Печать почтовых конвертов из 1С: формат, адрес, принтер

Конверт в 1С 8.3 печатают из справочника контрагентов: откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, выделите получателя и выберите в меню Печать команду Конверт. Откроется форма печати, где задают формат (DL, C4, C5, C6), адрес получателя и отправителя. Дальше — обычная печать табличного документа на принтер.

Путь выше — для 1С:Бухгалтерии 3.0. В других типовых конфигурациях на той же библиотеке стандартных подсистем команда устроена похоже, но ищите её в списке своего справочника контрагентов.

Что подготовить до печати: бланки, адреса, принтер

Половина испорченных конвертов — это не ошибка 1С, а неподготовленные данные или принтер. Проверьте три вещи.

Адрес в карточке контрагента

Программа берёт адрес из контактной информации контрагента. В карточке есть блок с адресами и телефонами, где обычно хранятся:

• 🏢 юридический адрес;
• 📍 фактический адрес;
• ✉️ почтовый адрес.

Для писем нужен почтовый. Если он пустой, а юридический заполнен, при печати придётся выбирать вручную или подставлять другой вид адреса. Заполняйте адрес через форму ввода по классификатору, а не одной строкой: тогда индекс, регион, город и улица ложатся в отдельные поля и печатаются в правильном порядке.

Данные отправителя

Адрес отправителя берётся из карточки организации: Главное → Организации, блок адресов и телефонов. Если в базе несколько организаций, в форме печати выберите нужную — иначе на конверт попадёт основная.

Бланки и принтер

• 📏 Купите конверты одного формата на всю партию — смешанная пачка сбивает подачу.
• 🖨️ Узнайте, умеет ли принтер подавать конверты: обычно через лоток ручной подачи или обходной лоток.
• 🔧 В драйвере принтера должен быть нужный размер бумаги. Если стандартного нет — создайте пользовательский размер в свойствах сервера печати Windows.
• 🧪 Держите 3–5 листов обычной бумаги А4 для пробных прогонов.

Какой формат конверта выбрать

В форме печати конверта выбирают формат. Он определяет размер листа и расположение блоков «Кому» и «От кого». Ориентируйтесь на то, что кладёте внутрь.

Размеры соответствуют стандартным форматам почтовых конвертов. Требования к самим конвертам, в том числе к зоне адреса и месту для индекса, описаны в ГОСТ Р 51506-99.

Конверт с окном

Если у вас конверты с прозрачным окном, печатать сам конверт не нужно. Адрес должен оказаться на документе в зоне окна. Тогда проще распечатать сопроводительное письмо, где блок адреса стоит слева вверху, и сложить лист так, чтобы адрес попал в окно. Конверт DL с окном 45 × 90 мм — самый распространённый вариант под письмо А4, сложенное втрое.

Печать на листе А4 вместо конверта

Принтер не берёт конверты — не беда. Выберите формат, распечатайте на А4 и посмотрите, где оказался текст. Можно приклеить вырезанный адрес на конверт или перейти на самоклеящиеся этикетки. Для этикеток нужна своя печатная форма — типовая форма конверта под них не рассчитана.

Как распечатать конверт из карточки контрагента

Пошагово для 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Найдите получателя через строку поиска над списком.
3. Откройте карточку или просто выделите строку в списке.
4. Нажмите Печать и выберите Конверт.
5. В открывшейся форме укажите формат конверта.
6. Проверьте адрес получателя. Если подставился не тот вид адреса — выберите нужный.
7. Проверьте отправителя: организацию и её адрес.
8. Сформируйте печатную форму и посмотрите её на экране.
9. Отправьте на принтер. Для первого конверта сначала напечатайте пробу на обычной бумаге.

Форма печати запоминает последние настройки. Формат, выбранный один раз, подставится при следующей печати — менять его каждый раз не нужно.

Если нужно напечатать конверт по документу

Отдельной команды «Конверт» в документах вроде реализации или счёта обычно нет. Путь короче, чем кажется: в открытом документе нажмите на поле «Контрагент» — откроется карточка контрагента , и уже из неё вызовите Печать → Конверт.

Так удобно, когда бухгалтер отправляет закрывающие документы: распечатал акт и счёт-фактуру, открыл контрагента по ссылке, напечатал конверт.

Как адрес должен лежать на конверте

Типовая форма раскладывает блоки сама, но полезно знать, что проверять на пробном оттиске. Почта сортирует письма по адресу получателя, и ошибка в раскладке — это задержка или возврат.

• ✉️ «От кого» — левый верхний угол: наименование организации и её адрес с индексом.
• 📬 «Кому» — правая нижняя часть: получатель, улица, дом, офис, населённый пункт, район, регион, индекс.
• 🔢 Индекс — отдельно в трафарете слева внизу и ещё раз в строке адреса.
• 🏷️ Правый верхний угол оставьте свободным под марку или оттиск франкировальной машины.

Наименование получателя для организации пишут так, как в карточке контрагента: краткое наименование с организационно-правовой формой. Если письмо адресовано конкретному человеку, добавьте строку «вниманию» — например, «Главному бухгалтеру Ивановой А. С.». Типовая форма такого поля обычно не имеет, поэтому строку можно дописать в сформированный табличный документ прямо перед печатью: он редактируется как обычная таблица.

Пример проверки пробного оттиска

Возьмём конверт DL. Положите пробный лист А4 на конверт и посмотрите на просвет:

1. Блок «Кому» должен начинаться не ближе 15–20 мм от правого края.
2. Нижняя строка адреса не должна заходить на зону трафарета индекса.
3. Между блоком «От кого» и местом под марку должен быть зазор.

Если все три условия выполнены, печатайте партию. Если нет — правьте поля в параметрах страницы, как описано ниже.

Массовая печать конвертов по списку контрагентов

Когда нужно разослать, например, 40 актов сверки, печатать по одному долго. Выделите несколько контрагентов сразу:

• Ctrl + щелчок — выделить отдельные строки;
• Shift + щелчок — выделить диапазон подряд;
• Ctrl+A — выделить всё, что видно в списке.

После этого Печать → Конверт сформирует конверты для всех выделенных, каждый на своей странице.

Как отобрать нужных получателей

• 🔍 Наберите часть названия в поиске списка — останутся совпадения.
• 📁 Если контрагенты разложены по группам, откройте нужную группу и выделите её содержимое.
• ⚙️ В меню Ещё над списком откройте настройку списка и добавьте отбор по нужному реквизиту, например по виду контрагента или по ответственному.

Проверка адресов перед рассылкой

Пустой или неполный адрес на массовой печати не всегда бросается в глаза — конверт просто выйдет без строки «Кому». Добавьте в список колонку с почтовым адресом (через настройку списка или форму списка с контактной информацией) и пробегитесь глазами по пустым ячейкам до печати.

Индекс, трафарет и штрих-код отправления

Индекс в кодовом трафарете

На стандартных российских конвертах в левом нижнем углу есть рамка из шести клеток под индекс. Почта читает её автоматически. Типовая форма 1С умеет выводить индекс получателя цифрами в стиле этого трафарета. Если в форме печати есть флажок, отвечающий за печать индекса или трафарета, — проверьте его состояние.

Когда печатаете на конверте с уже нанесённой рамкой, бывает лучше выключить трафарет и вписать индекс в саму рамку, иначе получится двойная разметка. Когда конверт чистый, без рамок, трафарет лучше оставить: так индекс будет хорошо читаться.

Штрих-код почтового отправления (ШПИ)

Штрих-код с номером отслеживания — это ШПИ, 14 цифр для внутренних отправлений. Его присваивает Почта России, а не 1С. Типовая печать конверта в 1С штрих-код ШПИ не формирует.

Как получают ШПИ на практике:

1. В отделении — сотрудник наклеивает этикетку при приёме заказного письма.
2. Через сервис партионной почты Почты России — номера выдаются на партию, бланки и конверты печатаются из сервиса.
3. Через внешнюю обработку или интеграцию для 1С, если ваш интегратор её подключил.

Для простых писем ШПИ не нужен — хватает адреса и индекса.

Почему текст печатается мимо рамок и как это исправить

Самая частая жалоба: на экране всё ровно, а на конверте адрес съехал на 1–2 см или обрезан. Почти всегда виноваты параметры страницы или драйвер.

Параметры страницы в 1С

В сформированной печатной форме откройте настройки страницы (команда в меню печати табличного документа). Здесь задаются:

• размер бумаги и ориентация — книжная или альбомная;
• поля слева, справа, сверху и снизу в миллиметрах;
• масштаб печати.

Для конверта DL обычно выбирают альбомную ориентацию. Сдвиг по полям подбирайте шагом 2–3 мм: сдвинули, напечатали на обычную бумагу, приложили к конверту на просвет.

Обходной путь через PDF

Если параметры страницы в 1С не помогают, сохраните печатную форму в PDF и печатайте из программы просмотра PDF. В настройках печати там выберите «Фактический размер» без подгонки под страницу. Так проще понять, кто виноват — 1С или драйвер.

Свой макет конверта: когда типовой не подходит

Типовая форма закрывает обычный конверт с адресами. Если нужен логотип, своя раскладка, обратный адрес в рамке или нестандартный формат — есть два пути.

Правка макета не затрагивает код и переживает обновления. Внешняя обработка подключается через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки и тоже не меняет конфигурацию.

Не снимайте конфигурацию с поддержки ради правки конверта — это сильно усложнит каждое следующее обновление. Для такой мелочи хватает расширения или внешней печатной формы.

Частые вопросы