Ищем клиента в УТ 11 и ERP: строка поиска, отборы, дубли и проверка по ИНН
Содержание
Чтобы найти покупателя в 1С УТ 11 или ERP, откройте список клиентов (CRM и маркетинг → Клиенты), нажмите Ctrl+F и наберите часть названия. По ИНН ищите в списке контрагентов, а не партнёров: ИНН хранится именно в карточке контрагента. Если покупателя нет и там, включите полнотекстовый поиск и ищите через строку глобального поиска в шапке программы.
Частая ошибка — искать клиента по ИНН в списке партнёров и решить, что его в базе нет. В УТ 11 и ERP покупатель описан двумя справочниками, и половина «пропавших» клиентов находится сразу, как только понимаешь, где что лежит.
Где в УТ 11 и ERP хранится покупатель: партнёр и контрагент
В Бухгалтерии есть один справочник «Контрагенты». В УТ 11 и ERP их два, и они отвечают на разные вопросы.
| Справочник | Что описывает | Что в нём хранится |
|---|---|---|
| Партнёры | С кем работаем как с бизнесом | Название для менеджеров, признаки «Клиент» / «Поставщик», менеджер, сегмент, контактные лица, телефоны и почта |
| Контрагенты | С каким юрлицом или ИП оформляем документы | Полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, банковские счета |
Один партнёр может иметь несколько контрагентов. Пример: сеть магазинов «Ромашка» — это один партнёр, а под ним три юрлица с разными ИНН, на которые выписываются отгрузки.
Отсюда простое правило поиска:
- 🔎 знаете торговое название или имя менеджера клиента — ищите среди партнёров;
- 🧾 знаете ИНН, КПП, юрназвание — ищите среди контрагентов;
- 📞 знаете телефон или почту — ищите через полнотекстовый поиск или в контактной информации партнёра.
Список клиентов открывается из раздела CRM и маркетинг → Клиенты: в нём показаны партнёры с признаком «Клиент». Контрагенты конкретного партнёра видны в его карточке, на одноимённой вкладке. Общий список контрагентов есть в разделе нормативно-справочной информации; быстрее всего его открыть, набрав «Контрагенты» в строке глобального поиска.
Быстрый поиск покупателя в списке клиентов
Самый короткий путь — строка поиска над списком. Она есть в любом списке интерфейса «Такси».
- Откройте список клиентов.
- Нажмите
Ctrl+F— курсор встанет в поле поиска справа над таблицей. - Наберите часть названия: «ромаш», а не «ООО “Ромашка”».
- Список сразу оставит только подходящие строки. Чтобы вернуть всё, очистите поле крестиком или нажмите
Ctrl+Q.
Строка поиска ищет по всем видимым колонкам списка, а не только по наименованию. Если в список выведена колонка с ИНН или городом, поиск найдёт клиента и по ним.
Не вводите организационно-правовую форму и кавычки. В базе название может быть записано как Ромашка ООО, "Ромашка" или ООО «Ромашка». Ключевое слово из середины названия находит все варианты.
Расширенный поиск по одной колонке
Когда по части слова находится слишком много строк, сузьте поиск до одного поля. Нажмите Alt+F или выберите Ещё → Расширенный поиск. В окне три параметра:
- Где искать — колонка списка, например «Наименование»;
- Что искать — значение;
- Как искать — по части строки, по началу строки или точное совпадение.
Поиск «по началу строки» удобен для коротких названий: на запрос «Альфа» он не покажет «Пальфа-Трейд» и «Стальфасад».
Поиск прямо в поле документа
Создавать заказ ради проверки клиента не нужно, но если вы уже в документе, ищите прямо в поле «Клиент» или «Контрагент». Начните набирать название — программа покажет выпадающий список совпадений (это механизм ввода по строке). Если нужного нет, нажмите кнопку выбора ... или F4: откроется полный список с той же строкой поиска.
Как найти покупателя по ИНН и телефону
Поиск по ИНН
- Откройте список контрагентов.
- Убедитесь, что в списке есть колонка «ИНН». Если её нет, добавьте через
Ещё → Изменить форму— поставьте флажок у поля ИНН. - Нажмите
Alt+F, в поле «Где искать» выберите «ИНН», в «Как искать» — точное совпадение. - Введите ИНН целиком: 10 цифр для организации, 12 — для ИП.
Найденный контрагент показывает, к какому партнёру он привязан: это поле видно в его карточке. Переходите по ссылке и работайте с клиентом.
Одному ИНН может соответствовать несколько контрагентов — у организации с обособленными подразделениями ИНН общий, а КПП разные. Поэтому при поиске по ИНН проверяйте и КПП, прежде чем выбирать карточку в документ.
Поиск по телефону и почте
Телефоны и адреса электронной почты хранятся в контактной информации партнёра или его контактных лиц. В обычном списке такой колонки нет, поэтому есть два пути:
- 📞 Полнотекстовый поиск (описан в следующем разделе) — находит телефон, если индекс актуален;
- 👤 Контактные лица — если звонит конкретный сотрудник клиента, найдите его по фамилии в списке контактных лиц, а из карточки перейдите к партнёру.
Телефон в базе записан в формате с пробелами, скобками и дефисами: +7 (495) 123-45-67. Ищите по последним 4–7 цифрам блоками, как они разделены в записи: 123-45-67. Набор 4951234567 слитно часто ничего не находит.
Глобальный поиск и история: найти клиента из любого окна
Строка поиска в шапке программы
В верхней части главного окна есть общее поле поиска с лупой. Оно ищет одновременно по командам меню, справке и — если включён полнотекстовый поиск — по данным базы: справочникам, документам, контактной информации.
Этот способ выручает, когда вы не помните, где лежит клиент, но помните хоть что-то: часть адреса, фамилию директора, номер счёта, фрагмент комментария.
Полнотекстовый поиск включает администратор:
НСИ и администрирование → Администрирование → Общие настройки.- Найдите группу «Полнотекстовый поиск» и включите его.
- Нажмите команду обновления индекса — первое построение на большой базе может занять от нескольких минут до часа.
После включения индекс обновляет регламентное задание. Новые клиенты, заведённые за последние минуты, могут не находиться, пока задание не отработало.
Полнотекстовый поиск ищет по словам, а не по фрагментам внутри слова. «Ромашка» найдётся, «машк» — нет. Для частей слов используйте строку поиска в списке.
История и избранное
Если с клиентом работали недавно, искать не нужно вовсе:
- 🕘 История — значок часов в панели разделов или сочетание
Ctrl+Shift+H. Там последние открытые карточки и документы; - ⭐ Избранное — звёздочка в заголовке карточки клиента. Постоянных покупателей удобно держать там: открываются в два клика.
Найти покупателя через документ
Помните номер заказа или отгрузки, но не помните клиента? Откройте список заказов клиентов или документов реализации, найдите документ по номеру через Ctrl+F и перейдите в карточку клиента из поля «Клиент» (щелчок по ссылке с зажатой Shift или через значок открытия у поля).
Отборы и настройки списка клиентов
Строка поиска удобна для разового запроса. Для повторяющихся задач — «все клиенты менеджера Иванова», «покупатели из Казани» — настройте отбор.
- В списке клиентов откройте
Ещё → Настроить список. - На вкладке «Отбор» добавьте поле, например «Основной менеджер», и укажите значение.
- На вкладке «Сортировка» задайте порядок — по наименованию или дате создания.
- Нажмите
Завершить редактирование.
Чтобы не настраивать отбор каждый раз, сохраните настройки через Ещё → Сохранить настройки под понятным именем. Восстановить их можно командой Ещё → Восстановить настройки.
Полезные отборы для списка покупателей:
| Задача | Поле отбора |
|---|---|
| Клиенты конкретного менеджера | Основной менеджер |
| Клиенты из группы или сегмента | Группа доступа, бизнес-регион или группа справочника |
| Только юрлица или только частные лица | Вид партнёра (поле «Юр./физ. лицо» в карточке) |
| Новые клиенты за период | Дата регистрации |
В карточке партнёра и списке клиентов есть поле «Бизнес-регион». Если его заполнять при заведении клиента, поиск «все покупатели региона» решается одним отбором вместо чтения адресов.
Иерархия мешает поиску
Если справочник разбит на группы, клиент может «прятаться» во вложенной папке. Переключите вид списка в режим «Список» через Ещё → Режим просмотра: все элементы покажутся одним плоским перечнем, и строка поиска будет искать по всем группам сразу.
Дубли покупателей: как найти и объединить карточки
Дубли появляются, когда менеджеры заводят клиента «на лету» из заказа, не проверив базу. Итог — продажи и долги одного покупателя размазаны по двум карточкам, а отчёт по задолженности врёт.
Как найти дубли
- 🧾 По ИНН. Отсортируйте список контрагентов по колонке «ИНН» — одинаковые номера окажутся рядом.
- 🔁 Обработкой поиска дублей. В конфигурациях на БСП есть обработка «Поиск и удаление дублей»:
НСИ и администрирование → Администрирование → Обслуживание, группа «Корректировка данных». Выберите справочник «Партнёры» или «Контрагенты», задайте правило сравнения — например, похожее наименование или равный ИНН — и нажмитеНайти дубли.
Обработка показывает группы похожих карточек и помечает, какую из них считать оригиналом. Оригиналом выбирайте ту, у которой больше документов и правильно заполнены реквизиты.
Как объединить карточки
Объединение переносит все ссылки — заказы, отгрузки, оплаты, договоры — с дубля на основную карточку. Дубль после этого помечается на удаление.
- Сделайте резервную копию базы .
- В обработке поиска дублей отметьте группу и выполните удаление дублей с заменой ссылок. Либо выделите в списке две карточки и выберите в меню
Ещёкоманду объединения. - Укажите, какая карточка остаётся основной.
- Проверьте карточку-оригинал: документы дубля должны появиться в её истории.
Объединение необратимо без резервной копии. Ссылки во всех документах, включая проведённые в закрытых периодах, будут заменены. Если у дубля другие ИНН или КПП, это не дубль, а отдельное юрлицо — объединять его нельзя: изменятся реквизиты покупателя в уже выставленных счетах-фактурах.
Если у двух партнёров одно и то же юрлицо, объединяйте партнёров. Если у одного партнёра два одинаковых контрагента — объединяйте контрагентов. Партнёра с контрагентом объединить нельзя: это разные справочники.
Проверка покупателя через внешние сервисы
Внутри базы вы ищете «есть ли такой клиент у нас». Внешние сервисы отвечают на другой вопрос: существует ли такая организация и можно ли с ней работать.
Заполнение карточки по ИНН
При создании нового контрагента введите ИНН и нажмите кнопку заполнения по ИНН в карточке. Программа загрузит из ЕГРЮЛ/ЕГРИП наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Это работает через сервис «1С:Контрагент» и требует подключённой интернет-поддержки.
Подключение: НСИ и администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Сервис входит в договор ИТС уровня ПРОФ, отдельно он продаётся по подписке.
Заполнение по ИНН заодно страхует от дублей: если такой ИНН уже есть в базе, программа предупредит об этом при записи карточки. Не отключайте предупреждение и не игнорируйте его.
Проверка статуса в ФНС
Сервис проверки контрагентов сверяет ИНН и КПП с данными ФНС и показывает, действует ли организация. Недействующий контрагент подсвечивается в карточке и в документах, где он выбран. Это полезно перед крупной отгрузкой в отсрочку.
Оценка рисков
Для глубокой проверки — арбитражные дела, исполнительные производства, финансовые показатели — используют сервис «1СПАРК Риски». В карточке контрагента он показывает индикаторы благонадёжности. Сервис платный, подключается так же через интернет -поддержку.
| Сервис | Что даёт | Когда нужен |
|---|---|---|
| Заполнение по ИНН | Реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП | При заведении каждого нового покупателя |
| Проверка контрагентов | Статус организации по данным ФНС | Регулярно, особенно перед отсрочкой |
| 1СПАРК Риски | Суды, долги, финансы, индексы риска | Крупные сделки и новые клиенты с отсрочкой |