Настройка встроенной почты и входящие письма в 1С
Содержание
Входящие письма в 1С живут не в разделе «Почта на рабочем столе», а внутри встроенного почтового клиента, и по умолчанию он выключен. Пока вы не включите его в разделе Администрирование → Органайзер и не заведёте учётную запись, папки «Входящие» в программе просто нет — и найти там нечего.
Частая путаница: входящие документы по ЭДО и входящие письма — это разные вещи. ЭДО идёт через оператора и лежит в своём журнале, а обычная переписка по IMAP или POP3 — это встроенная почта. Ниже — как настроить почтовый ящик, где открыть входящие и что делать, когда письма не приходят. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управления торговлей 11 — подсистема почты у них общая (библиотека стандартных подсистем), поэтому отличается в основном только название раздела верхнего уровня.
Где включить почту и завести учётную запись
Встроенный почтовый клиент включается флажком. Откройте Администрирование → Органайзер и поставьте галочку Почтовый клиент (в некоторых релизах формулировка — «Встроенный почтовый клиент»). После этого в интерфейсе появится отдельный раздел Почта.
Чтобы включить клиент и завести запись, нужны права администратора: рядовой пользователь раздел Органайзера обычно не меняет. Если галочка Почтовый клиент недоступна — попросите администратора или откройте базу под учётной записью с полными правами.
Теперь нужна учётная запись. Там же, в Органайзере, есть ссылка Учётные записи электронной почты. Нажмите Создать и пройдите помощник:
- 📧 укажите адрес и пароль — для известных сервисов 1С попытается подставить параметры серверов сама;
- ⚙️ если автоматически не вышло, переключитесь на ручную настройку и заполните серверы вручную;
- 👤 выберите, личная это запись (видит один пользователь) или общая.
Отдельно стоит системная учётная запись — с неё программа шлёт служебные письма и рассылки (акты сверки, расчётные листки). Её тоже настраивают в Органайзере, и для простых уведомлений этого часто достаточно.
Какие серверы и порты указать
При ручной настройке нужны два сервера: входящей почты (IMAP или POP3) и исходящей (SMTP). IMAP оставляет письма на сервере и синхронизирует папки — его стоит предпочесть. POP3 забирает письма на один компьютер, и с других устройств вы их уже не увидите.
| Протокол | Назначение | Порт с SSL/TLS | Порт без шифрования |
|---|---|---|---|
| IMAP | получение, синхронизация | 993 | 143 |
| POP3 | получение на одно устройство | 995 | 110 |
| SMTP | отправка | 465 | 587 / 25 |
Адреса серверов у популярных сервисов устроены единообразно:
| Сервис | IMAP (вход) | SMTP (исход) |
|---|---|---|
| Яндекс | imap.yandex.ru : 993 | smtp.yandex.ru : 465 |
| Mail.ru | imap.mail.ru : 993 | smtp.mail.ru : 465 |
| Gmail | imap.gmail.com : 993 | smtp.gmail.com : 465 |
Шифрование SSL/TLS включайте всегда — почти все провайдеры уже не принимают незашифрованные подключения. Если своего провайдера в списке нет, точные адреса серверов берите из его справки по разделу «настройка почтовых программ».
Сразу после сохранения записи отправьте письмо самому себе на этот же адрес и нажмите получение почты. Если письмо ушло и вернулось во «Входящие» — работают обе стороны, и входящая, и исходящая. Если ушло, но не вернулось — проблема в приёме (IMAP/POP3); если не ушло — в отправке (SMTP). Это сразу сужает поиск причины.
Для Яндекс.Почты, Mail.ru и Gmail обычный пароль от ящика не подойдёт — нужен отдельный «пароль приложения». Его создают в настройках безопасности почтового сервиса и вставляют в 1С вместо основного пароля. Без этого будет ошибка аутентификации, даже если логин и пароль верные.
Как открыть папку «Входящие»
После настройки входящие письма ищут так: откройте раздел Почта и выберите нужную учётную запись — слева появится привычный список папок Входящие, Отправленные, Черновики, Удалённые.
Письма в списке «Входящие» сортируются по дате. Чтобы быстро найти нужное:
- 🔎 вбейте слово из темы или адрес отправителя в строку поиска над списком;
- 📅 отфильтруйте по периоду или по признаку «непрочитанные»;
- 📎 отсортируйте по колонке с вложениями, если ищете письмо с файлом.
Непрочитанные письма выделяются жирным — так видно, что пришло нового. Открытое письмо можно сразу обработать из командной панели: ответить, ответить всем, переслать или снова пометить непрочитанным, чтобы вернуться к нему позже. Пометки синхронизируются с сервером по IMAP, поэтому прочитанное в 1С письмо будет прочитанным и в веб-почте.
Если раздела «Почта» на месте нет, а флажок в Органайзере стоит — проверьте, что учётная запись не помечена как чужая личная. Общие записи видят все пользователи, личные — только владелец.
Получение писем вручную и по расписанию
Письма не всегда появляются сами. Есть два режима.
Вручную. В разделе «Почта» нажмите команду получения почты (в командной панели списка — обычно Получить и отправить или значок обновления). Программа подключится к серверу и подтянет новые письма в «Входящие».
При первом подключении по IMAP будьте готовы, что 1С потянет историю переписки с сервера, и первая проверка затянется — на большом ящике это минуты, а не секунды. Дальше синхронизируются только новые письма, и получение идёт быстро. Если история не нужна, заводить ящик удобнее на отдельный адрес, где лежит только рабочая переписка.
По расписанию. Чтобы входящие приходили автоматически, в карточке учётной записи включается периодическая проверка с нужным интервалом (например, каждые 10–15 минут). За фактическую отправку и получение отвечает регламентное задание.
Тут важен нюанс с режимом работы базы:
- в клиент-серверной базе регламентные задания выполняет сервер — почта проверяется, даже если никто не в программе;
- в файловой базе задания работают только когда открыт хотя бы один сеанс, причём кто-то должен включить их обработку. Закрыли 1С — проверка почты остановилась.
Если на файловой базе входящие приходят только при ручном нажатии — это нормальное поведение, а не ошибка. Для автоматики нужен постоянно открытый сеанс или перевод базы в клиент-серверный режим.
Что делать, если письма не приходят
Сначала отделите проблему подключения от проблемы правил. Если 1С не может соединиться с сервером — виноваты параметры или сеть. Если соединение проходит, но письма не видны — дело в папках, фильтрах или протоколе.
Основной инструмент диагностики — журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации; в некоторых конфигурациях он открывается из главного меню через «Все функции»). Отфильтруйте события по дате и слову «почт» — там видны точные тексты ошибок: таймаут, отказ аутентификации, проблема с сертификатом.
Если в тексте ошибки упомянут таймаут или недоступность сервера, отдельно проверьте, открыт ли порт. С того же компьютера, где стоит 1С, выполните в командной строке Windows:
Test-NetConnection imap.yandex.ru -Port 993
Ответ TcpTestSucceeded : True означает, что порт открыт и дело не в сети, а в параметрах учётной записи. False — порт закрыт файрволом, антивирусом или провайдером интернета, и чинить надо именно это.
Если ошибок в журнале нет, а проверка всё равно не идёт — загляните в регламентные задания (Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания). Задание по работе с почтой должно быть включено и без красных отметок о сбоях.
Вложения: сохранить файл и привязать к документу
Входящее письмо с вложением помечено значком скрепки. Откройте письмо — вложения показаны внизу карточки. Файл можно:
- открыть для просмотра прямо из письма;
- сохранить на диск командой сохранения вложения;
- переслать дальше, не выгружая на компьютер.
Чтобы вложение из письма стало частью учёта, его привязывают к документу или элементу справочника через механизм присоединённых файлов. Откройте нужный документ (например, поступление или счёт), найдите в его карточке команду присоединённых файлов (скрепка или ссылка «Файлы») и добавьте ранее сохранённый файл.
Присоединённые файлы хранятся либо прямо в базе, либо в томах на диске — это зависит от настройки работы с файлами в том же Органайзере. Если входящих с тяжёлыми вложениями много, хранение в томах разгружает базу и ускоряет её обслуживание.
Автоматического превращения письма в документ 1С в типовых конфигурациях нет — сумму и реквизиты из вложения вы вносите руками. Не путайте это с ЭДО, где структурированный документ приходит уже готовым к проведению.
Учтите и ограничение на размер: почтовый сервер отклоняет слишком тяжёлые вложения (у многих провайдеров порог — несколько десятков мегабайт). Если контрагент жалуется, что письмо с актом «не доходит», причина обычно в размере PDF-скана, а не в настройках 1С.
Внешние сервисы и СМС-уведомления
Органайзер отвечает не только за почту. В этом же разделе настраивается рассылка СМС — удобно, когда клиенту или сотруднику нужно отправить короткое уведомление, а не письмо.
Для СМС в Администрирование → Органайзер выбирают провайдера (агрегатора) из списка поддерживаемых и вводят логин и пароль или API-ключ, полученные у этого провайдера. Договор на рассылку и сами сообщения оплачиваются уже на стороне агрегатора, а не 1С. После этого отправка СМС становится доступна из документов и обработок наравне с письмами.
Почтовые уведомления настраиваются гибко: программа может сама слать контрагентам акты сверки, а сотрудникам — расчётные листки, подставляя адрес из карточки. Для таких рассылок достаточно системной учётной записи, личные ящики пользователей не нужны.
Проверить, что рассылка реально ушла, помогает тот же журнал регистрации и папка «Отправленные» системной учётной записи: если письмо там есть, на стороне 1С всё сработало, и дальше вопрос к почтовому серверу и спам-фильтрам получателя. Для адресов на корпоративных доменах стоит заранее убедиться, что их почта не блокирует письма от вашего отправителя.
Перед массовой рассылкой проверьте лимиты провайдера на число писем в час — при превышении сервер начнёт отклонять отправку, и часть адресатов уведомления не получит.