Печать акта в 1С: от проверки документа до отправки контрагенту

Акт в 1С печатается из документа реализации: откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), найдите нужный документ, нажмите кнопку Печать в его командной панели и выберите форму «Акт об оказании услуг». Откроется табличный документ — его и отправляют на принтер клавишами Ctrl+P или кнопкой с изображением принтера.

Так работает печать акта выполненных работ и акта об оказании услуг в типовых конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, комплексные решения на базе ERP. Ниже — как выбрать правильную форму, настроить принтер и копии, распечатать сразу пачку актов, сохранить документ в PDF, если принтера нет под рукой, и что делать, когда акт выходит без подписи, печати или не той формой.

С чего начать: проверяем документ до нажатия «Печать»

Печатать можно и непроведённый документ, но подписи, печать и часть реквизитов в форму подтягиваются из настроек. Если их не заполнить заранее, акт выйдет пустым в этих местах, и его придётся переделывать.

Что должно быть готово:

• 🏢 Реквизиты организации — наименование, ИНН/КПП, адрес. Берутся из карточки: Главное → Организации.
• ✍️ Подписи и печать — факсимиле руководителя, главного бухгалтера и оттиск печати. Загружаются в карточке организации, раздел Логотип и печать.
• 👤 Ответственные лица — кто подписывает документ. Указываются там же, в карточке организации, по датам.
• 📦 Содержание акта — номенклатура, количество, сумма, ставка НДС. Проверьте в табличной части документа.
• 📅 Дата и номер — заполняются автоматически, но при ручной правке номера следите за сквозной нумерацией.

Акт выполненных работ — это первичный документ, и по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ он действителен только с полным набором обязательных реквизитов: наименование, дата, стороны, содержание факта хозяйственной жизни, величина, должности и подписи. Поэтому проверка до печати — не формальность, а условие, при котором бумагу примет контрагент и налоговая.

Отдельно стоит глянуть на договор в шапке документа и на ставку НДС. Если договор не выбран, в акте не окажется основания — строки «по договору №…». А неверная ставка НДС исказит итоговую сумму и сам счёт-фактуру, если вы печатаете его тем же комплектом. Эти два поля ошибаются чаще остальных.

Какую печатную форму акта выбрать

Кнопка Печать раскрывается в список — одним документом реализации можно напечатать разные формы. Выбор зависит от того, что именно вы продали.

Кроме стандартной формы, в списке печати встречается пользовательская — своя версия макета, которую программисты создают через расширение конфигурации . Так добавляют логотип, дополнительные колонки или нестандартную шапку, не трогая типовой код и не ломая обновления. Если в вашей базе настроена такая форма, она появится в том же выпадающем списке кнопки Печать под отдельным названием — выбирайте её.

Настройка принтера, копий и ориентации

Когда печатная форма открылась, вы видите табличный документ 1С. Отсюда идёт отправка на принтер.

1. Нажмите Ctrl+P или кнопку с изображением принтера на верхней панели.
2. В открывшемся диалоге выберите принтер из списка установленных в системе.
3. Задайте число копий — обычно акт печатают в двух экземплярах, по одному каждой стороне.
4. При необходимости укажите диапазон страниц, если акт многостраничный, а нужны не все листы.

Ориентация, поля и масштаб настраиваются отдельно — в самом табличном документе, а не в диалоге принтера. Откройте Еще → Параметры страницы:

• 📐 Ориентация — книжная для обычного акта, альбомная, если строк номенклатуры много и они не влезают по ширине.
• 📏 Масштаб — поставьте «По ширине страницы», чтобы таблица не обрезалась справа.
• 🧭 Поля — уменьшите, если последняя строка или подписи уезжают на отдельный лист.

Рядом с кнопкой печати через диалог есть команда Печать сразу — она отправляет документ на принтер, выбранный в системе по умолчанию, без промежуточного окна. Удобно, когда принтер один и копий нужна одна: нажали — и лист поехал. Когда принтеров несколько или нужно выбрать копии и страницы, пользуйтесь обычной печатью через Ctrl+P.

Печать акта: порядок действий по шагам

Соберём всё вместе. Последовательность одинакова для Бухгалтерии, Управления торговлей и ERP — различается только название раздела, где лежат документы реализации.

1. Откройте список документов: в Бухгалтерии это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в Управлении торговлей и ERP — Продажи → Документы продажи.
2. Двойным щелчком откройте нужный акт.
3. Убедитесь, что документ проведён (значок проведения в шапке) или хотя бы заполнен.
4. Нажмите Печать в командной панели документа.
5. Выберите форму — «Акт об оказании услуг» или УПД.
6. В предпросмотре проверьте подписи, печать и суммы.
7. Нажмите Ctrl+P, выберите принтер и число копий, подтвердите печать.

Если нужно только посмотреть, как акт ляжет на лист, не распечатывая, — остановитесь на шаге с предпросмотром. Табличный документ показывает ровно то, что уйдёт на бумагу.

Как напечатать сразу пачку актов из списка

Открывать каждый документ ради печати не нужно — список реализаций печатает выделенные акты пачкой.

1. Откройте список Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Выделите нужные документы: с зажатым Ctrl — вразнобой, с зажатым Shift — диапазоном подряд.
3. Нажмите Печать на командной панели списка.
4. Выберите форму — она применится ко всем выделенным.

1С сформирует один табличный документ, где акты идут друг за другом, каждый со своей разбивкой на страницы. Дальше — обычная печать через Ctrl+P.

Этого достаточно для десятков документов за раз. Когда нужно не просто распечатать, а, например, разложить акты по конвертам или подшить в особом порядке, подключают внешние обработки печати — отдельные файлы с расширением .epf, которые загружают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Такую обработку обычно готовит программист под конкретную задачу; типовая групповая печать из списка покрывает большинство случаев и без неё.

Печать комплекта документов

Отдельная задача — распечатать по одной сделке сразу несколько форм: акт, счёт-фактуру и счёт на оплату. Открывать каждую форму по очереди не нужно. В Бухгалтерии на кнопке Печать есть команда Комплект документов.

1. Откройте документ реализации и нажмите Печать → Комплект документов.
2. Отметьте флажками формы, которые нужны: акт, счёт-фактура, счёт.
3. Для каждой формы задайте число экземпляров.
4. Нажмите печать — 1С соберёт всё в один табличный документ и отправит на принтер.

Так за один проход печатается полный пакет на одну отгрузку, и ничего не потеряется между формами.

Сохранение акта в PDF и Excel, когда принтера нет

Принтер под рукой не всегда, а отправить акт контрагенту нужно сразу. Табличный документ сохраняется в файл любого распространённого формата.

1. Откройте печатную форму акта.
2. Нажмите Еще → Сохранить (или кнопку с изображением дискеты).
3. В поле Тип файла выберите нужный формат.
4. Укажите папку и имя, сохраните.

Какой формат выбрать:

• 📄 Документ PDF (.pdf) — для отправки по почте и печати у получателя. Разметка не поедет.
• 📊 Лист Excel (.xlsx) — если контрагент хочет пересчитать суммы или выгрузить данные.
• 🗂 Табличный документ (.mxl) — родной формат 1С, открывается в другой базе без потери форматирования.

Почему акт печатается без подписи, печати или не той формой

Большинство проблем печати — не в принтере, а в незаполненных настройках базы. Разберём типичные симптомы.

Отправка акта по почте и через ЭДО вместо бумаги

Печать на бумагу — не единственный путь. Акт можно отправить контрагенту прямо из 1С, не распечатывая.

По электронной почте. В окне печатной формы нажмите кнопку Отправить (конверт). 1С сформирует письмо и приложит акт файлом — по умолчанию PDF. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись электронной почты: Главное → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Укажите почтовый ящик и пароль один раз, дальше письма уходят в пару кликов.

Через ЭДО. Если вы и контрагент подключены к оператору электронного документооборота (например, через 1С-ЭДО), акт отправляется как юридически значимый электронный документ — без бумаги и без курьера. Открываете документ реализации, выбираете команду отправки по ЭДО, система формирует электронный акт или УПД и ставит его в очередь на подпись.

Отдельной кнопки отправки акта в мессенджер в типовых конфигурациях нет. На практике сохраняют акт в PDF (как в разделе выше) и прикладывают файл в мессенджере вручную — для внутренней пересылки или быстрой сверки с заказчиком это удобнее, чем письмо.

Частые вопросы