Список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии: как вывести на печать и в Excel

Короткий ответ: чтобы распечатать список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП, откройте Кадры → Сотрудники, нажмите Ещё → Вывести список, отметьте нужные колонки и жмите Ctrl+P. Если нужен список именно работающих сотрудников на конкретную дату, надёжнее сформировать кадровый отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Списки работников организации — уволенные в него не попадут.

Где найти список: в ЗУП 3.1 это раздел Кадры, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры, в ERP и КА — тоже Кадры. Справочник один и тот же, меняется только путь в меню и набор кадровых отчётов.

Ниже — пять рабочих способов получить список: от быстрого «вывести список » до универсального отчёта с любыми полями. Плюс отбор работающих, выгрузка в Excel, настройки печати, ошибки, из-за которых в распечатке оказываются уволенные и дубли, и отчёты для сверки численности.

Где найти список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП и других конфигурациях

Справочник «Сотрудники» есть почти во всех конфигурациях, но лежит в разных разделах.

«Сотрудники» и «Физические лица» — это разные списки

Путаница здесь стоит людям часов работы.

• 👤 Физическое лицо — человек. Один человек = одна карточка с паспортом, ИНН, СНИЛС, адресом.
• 📄 Сотрудник — трудовые отношения этого человека с организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, договор ГПХ, повторный приём после увольнения.

Поэтому список сотрудников почти всегда длиннее фактической численности людей. Для списка «кто у нас работает» печатают сотрудников, для списка «чьи персданные у нас есть» — физических лиц (Кадры → Физические лица).

Способ 1. Вывести список прямо из справочника «Сотрудники»

Самый быстрый путь, работает в любой конфигурации и не требует прав на отчёты.

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. В поле Организация над списком выберите нужную организацию. Если поле оставить пустым, в список попадут сотрудники всех организаций базы — классическая причина «лишних» людей в распечатке.
3. Нажмите Ещё → Вывести список.
4. В открывшемся окне выберите Табличный документ (для печати и Excel) или Текстовый документ (для блокнота).
5. Галочками отметьте колонки, которые нужны в распечатке.
6. Нажмите ОК — программа соберёт таблицу.
7. Печать — Ctrl+P или Файл → Печать.

Как добавить колонки в форму списка

Чтобы в список попали должность, подразделение, дата приёма и табельный номер:

1. В списке сотрудников нажмите Ещё → Изменить форму.
2. Разверните ветку Список.
3. Поставьте галочки у нужных реквизитов: Подразделение, Должность, Дата приёма, Табельный номер, Вид занятости.
4. Кнопками «вверх/вниз» задайте порядок колонок — он сохранится и для печати.
5. ОК, затем снова Ещё → Вывести список.

Настройка формы сохраняется для текущего пользователя. Коллеге она не передастся — у него форма останется прежней.

Способ 2. Как сформировать список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП кадровым отчётом

Если нужна не просто выгрузка, а аккуратный документ с группировкой по подразделениям, итогами по численности и отбором на дату — используйте кадровый отчёт.

Путь: Кадры → Кадровые отчёты → Списки работников организации.

Что настраивается в отчёте:

• 📅 Дата — на какой день строим список. Отчёт смотрит кадровую историю: кто принят и не уволен к этой дате, тот и попадёт в список.
• 🏢 Организация и подразделение — отбор по структуре.
• 🧾 Поля — кнопка Настройки → вид Расширенный → закладка Поля и сортировки. Добавляются должность, дата приёма, вид занятости, график, оклад, стаж.
• 🗂 Группировка — закладка Структура: по подразделениям, по должностям, по виду занятости.
• 🔎 Отборы — закладка Отборы: только совместители, только основное место, только конкретное подразделение.

После настройки сохраните результат как свой вариант: Ещё → Сохранить вариант отчёта. В следующий раз список формируется двумя кликами.

Список с личными данными

Отчёт с паспортами, адресами и датами рождения в ЗУП 3.1 называется «Личные данные сотрудников» (в части релизов — «Кадровые данные сотрудников»). Он удобен для отдела кадров, но это персональные данные.

Распечатку с паспортными данными нельзя передавать третьим лицам без письменного согласия работника — ст. 86–88 ТК РФ и Закон № 152-ФЗ. Для пропусков, ДМС и банка выгружайте минимум полей: ФИО, должность, подразделение.

Способ 3. Универсальный отчёт — список с любыми полями

Когда стандартные отчёты не дают нужной комбинации данных, собирают свой список.

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт (в части релизов — через Все функции → Отчёты → Универсальный отчёт).
2. В верхней строке выберите тип источника Справочник, объект — Сотрудники, таблица — Основные данные.
3. Нажмите Настройки → Расширенный.
4. На закладке Поля и сортировки отметьте ФИО, подразделение, должность, дату приёма, вид занятости.
5. На закладке Отборы задайте условия: например, Организация = ООО «Ромашка».
6. На закладке Структура добавьте группировку по подразделению.
7. Закрыть и сформировать.

Второй вариант источника — регистр сведений Кадровая история сотрудников. Он даёт срез на дату: кто и в какой должности работал, скажем, 1 марта. Для справок «по состоянию на прошлый период» это единственный способ получить корректный список без ручной чистки.

Способ 4. Как распечатать список работающих сотрудников без уволенных

Это главная претензия к распечаткам: в списке оказываются люди, которые ушли два года назад.

Три способа отсечь уволенных:

Набор полей для отбора в справочнике зависит от релиза: где-то доступно «Уволен», где-то отбор ставят по дате увольнения. Если подходящего поля в отборе нет — не воюйте со справочником, берите отчёт.

Как быть с декретницами и «спящими» ставками

Женщины в отпуске по уходу за ребёнком — работающие сотрудники, в список они входят. Но для планирования ФОТ их обычно выделяют отдельно.

Вариант решения: в отчёте «Списки работников организации» добавьте группировку по виду занятости, а отпускников вытащите отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Сотрудники в отпусках по уходу за ребёнком (название может отличаться по релизу) и сравните два списка.

Способ 5. Выгрузка списка сотрудников в Excel

Печать нужна не всегда — чаще список просят «файлом».

Из вывода списка:

1. Ещё → Вывести список → Табличный документ → ОК.
2. В полученной таблице — Файл → Сохранить как.
3. Тип файла — Лист Excel 2007-...(*.xlsx).
4. Укажите имя и папку, сохраните.

Из отчёта: любой сформированный отчёт сохраняется так же — Файл → Сохранить как или Ещё → Сохранить как.

Быстрый способ на пару строк: выделите нужные ячейки в табличном документе, Ctrl+C, вставьте в Excel через Ctrl+V.

Форматы на выбор: xlsx (обычный выбор), ods (для LibreOffice), csv (для загрузки в сторонние системы — банк, СКУД, ДМС), pdf (когда файл нельзя править).

Настройки печати: чтобы список не рассыпался по страницам

Табличный документ печатается «как есть», и список из 12 колонок легко превращается в шесть кривых листов.

Порядок действий перед печатью:

1. Файл → Предварительный просмотр — посмотрите, что реально уйдёт на принтер.
2. Файл → Параметры страницы:
   • ориентация — Ландшафт для списков шире 6–7 колонок;
   • масштаб — По ширине страницы (или «Автоматически»);
   • поля — 10 мм слева и справа, этого хватает для подшивки.
3. Уберите лишние колонки прямо в таблице: выделите столбец, правая кнопка → Удалить.
4. Для длинного списка — отсортируйте по подразделению, чтобы листы шли логично.
5. Ctrl+P, выберите принтер и число копий.

Типичные ошибки

🔴 Не выбрана организация. В базе три юрлица, список вышел на 180 человек вместо 60. Поле Организация над списком — первое, что проверяют.

🔴 В списке уволенные. Справочник хранит всех когда-либо принятых. Фильтр по дате даёт только кадровый отчёт.

🔴 Дубли людей. Один человек с двумя строками — это основное место плюс совместительство или повторный приём. В списке сотрудников это нормально, в списке «сколько у нас людей» — ошибка. Для подсчёта людей считайте физических лиц.

🔴 Не хватает колонок. «Вывести список» печатает только видимые колонки. Сначала Ещё → Изменить форму.

🔴 Отчёт пустой. Чаще всего у пользователя нет прав на кадровые данные или отбор по подразделению поставлен на пустое значение. Проверьте роль в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

🔴 Список на старую дату. В отчёте по умолчанию может стоять дата последнего формирования или начало года. Поле «Дата» проверяют каждый раз.

🔴 Персданные в открытом доступе. Распечатка с паспортами, оставленная на общем принтере, — это нарушение Закона № 152-ФЗ, а не просто неаккуратность.

Отчёты для проверки: правильно ли собран список

Распечатку стоит сверить хотя бы по численности — иначе ошибку найдёт проверяющий, а не вы.

• 📊 Среднесписочная численность (Кадры → Кадровые отчёты) — грубая, но быстрая сверка. Расхождение на 5–10 человек говорит о лишних или потерянных строках.
• 💰 Расчётная ведомость Т-51 (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётная ведомость) — число работников с начислениями за месяц. Человек есть в списке, но нет в ведомости — либо он в отпуске за свой счёт, либо документ приёма проведён не тем числом.
• 🗂 Штатное расписание (Кадры → Штатное расписание) — сверка занятых ставок со списком. Расхождение показывает незакрытые вакансии и «висящие» ставки.
• 📨 Персонифицированные сведения о физлицах — число строк в отчёте за месяц сопоставимо с числом работающих. Это внешняя сверка: эти данные уходят в налоговую.
• 🧮 Движение кадров (Кадры → Кадровые отчёты) — покажет приёмы и увольнения за период. Если список «не сходится» на одного-двух, ищите их здесь.

Когда печатать список сотрудников не нужно

Иногда задачу решает не распечатка, а готовая форма или выгрузка.

• 🏦 Для банка (зарплатный проект) — не список, а реестр или заявки на открытие счетов из раздела Выплаты. Банк примет файл своего формата, а не произвольную таблицу.
• 🏛 Для госорганов — регламентированные формы: штатное расписание Т-3, ЕФС-1, персонифицированные сведения. Самодельный список никто не примет.
• 🚪 Для СКУД, пропусков, ДМС — выгрузка в csv/xlsx с минимумом полей, печать только создаёт риск по персданным.
• 👤 Для одного человека — вместо списка печатайте справку из карточки сотрудника: Печать → Справка с места работы или форму Т-2.