Печать счёта на оплату покупателю в программе 1С

Счёт на оплату печатается прямо из документа: откройте счёт и нажмите кнопку Печать в его командной панели — программа предложит форму «Счёт на оплату» или «Счёт на оплату (с печатью и подписью)». В 1С:Бухгалтерии 3.0 этот документ лежит в разделе Продажи → Счета покупателям, в 1С:Управление торговлей 11 — в разделе Продажи → Счета на оплату.

Чтобы на бланке сразу появились логотип, факсимильная подпись и печать организации, их нужно один раз загрузить в карточку организации. Ниже — как создать счёт, выбрать печатную форму, настроить бланк под свои реквизиты, распечатать сразу несколько счетов и отправить документ покупателю на почту.

Создание счёта на оплату: контрагент и товары

Печатать нечего, пока счёт не заполнен. В 1С:Бухгалтерии 3.0 новый документ создаётся кнопкой Создать в списке Продажи → Счета покупателям. Путь к документу различается по конфигурациям:

Дальнейший порядок печати в этих конфигурациях одинаков: заполнили документ, записали, нажали Печать.

Минимальный набор полей, без которых счёт не проведётся и напечатается с пустотами:

• 🧾 Контрагент — выберите из справочника или создайте нового. Реквизиты (ИНН, КПП, адрес) программа подтянет в бланк из карточки контрагента.
• 💳 Банковский счёт — ваш расчётный счёт, его реквизиты попадут в платёжную часть бланка. Если счетов несколько, выберите тот, на который ждёте оплату.
• 📦 Товары и услуги — на закладке Товары добавьте строки из справочника номенклатуры, укажите количество и цену. Сумма и НДС посчитаются автоматически.
• 📅 Дата и номер — номер присваивается сам при записи, дату можно изменить.

Пара моментов, которые влияют на итоговые суммы в бланке:

• НДС сверху или в том числе. Режим задаётся в самом документе (ссылка с условиями расчёта НДС рядом с таблицей товаров). От него зависит, добавится ли налог к цене или будет выделен из неё — суммы в счёте изменятся.
• Валюта счёта. По умолчанию рубли. Если выставляете счёт в валюте, смените её в документе — бланк напечатается с нужным обозначением.
• Цена из прайса. Если в базе заведены типы (виды) цен, в строках подставится цена из нужного прайс-листа. Проверьте, что подтянулась именно та цена, которую ждёте.

После заполнения нажмите Записать. Проводить счёт на оплату необязательно — он не формирует бухгалтерских проводок и нужен только для выставления покупателю. Но записать документ нужно, иначе кнопка печати выведет пустой или устаревший бланк.

Печать счёта: кнопка и варианты бланка

Когда счёт записан, в его командной панели станет активна кнопка Печать. Нажмите её — откроется список доступных форм:

1. Счёт на оплату — стандартный бланк без логотипа и подписей. Подходит, когда счёт всё равно уйдёт покупателю в электронном виде или вы ставите живую печать и подпись вручную.
2. Счёт на оплату (с печатью и подписью) — тот же бланк, но с факсимиле подписи руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати. Эти элементы берутся из карточки организации (как их загрузить — в следующем разделе).

Выберите нужный вариант — откроется окно предварительного просмотра. Это табличный документ: его видно на экране до вывода на принтер.

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии бланк счёта можно печатать с QR-кодом для оплаты по банковским реквизитам: покупатель наводит камеру в приложении банка и платит без ручного ввода. Вывод QR-кода включается в настройках печати счёта; если в окне просмотра его нет, значит опция выключена или релиз старый.

Чтобы отправить бланк на печать, в окне просмотра нажмите Печать (значок принтера) или сочетание Ctrl+P. Откроется стандартное окно выбора принтера Windows, где можно задать число копий и диапазон страниц.

Логотип, подпись и печать в бланке счёта

Чтобы форма «с печатью и подписью» выводила реальные реквизиты, их загружают в карточку организации. Откройте Главное → Организации, выберите свою организацию и перейдите по ссылке Логотип и печать.

Здесь загружаются четыре элемента:

• 🖼️ Логотип — картинка в формате PNG или JPG. Выводится в левом верхнем углу бланка.
• ✍️ Факсимильная подпись руководителя и главного бухгалтера — сканы подписей на белом фоне.
• 🔵 Печать организации — скан оттиска печати, тоже на белом фоне.

Там же есть поле Дополнительная информация для покупателя — текст, который попадёт в нижнюю часть счёта. Сюда удобно вписать, например, срок действия счёта или условие о резервировании товара после оплаты.

После загрузки нажмите Предварительный просмотр печатной формы «Счёт покупателю» — программа сразу покажет, как будет выглядеть готовый бланк со всеми картинками. Это быстрее, чем выходить в документ и печатать заново.

Если в базе несколько организаций, логотип и печать загружаются в каждую отдельно — счёт берёт реквизиты той организации, что указана в документе. Поэтому для филиалов и нескольких юрлиц картинки настраивают по одной карточке на организацию.

Как настроить и изменить макет печати

Стандартный бланк счёта можно подправить, не трогая конфигурацию. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм.

В списке найдите макет счёта на оплату, откройте его — программа создаст копию типового макета, доступную для редактирования. В табличном редакторе можно изменить:

• расположение и размер логотипа;
• текст подвала и примечаний;
• шрифты и границы ячеек.

После правок сохраните изменённый макет — программа будет печатать именно вашу версию, а типовой макет останется нетронутым. Изменённый макет применяется ко всем счетам, которые печатаются этой формой, так что менять оформление достаточно один раз. Если правка окажется неудачной, этот же механизм позволяет вернуться к стандартному макету одной кнопкой: просто удалите свою версию, и вернётся типовая.

Когда нужно поменять не оформление, а состав данных на бланке (добавить новую колонку, вывести дополнительный реквизит), табличного редактора уже мало — такие доработки делают через расширение конфигурации . Это отдельный файл, который не меняет саму конфигурацию и переживает обновления. Расширения поддерживаются платформой начиная с версии 8.3.6. Если своего программиста нет, доработку макета стоит заказать специалисту: ручная правка метаданных в основной конфигурации снимает её с поддержки и ломает автоматические обновления.

Массовая печать нескольких счетов

Печатать счета по одному долго, если их десятки. В списке Продажи → Счета покупателям выделите нужные документы: щёлкайте по строкам с зажатой клавишей Ctrl (выборочно) или Shift (подряд идущие).

Затем нажмите Печать над списком и выберите форму счёта. Программа соберёт все выделенные счета в один табличный документ — каждый на своей странице. Дальше печать идёт как обычно: Ctrl+P и выбор принтера.

Так удобно распечатать, например, все счета за день перед отправкой курьеру или все счета одному покупателю за месяц. Отбор в списке поможет сузить выборку: отфильтруйте счета по контрагенту или по дате через команды над списком, выделите результат и печатайте.

Выделить все документы сразу можно сочетанием Ctrl+A — удобно, когда в списке уже стоит отбор и нужны все отфильтрованные счета. В окне просмотра перед печатью прокрутите страницы: так вы увидите, сколько листов уйдёт на принтер, и не напечатаете лишнего.

Отправка счёта на e-mail и сохранение в PDF

Чаще счёт не печатают, а отправляют покупателю файлом. Для этого в 1С настраивается учётная запись электронной почты: Администрирование → Органайзер, включите флажок Почта и перейдите в Настройка системной учётной записи. Укажите адрес, пароль и серверы входящей/исходящей почты (их выдаёт ваш почтовый провайдер).

Серверы и порты входящей и исходящей почты (IMAP/POP3 и SMTP) смотрите в справке своего почтового провайдера — у Яндекса, Mail.ru, Gmail и корпоративных ящиков они разные. Для многих ящиков вместо обычного пароля нужен пароль приложения: его создают в настройках безопасности почты.

После настройки отправить счёт можно прямо из окна просмотра печатной формы — нажмите значок конверта (Отправить). Программа вложит счёт в письмо в формате PDF, подставит адрес из карточки контрагента (если он там указан) и предложит текст письма. Отправленное письмо сохраняется в 1С, так что потом видно, какой счёт и когда вы уже высылали покупателю.

Если почта в 1С не настроена, счёт всё равно можно выгрузить и отправить вручную:

1. В окне просмотра нажмите Сохранить (значок дискеты).
2. Выберите формат: Документ PDF (.pdf) — для отправки покупателю, Лист Excel (.xlsx) — если счёт нужно доработать в таблице.
3. Укажите папку и сохраните файл, затем приложите его к письму в своей почтовой программе.

Если счёт не печатается: типичные ошибки

Разберём частые сбои при печати и что с ними делать.

Частые вопросы