Печать табеля учёта рабочего времени (Т-13) в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Табель учёта рабочего времени в 1С печатают двумя способами. В 1С:ЗУП 3.1 откройте Зарплата → Табели, создайте документ «Табель» за месяц, нажмите Заполнить, проведите и выберите форму Т-13 в меню Печать. Если табель как документ вы не ведёте, ту же форму Т-13 строит отчёт из списка отчётов раздела Зарплата: он собирает дни из графиков работы и документов-отклонений.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 табель доступен, только если зарплату считают в этой же базе. Его формируют из раздела Зарплата и кадры. Печать и в ЗУП, и в БП ничего не стоит, если данные внесены правильно. Почти все проблемы с табелем начинаются раньше, на этапе графиков и отсутствий.

Что проверить в базе перед формированием табеля

Табель не хранит данные сам по себе. Он показывает то, что программа знает о сотруднике из других объектов. Если их не заполнить, вы получите пустые строки или одни «В».

Что должно быть в базе к концу месяца:

• 📅 Производственный календарь на текущий год. Без него программа не отличит рабочий день от праздника.
• 🕘 Графики работы заполнены на год. График пятидневки на 40 часов, сменный график, сокращённый день — каждый должен быть заполнен по дням.
• 👤 Кадровые документы проведены: приём, перевод, увольнение. Табель берёт сотрудников, которые работали в организации в выбранном месяце.
• 🤒 Отсутствия проведены: больничные, отпуска, командировки, прогулы, отпуска без оплаты. Непроведённый документ в табель не попадёт.
• ⏰ Сверхурочные, работа в выходные, ночные часы оформлены своими документами, если такие были.

Отдельно стоит решить, кто подписывает табель. В Т-13 есть подписи ответственного лица, руководителя подразделения и работника кадровой службы. Ответственных лиц заполняют в карточке организации, иначе поля подписей в печатной форме останутся пустыми.

Какие коды увидит сотрудник в табеле

Форма Т-13 использует буквенные и цифровые коды из постановления Госкомстата № 1. Программа ставит их сама по виду документа.

Эту таблицу полезно держать под рукой, когда проверяете распечатку. Код, который не совпадает с реальностью, почти всегда указывает на ошибку в исходном документе.

Печать табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 есть два пути. Выбор зависит от того, как в организации учитывают время.

Способ 1. Документ «Табель»

1. Откройте Зарплата → Табели и нажмите Создать.
2. Укажите месяц, организацию и подразделение. Для большой организации удобнее создавать отдельный табель на каждое подразделение: так их проще раздать руководителям на подпись.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит сотрудников и дни по графикам, а поверх графиков — дни из проведённых отсутствий.
4. Проверьте строки. Если сотрудник вышел на работу в день, который график считает выходным, поправьте ячейку вручную: код и количество часов.
5. Проведите документ.
6. Нажмите Печать и выберите табель по форме Т-13.

Проведённый документ «Табель» записывает фактическое время. Начисление зарплаты за месяц после этого берёт часы из табеля, а не из графика. Поэтому ручная правка в ячейке меняет не только распечатку, но и сумму к выплате.

Способ 2. Отчёт без создания документа

Если документ «Табель» в организации не ведут, форма Т-13 всё равно доступна в виде отчёта.

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Найдите в списке отчёт о табеле учёта рабочего времени. Быстрее всего ввести слово «табель» в строку поиска над списком.
3. Укажите период, организацию, при необходимости отбор по подразделению.
4. Нажмите Сформировать, затем Печать.

Отчёт ничего не записывает в базу. Его можно формировать сколько угодно раз: исправили больничный, сформировали заново, и дни обновились.

Табель за половину месяца

Часто табель просят дважды: за первую половину месяца под аванс и за весь месяц. Форма Т-13 это поддерживает: в ней две строки на сотрудника и итоги за каждую половину.

Для промежуточной распечатки сформируйте отчёт за месяц в середине месяца. Дни второй половины подтянутся из графика как плановые. Окончательный табель печатайте после того, как все отсутствия за месяц внесены.

Как сформировать табель в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии табель работает в упрощённом виде. Сначала проверьте две настройки в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты:

• зарплата рассчитывается в этой программе, а не во внешней;
• включён учёт больничных, отпусков и исполнительных документов.

Без второй настройки программа не знает про отпуска и больничные. Табель покажет каждый рабочий день кодом «Я», даже если человек весь месяц болел.

Порядок печати:

1. Откройте раздел Зарплата и кадры и найдите табель учёта рабочего времени в кадровых или зарплатных отчётах. Если в вашем релизе табель ведётся документом, он будет в списке документов этого же раздела.
2. Укажите месяц и организацию.
3. Сформируйте и проверьте строки.
4. Нажмите Печать.

Отклонения от графика в Бухгалтерии оформляют документами «Больничный лист», «Отпуск» и документом о невыходе, если сотрудник отсутствовал без уважительной причины. Других способов отразить отсутствие в БП нет: ручная правка распечатки в табличном документе в базу не попадает.

Настройка печатной формы табеля и проблемы с выводом на принтер

Форма Т-13 широкая: 31 день в две строки, итоги и коды оплаты. На книжном листе А4 она не помещается.

Параметры страницы

В окне печатной формы откройте параметры страницы через меню Ещё:

1. Ориентация — альбомная.
2. Масштаб — «По ширине страницы». Тогда все дни уместятся на одном листе по ширине.
3. Поля — уменьшите до 5–10 мм, если правая колонка итогов всё равно обрезается.
4. Проверьте результат в предварительном просмотре перед печатью.

Если сотрудников больше 15–20, табель займёт несколько листов. Шапка с названием колонок на втором листе по умолчанию не повторяется, и на подписи такой табель возвращают. Проще печатать по подразделениям: каждый табель получается на 1–2 листа.

Сохранение в Excel и PDF

Кнопка сохранения в окне печатной формы записывает табель в XLSX, PDF или MXL. Excel удобен, когда руководитель отмечает дни сам: вы отдаёте ему файл, он заполняет, вы переносите итог в документ «Табель».

Изменение макета

Если нужна своя колонка или другой порядок подписей, не правьте конфигурацию. Используйте встроенный механизм:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет табеля через поиск по слову «табель».
3. Откройте его, измените и сохраните.

Изменённый макет хранится отдельно от конфигурации и переживает обновления. Когда разработчики меняют стандартный макет в новом релизе, программа предупредит, что ваш макет устарел. Тогда его сбрасывают к стандартному и вносят правки заново.

Для изменений, которые нельзя сделать в макете, например новая колонка с расчётным показателем, нужна внешняя печатная форма или расширение конфигурации . Это работа программиста.

Ошибки в табеле: как найти причину и исправить

Распечатка табеля — это зеркало исходных данных. Править её нужно в документах, а не в табличном документе перед печатью.

Как проверить табель перед подписью

Прежде чем нести табель руководителю, сверьте три цифры:

• 🔢 Норма часов. Итог по сотруднику на полной пятидневке должен совпасть с нормой месяца по производственному календарю. Например, при норме 168 часов и трёх днях больничного у сотрудника с восьмичасовым днём получится 144 часа: 168 − 3 × 8.
• 📋 Число дней явки. Сравните с тем, что знает руководитель подразделения. Расхождение на один день обычно значит забытый отгул или неоформленную командировку.
• 🧾 Отсутствия. Каждый «Б», «ОТ», «К» в табеле должен иметь проведённый документ с тем же периодом.

Не исправляйте ошибки прямо в табличном документе перед печатью. Бумага будет верной, а база — нет. Через месяц расчёт отпускных или пособия возьмёт неверные дни, и расхождение всплывёт при проверке.

Типичные промахи при подготовке табеля

• ❌ Печатают табель до конца месяца. Больничный, который принесут 30-го числа, в распечатку не попадёт. Окончательный табель печатайте после закрытия кадровых событий месяца.
• ❌ Один табель на всю организацию. Руководители подписывают чужие подразделения, бумага теряется. Табель по подразделениям проще и проверять, и хранить.
• ❌ Путают Т-12 и Т-13. Т-12 рассчитан на ручные отметки явки и неявки. Т-13 заполняется автоматизированно, поэтому программа и печатает именно его.
• ❌ Не заполняют ответственных лиц. Табель уходит с пустыми строками подписей, и кадровик дописывает фамилии от руки.
• ❌ Меняют график задним числом без перезаполнения. Если поменяли сотруднику график за прошлый месяц, табель за этот месяц нужно сформировать заново.

Частые вопросы о табеле в 1С