Доверенность на получение ТМЦ в 1С: от заполнения до бланка на принтере

Чтобы напечатать доверенность в 1С: Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Доверенности, создайте документ, укажите сотрудника, поставщика и перечень ценностей, запишите его и нажмите кнопку Печать — программа предложит бланки М-2 и М-2а. На всё уходит пара минут, если справочники заполнены заранее.

Проблемы обычно начинаются не на кнопке печати. Пустая строка паспорта, нет подписи главбуха, оборот бланка без товаров — всё это растёт из незаполненных карточек. Если пройти подготовку один раз, доверенность будет выходить из принтера сразу готовой к подписи.

Какой бланк выбрать: М-2 или М-2а

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны, но М-2 и М-2а по-прежнему печатают почти все: поставщики к ним привыкли, вопросов на складе не возникает.

Разница между бланками в устройстве:

На обороте обеих форм — перечень ценностей, которые сотрудник вправе получить. Если перечень не заполнить, оборот выйдет пустым, и кладовщик поставщика может не отпустить товар.

💡 Выберите один бланк и закрепите его в учётной политике. Смешанная практика путает нумерацию и учёт.

Где документ в разных конфигурациях:

Логика заполнения и печати в этих программах одинаковая. Отличаются расположение команды и набор полей шапки: в УТ и ERP доверенность чаще связывают с заказом поставщику.

Подготовка справочников перед выпиской

Доверенность собирает данные из четырёх мест. Проверьте их один раз — и дальше печать пойдёт без правок вручную.

1. 👤 Физическое лицо получателя. В карточке сотрудника заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Именно отсюда берётся строка паспорта на бланке.
2. 🏢 Организация. В карточке организации проверьте ИНН, КПП, адрес и банковский счёт — они попадают в шапку бланка.
3. ✍️ Подписи. В карточке организации найдите блок ответственных лиц (подписей) и укажите руководителя и главного бухгалтера с датой, с которой они действуют. Без этого строки подписей будут пустыми.
4. 🤝 Контрагент и договор. Поставщик должен быть в справочнике контрагентов, договор — в его карточке.

Если сотрудник ещё не оформлен в программе, достаточно завести его в справочнике физических лиц. Кадровый приём для доверенности не нужен: программе важны ФИО и удостоверение личности.

Как создать доверенность в 1С: пошагово

Порядок в 1С: Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Покупки → Доверенности и нажмите Создать.
2. Проверьте номер и дату. Номер программа присвоит при записи, дату ставьте фактическую — днём выдачи.
3. В поле «Действительна до» укажите последний день срока. Обычно это 10–15 дней от даты выдачи: на один конкретный завоз.
4. Выберите организацию, если в базе их несколько.
5. В поле получателя выберите физическое лицо.
6. Укажите контрагента-поставщика, при необходимости — договор и банковский счёт.
7. Заполните документ-основание: счёт, наряд или номер заказа, на который поставщик отпустит товар.
8. Перейдите на вкладку с товарами и внесите перечень ценностей.
9. Нажмите Записать, затем Печать.

Если счёт поставщика уже внесён в базу, удобнее создать доверенность на его основании через кнопку Создать на основании. Поставщик, договор и товары подтянутся сами, останется выбрать получателя и срок.

В УТ 11 и ERP порядок тот же, только стартовая точка — заказ поставщику : доверенность создают на его основании, и перечень товаров переносится из заказа.

Получатель, поставщик и перечень ценностей: что вписать

Каждое поле шапки превращается в строку бланка. Ошибка в любом — повод для склада поставщика вернуть сотрудника ни с чем.

Получатель. ФИО и должность выводятся из карточки. Проверьте, что должность актуальна: после перевода сотрудника она могла устареть.

Поставщик. На бланке он стоит в строке «На получение от». Наименование должно совпадать с тем, что напечатано в счёте поставщика. Если у контрагента сокращённое и полное наименование различаются, программа берёт полное — сверьте его с уставными данными.

Документ-основание. Впишите номер и дату счёта или договора. Склад поставщика ищет отгрузку именно по этому номеру.

Перечень ценностей. На вкладке товаров есть два способа:

• 📦 выбрать позиции из номенклатуры — удобно, когда товар уже есть в справочнике;
• 📝 вписать содержание текстом — когда номенклатуры нет или закупка разовая.

Количество пишите прописью или цифрами — как принято у вас. Программа выведет его в таблицу на обороте. Сумму в доверенности указывать не требуется.

Пустой перечень — самая частая причина отказа в отгрузке. Если товаров много, достаточно одной строки со ссылкой на счёт.

Когда бланк М-2 не подходит

Формы М-2 и М-2а рассчитаны на одно действие: получить товарно-материальные ценности у поставщика. Для других поручений они не годятся:

• 💰 получение денег в банке или кассе контрагента;
• 📄 получение и сдача документов, подписание актов сверки;
• 🏛 представительство в налоговой инспекции или суде.

Под эти задачи нужна доверенность произвольной формы. Её готовят в текстовом редакторе или через шаблоны документов, если они настроены в вашей базе. Документ «Доверенность» в 1С для этого не предназначен: его бланк жёстко заточен под перечень ценностей.

Ещё один частый случай — покупка в розничном магазине за наличные или по карте через подотчётное лицо. Доверенность здесь не нужна: продавец её не спрашивает, а покупку подтверждают чек и авансовый отчёт.

Печать доверенности М-2 и М-2а: выбор формы и настройка

После записи нажмите Печать в командной панели документа. В меню будут оба бланка: «Доверенность (М-2)» и «Доверенность (М-2а)». Выберите нужный — откроется окно предварительного просмотра.

В окне просмотра:

1. Проверьте все строки: паспорт, подписи, срок, поставщика.
2. Укажите число копий в поле справа вверху.
3. Нажмите Печать — программа отправит бланк на принтер по умолчанию.

Если нужно отправить доверенность поставщику заранее, в том же окне сохраните её в PDF кнопкой сохранения или отправьте по почте.

Двусторонняя печать . Лицевая сторона и перечень ценностей — это две страницы. Если принтер умеет печатать с двух сторон, включите эту опцию в его свойствах. Если нет — напечатайте первую страницу, переверните лист и напечатайте вторую.

Бланк расползается на лишнюю страницу. Откройте параметры страницы через главное меню (≡ → Файл → Параметры страницы) и уменьшите масштаб или поля. Для М-2 удобна книжная ориентация на А4.

Свой вид бланка. Если доверенность нужна в фирменном виде или с дополнительными строками, не трогайте конфигурацию. Есть два безопасных пути:

• 🛠 изменить макет: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм, найти макет доверенности и отредактировать его. Изменённый макет переживёт обновление, а вернуть стандартный можно одной командой;
• 🧩 подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После этого новый вариант появится в меню Печать рядом со стандартными.

Почему доверенность печатается неправильно

Большинство дефектов бланка видно уже в окне просмотра. Найдите свой симптом:

Ещё одна ловушка — неверная дата документа. Доверенность без даты совершения ничтожна по статье 186 ГК РФ. Программа дату ставит сама, но если документ скопировали из старого, дату легко пропустить.

Учёт выданных доверенностей и хранение

Сам список доверенностей в программе — это уже реестр. Он показывает номер, дату, срок, получателя и поставщика. Для бланка М-2а этот список и заменяет журнал учёта выданных доверенностей.

Как получить журнал на бумаге:

1. Откройте список доверенностей.
2. Отберите период через отбор по дате.
3. Нажмите Ещё → Вывести список и выберите колонки: номер, дата, получатель, поставщик, срок.
4. Распечатайте или сохраните таблицу в Excel.

Журнал подписывает ответственный, ведущий учёт доверенностей. Форму журнала организация утверждает сама — в учётной политике.

Что делать после получения товара. Оригинал доверенности остаётся у поставщика: он приложит её к своим документам на отгрузку. У вас остаются корешок (для М-2) или запись в журнале (для М-2а) и приходный документ.

Неиспользованные доверенности. Сотрудник возвращает их в бухгалтерию. Бланк перечёркивают, отметку о возврате ставят на корешке или в журнале. В программе документ лучше не удалять, а пометить: так сохранится сквозная нумерация. Удобно вписать отметку в поле комментария: «возвращена неиспользованной 14.10».

Срок хранения. Корешки, журналы и возвращённые бланки — первичные документы. Их хранят не меньше пяти лет после отчётного года по закону № 402-ФЗ.

Частые вопросы