Печать транспортной накладной из реализации в 1С 8.3: данные, форма, копии и пакетный вывод

Чтобы напечатать транспортную накладную в 1С, откройте проведённый документ отгрузки и нажмите Печать → Транспортная накладная. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это документ «Реализация (акт, накладная, УПД)», в 1С:УТ 11 — «Реализация товаров и услуг», в 1С:УНФ — «Расходная накладная ». Программа выводит форму по Правилам перевозок грузов, утверждённым постановлением № 2200.

Сама команда — дело одной секунды. Время уходит на другое: пустые разделы про перевозчика и водителя, неверные адреса, форма на три листа вместо двух. Разберём, что заполнить заранее, как настроить вывод и как печатать накладные пачкой.

Что заполнить в документе до печати транспортной накладной

Транспортная накладная собирает данные из реализации, карточек организации и контрагентов. Если чего-то нет в базе, в форме будет пустая строка.

Обязательный минимум:

• 🏢 Грузоотправитель. По умолчанию — ваша организация. Проверьте в карточке организации ИНН, полное наименование и адрес.
• 📦 Грузополучатель. По умолчанию — покупатель. Если товар едет на склад другого юрлица или в филиал, укажите грузополучателя явно.
• 📍 Адреса. Для погрузки и выгрузки 1С берёт адреса из контактной информации. Пустой фактический адрес у контрагента — частая причина пустого пункта выгрузки.
• 🧾 Товары. Наименование, количество, единицы и вес. Масса брутто попадёт в форму, только если вес задан в карточке номенклатуры.
• 🚚 Перевозчик, водитель, автомобиль. Эти данные заполняют разделы о перевозчике и транспортном средстве.

Где указывать грузоотправителя и грузополучателя:

Вес — самый частый пробел. Откройте карточку номенклатуры и заполните вес единицы хранения. Тогда масса посчитается сама: например, 40 коробок по 12,5 кг дадут 500 кг брутто.

Как напечатать транспортную накладную в 1С: команда и типовые формы

Порядок одинаков во всех трёх конфигурациях.

1. Откройте журнал документов отгрузки.
2. Найдите нужную реализацию и откройте её или просто выделите строку в списке.
3. Нажмите кнопку Печать на командной панели.
4. Выберите в списке Транспортная накладная.
5. Проверьте форму в окне предпросмотра и нажмите Печать.

В меню Печать рядом стоят похожие формы. Важно не перепутать:

Транспортная накладная не подтверждает продажу. Она подтверждает перевозку. Поэтому к одной отгрузке обычно печатают два документа: УПД или ТОРГ-12 плюс транспортную накладную.

Сколько экземпляров печатать

По общему правилу транспортную накладную оформляют в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Договор перевозки может установить другое количество.

В окне печати есть поле «Копий». Поставьте 3, и 1С выведет три одинаковых экземпляра подряд.

Как настроить вывод на бумагу и проверить форму перед печатью

Окно печати в 1С — это табличный документ. Его можно править и настраивать прямо перед отправкой на принтер.

Предпросмотр и правки вручную

Форма открывается в режиме просмотра. Чтобы дописать недостающее, включите редактирование кнопкой с карандашом на панели окна печати.

После этого можно щёлкнуть в ячейку и ввести текст: ФИО водителя, госномер, адрес погрузки.

Ручные правки не сохраняются в документе. Закроете окно — данные пропадут. При повторной печати придётся вводить их снова. Если правите одно и то же каждый раз, исправьте источник в базе.

Параметры страницы

Транспортная накладная — широкая форма. На стандартной книжной странице A4 она может разъехаться на лишние листы.

Что настроить через меню Ещё → Параметры страницы:

1. Ориентация. Оставьте ту, что задана в макете. Не меняйте вслепую.
2. Масштаб. Выберите «По ширине страницы». Так столбцы не уйдут на соседний лист.
3. Поля. Уменьшите до 5–10 мм, если принтер это позволяет.
4. Принтер. Проверьте, что выбран нужный, а не «Microsoft Print to PDF».

После настройки снова посмотрите форму в режиме предварительного просмотра. Разрывы страниц видны как пунктирные линии.

Сохранение в PDF и отправка

Не всегда накладную нужно печатать сразу. Кнопка сохранения в окне печати выгружает форму в PDF, Excel или Word. PDF удобно отправить перевозчику заранее, чтобы водитель приехал с готовыми экземплярами.

Кнопка отправки по почте прикладывает файл к письму, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Как изменить макет и подключить внешнюю печатную форму транспортной накладной

Типовая форма подходит не всем. Кому-то нужен логотип, кому-то — дополнительное поле с номером заявки или иной порядок строк. Есть три способа доработки, от простого к сложному.

Способ 1. Правка макета без программиста

В БП 3.0 и УТ 11 путь такой: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.

1. Найдите в списке макет транспортной накладной. Удобно отфильтровать список по слову «транспортная».
2. Откройте его на редактирование.
3. Внесите правки: текст, шрифт, ширина колонок.
4. Сохраните и закройте.

Поля в угловых скобках — это параметры, которые заполняет программа. Их не удаляйте и не переименовывайте, иначе соответствующая ячейка останется пустой.

Способ 2. Внешняя печатная форма

Внешняя форма — это файл .epf, который подключается к базе без изменения конфигурации.

1. Включите флаг «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Откройте список дополнительных отчётов и обработок и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл .epf. 1С покажет предупреждение о безопасности — подтвердите, только если источник файла вам известен.
4. На вкладке размещения укажите, к каким документам привязать форму: к реализации или расходной накладной.
5. Запишите и закройте карточку.

После этого новая форма появится в меню Печать выбранного документа рядом с типовыми.

Не подключайте обработки из случайных источников. Внешняя обработка выполняет код с правами пользователя и может изменить данные в базе.

Способ 3. Расширение конфигурации

Если форма нужна надолго и многим пользователям, программист оформит её в расширении. Расширения поддерживаются начиная с платформы 8.3.6. Конфигурация при этом остаётся на поддержке и обновляется без ручного объединения.

Почему транспортная накладная печатается с ошибками и как это исправить

Ниже — симптомы, которые чаще всего встречаются при печати транспортной накладной, и что проверить в каждом случае.

Отдельный случай — в форме стоит старое наименование организации или старый адрес. 1С берёт реквизиты на дату документа. Если вы сменили адрес позже, а печатаете старую реализацию, в форме будет прежний адрес. Это правильное поведение, а не ошибка.

Как напечатать сразу несколько транспортных накладных

Когда за день уходит 20–30 машин, открывать каждую реализацию неудобно. Есть способы ускорить работу.

Пакетная печать из списка

1. Откройте список реализаций.
2. Отфильтруйте его по дате отгрузки.
3. Выделите нужные документы: Ctrl + щелчок для отдельных строк, Shift + щелчок для диапазона, Ctrl+A для всех.
4. Нажмите Печать → Транспортная накладная.

1С сформирует один табличный документ, в котором накладная каждой реализации начинается с нового листа. Поле «Копий» действует на весь пакет: при значении 3 каждая накладная выйдет в трёх экземплярах.

Задание на перевозку в УТ 11

В УТ 11 рейс оформляют документом «Задание на перевозку» в разделе Склад и доставка. В нём указывают транспортное средство, водителя и перечень отгрузок, которые едут этим рейсом.

Плюс подхода — данные о машине и водителе вводятся один раз на рейс, а не в каждой реализации. Из задания на перевозку печатаются документы на все включённые в рейс отгрузки.

Электронная транспортная накладная

С 1 сентября 2022 года транспортную накладную можно оформлять в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов. В 1С это делают через сервис 1С-ЭДО у оператора, подключённого к ГИС ЭПД.

Для регулярных перевозок это снимает вопрос с печатью совсем: стороны подписывают титулы электронной подписью. Но перевозчик, грузополучатель и водитель должны работать с ЭТрН. Если хотя бы один участник не готов, печатайте бумажную форму.

Что ещё можно автоматизировать

• 📧 Рассылку перевозчику. Сохраните пакет накладных в PDF и отправьте одним письмом.
• 🧩 Заполнение повторяющихся данных. Если один и тот же водитель возит одного клиента, внешняя печатная форма может подставлять его данные из дополнительных реквизитов.
• 🖨️ Печать вместе с УПД. Выделите пакет реализаций и напечатайте сначала УПД, затем транспортные накладные. Порядок документов в обоих пакетах совпадёт.

Частые вопросы о печати транспортной накладной в 1С