору 15». Полнотекстовый поиск находит и комментарии.
- Не меняйте номер вручную без нужды. Ручная правка ломает сквозную нумерацию и путает поиск.
- Проверяйте раскладку при вводе номера: латинская «C» вместо кириллической «С» сделает документ «невидимым» для поиска.
В 1С:Управлении торговлей 11 логика та же, меняются только разделы: входящие документы — Закупки → Документы закупки (все), исходящие — Продажи → Документы продажи (все). Строка поиска и расширенный поиск работают так же, потому что это механизмы платформы, а не конфигурации.