Поиск и учёт транспортных контейнеров и тары в 1С:УТ и ERP

Транспортный контейнер в 1С ищут там же, где любую номенклатуру, — через справочник Номенклатура по наименованию, артикулу или номеру. Но на практике «найти контейнер» почти никогда не значит просто открыть его карточку: нужно понять, сколько контейнеров на остатке, где они физически находятся и у кого числятся сейчас.

Дальше зависит от того, как контейнер заведён в базе. Это может быть обычный товар, возвратная (многооборотная) тара или упаковка для товара внутри. От этого решения зависит и где искать: в справочнике, в документах, в отчётах по остаткам или по серийным номерам. Разберём все варианты на 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP — пути в них совпадают.

С чего начать: как контейнер попал в базу

Прежде чем искать, определите, чем контейнер заведён. От этого зависит весь дальнейший поиск.

Если не знаете, как именно заведён контейнер, откройте любой документ, где он фигурировал, и посмотрите на строку номенклатуры: там видно и вид номенклатуры, и единицу или упаковку, и признак тары.

Поиск карточки контейнера в справочнике номенклатуры

Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура (в части баз пункт продублирован в разделе Справочники). Это полный перечень товаров, тары и услуг.

Быстрый поиск по списку:

• 🔎 Поставьте курсор в список и начните печатать наименование — список отфильтруется на лету.
• Если наименования точно не помните, воспользуйтесь строкой поиска над списком: она ищет по наименованию, артикулу и части слова.
• Для тары удобно отобрать список по виду номенклатуры: откройте отбор и выберите нужный вид (например, Тара или тот, которым у вас заводят контейнеры).

Если на контейнере есть штрихкод, искать по наименованию вообще не обязательно. Штрихкоды хранятся в карточке номенклатуры, и список Номенклатура ищет в том числе по ним: отсканируйте штрихкод с контейнера сканером в открытом списке — программа сама найдёт нужную карточку. Тот же приём работает в документах: при сканировании строка подставится автоматически. Это самый быстрый способ, когда у контейнера десяток одинаковых «соседей» и наименования друг от друга не отличить на глаз.

В карточке найденного контейнера проверьте три вещи: вид номенклатуры, настройку учёта серийных номеров и раздел с упаковками. Они определяют, в каких отчётах контейнер будет виден и по каким реквизитам его можно отобрать. Заодно посмотрите, не помечен ли элемент на удаление: помеченные позиции в обычном списке видны бледным шрифтом, а в отборах их легко случайно отфильтровать.

Где контейнер виден в документах поступления и отгрузки

Карточка отвечает на вопрос «что это», документы — на вопрос «откуда взялся и куда ушёл». Чтобы найти все операции по контейнеру, отберите документы по номенклатуре.

1. Откройте список нужных документов: закупки — в разделе Закупки, продажи и отгрузки — в разделе Продажи, перемещения — в Склад и доставка.
2. В списке включите отбор по номенклатуре. Если готового отбора в шапке списка нет, добавьте его через настройку списка (команда настройки отбора в командной панели).
3. Укажите нужный контейнер — останутся только документы, где он встречается.

Второй способ — от карточки: в самой карточке номенклатуры есть переход к связанным данным, который показывает, в каких документах использован этот элемент. Он удобен, когда документов немного и тип операции заранее неизвестен.

Не забывайте про документы, которые не являются ни закупкой, ни продажей, но тоже двигают контейнеры по складу:

• перемещения между складами — если контейнер «уехал» на другой склад, в ведомости по исходному складу его остаток обнулится, а искать его надо на складе-получателе;
• пересчёт товаров и инвентаризация — контейнеры попадают в них наравне с товаром, и именно здесь всплывают расхождения «по учёту есть, фактически нет»;
• списания и оприходования — ими корректируют остаток тары после инвентаризации.

Если контейнер «пропал» со склада, пройдите по этим документам в хронологии: как правило, последний из них и объясняет, куда делся остаток.

Остатки контейнеров: ведомость по товарам на складах

Сколько контейнеров и где они лежат, показывает отчёт Ведомость по товарам на складах в разделе Склад и доставка → Отчёты по складу. Он даёт остатки на начало периода, приход, расход и остаток на конец в разрезе складов.

Чтобы отчёт показал только тару:

• Задайте отбор по конкретной номенклатуре-контейнеру или по виду номенклатуры, если контейнеры выделены отдельным видом.
• Добавьте группировку по складу — увидите, на каком складе сколько контейнеров.
• Для картины «только движение» уберите пустые строки, чтобы в отчёт не попадали позиции с нулевыми оборотами.

Если контейнеры учитываются как возвратная тара, обычная ведомость по складу покажет не всё — для тары у контрагентов есть свои отчёты (см. раздел про возвратную тару ниже).

Как посмотреть движения контейнера по регистрам

Остатки в 1С складываются из движений документов по регистрам накопления. Для контейнеров-товаров ключевой регистр — Товары на складах: в него попадают все приходы и расходы, из него же строится ведомость.

Обычному пользователю лезть в регистры напрямую не нужно — остатки удобнее смотреть отчётом. Но когда остаток «не сходится» и надо понять, какой документ его сломал, движения по регистрам помогают быстрее отчёта:

1. Найдите подозрительный документ (через отбор по номенклатуре, как выше).
2. В командной панели документа откройте просмотр его движений по регистрам.
3. Посмотрите, в какой регистр и с каким знаком документ записал количество контейнеров.

Для разбора цепочки операций помогает структура подчинённости документа: от заказа к поступлению, от поступления к перемещению. Она открывается из самого документа и показывает, какие документы с ним связаны.

Идентификация контейнера по серийному номеру

Если каждый контейнер уникален и у него есть собственный номер, его можно найти не по наименованию, а по этому номеру — через механизм серийных номеров.

Сначала учёт серий должен быть включён. Настройка задаётся для вида номенклатуры: в политике учёта серийных номеров выбирается, где они контролируются — при отгрузке, при приёмке и так далее. Если серии не включены, поля для них в документах просто не появятся, и искать по номеру будет нечем.

Когда серии ведутся, конкретный контейнер ищется так:

• В отчёте по серийным номерам задайте отбор по номеру — увидите, по каким документам этот экземпляр проходил и где числится.
• В самом документе серийные номера указываются в отдельной команде строки номенклатуры, которая открывает список серий для этой позиции.

Свойства тары — вес, объём, габариты, залоговую стоимость — удобно хранить либо в реквизитах карточки, либо через дополнительные реквизиты, если стандартных полей не хватает. Дополнительные реквизиты включаются в настройках и затем доступны для отбора в списках.

Контейнер как упаковка и вложенность товара

Отдельный случай — когда контейнер это не самостоятельный объект учёта, а упаковка, в которой едет товар. Тогда контейнер задаётся в разделе упаковок номенклатуры с коэффициентом пересчёта к базовой единице.

Что это даёт на практике:

• В документе можно указывать количество в контейнерах, а программа пересчитает его в штуки, килограммы или литры по коэффициенту.
• Остатки всё равно хранятся в базовой единице — «найти контейнер» в этом случае значит найти товар и посмотреть, в какой упаковке он приходил.

Многоуровневая вложенность — «контейнер содержит коробки, коробка содержит штуки» — в стандартных упаковках ограничена: упаковка задаёт один коэффициент к базовой единице. Если нужна настоящая иерархия вложений с раздельным учётом тары и содержимого, контейнер заводят отдельной номенклатурой-тарой, а не упаковкой. Тогда у вас два объекта — товар и тара — и каждый ищется и считается сам по себе.

Учёт возвратной (многооборотной) тары

Транспортные контейнеры чаще всего именно возвратные: уходят с товаром к покупателю и должны вернуться. Для этого в 1С есть отдельный механизм многооборотной тары.

Его включают в настройках раздела склада (блок, отвечающий за тару и упаковку). После включения тара в документах отгрузки выносится отдельно от товара и числится за контрагентом до возврата.

Где искать такие контейнеры:

• 📦 Переданные и невозвращённые контейнеры видны в отчётах по таре в разрезе контрагентов — они показывают, у кого сколько тары числится.
• Возврат оформляется отдельным документом, после чего тара снова попадает на ваш склад.
• Залоговую стоимость тары, если она есть, видно в расчётах с контрагентом.

Чтобы учёт возвратной тары не превращался в поиск вслепую, держите два правила. Первое: тара должна быть выделена отдельным видом номенклатуры с признаком тары — тогда её не перепутать с товаром ни в одном отчёте. Второе: каждый факт передачи и возврата оформляйте документом сразу, а не «потом разберёмся». Остаток тары по контрагенту ровно настолько достоверен, насколько аккуратно вводятся документы передачи и возврата. Если залоговая стоимость тары фигурирует в расчётах, расхождение по таре сразу отразится и на взаиморасчётах с контрагентом, поэтому сверять эти два отчёта полезно вместе.

Частые вопросы