Как выписать доверенность на получение товаров в 1С

Доверенность в 1С выписывают через отдельный документ: в 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Покупки → Доверенности, в Управлении торговлей 11 — в разделе Закупки. Вы заполняете контрагента-поставщика, сотрудника, на которого оформляете доверенность, и перечень ценностей — программа сама печатает готовый бланк по форме «М-2» или «М-2а».

Документ так и называется — «Доверенность». Он выдаётся на конкретного сотрудника для получения товарно-материальных ценностей у поставщика и печатается на унифицированном бланке. Электронная машиночитаемая доверенность (МЧД) — это другой документ: её заводят под подписание электронных документов, а не под поход на склад, и путать их не стоит.

Что понадобится до начала

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей связывает три объекта: кто выдаёт (ваша организация), у кого получают (поставщик) и кто получает (сотрудник). Все трое должны быть заведены в базе заранее.

Проверьте перед выпиской:

• 🏢 Своя организация заполнена полностью — наименование, ИНН, КПП, адрес, руководитель и главбух. Эти данные уходят в шапку бланка. Карточка — в Главное → Организации.
• 🤝 Контрагент-поставщик есть в справочнике Справочники → Контрагенты. Доверенность выдаётся на получение ценностей именно у него.
• 👤 Сотрудник заведён в справочнике физических лиц с паспортными данными. В печатный бланк попадают серия, номер, кем и когда выдан паспорт — без них форма будет неполной.
• 📄 Основание получения — номер и дата счёта, договора или накладной, по которым сотрудник забирает товар. В бланке это строка «по…».

Чем аккуратнее заполнены эти справочники, тем меньше правок руками в самом документе. Частая причина переделок — не ошибки в 1С, а неполные карточки: нет паспорта, не указана должность, у организации устаревший главбух. Проверьте эти три поля до того, как начнёте заполнять доверенность .

Создание доверенности и заполнение шапки

Откройте список доверенностей и нажмите Создать. Откроется новый документ — его шапку заполняют сверху вниз.

1. Дата и номер. Номер 1С присваивает сама при записи, дату поставьте фактическую — от неё отсчитывается срок действия.
2. Организация. Если в базе одна организация, поле заполнится автоматически; при нескольких — выберите нужную.
3. Контрагент. Поставщик, у которого получают ценности. Рядом подставится договор, если он один.
4. Физическое лицо. Сотрудник, на которого оформляется доверенность. После выбора программа возьмёт должность и паспорт из его карточки.
5. Срок действия. Укажите дату, по которую доверенность действительна. Поле можно оставить пустым — тогда по закону она будет действовать год (подробнее ниже).
6. По документу. Впишите основание: «счёт № … от …», «договор № … от …». Эта строка печатается в бланке и объясняет поставщику, что именно и по какому документу выдаётся представителю.

Создавать доверенность можно с чистого листа или вводом на основании заказа поставщику — тогда перечень ценностей подтянется из заказа и останется только проверить количества.

Должность сотрудника в бланке берётся из его кадровых данных или карточки физлица. Если человек работает по договору ГПХ или должность в базе не указана, впишите её вручную перед печатью — пустая строка должности в унифицированной форме выглядит как незаполненный реквизит, и поставщик может придраться.

Подписывают доверенность руководитель и главный бухгалтер организации — их ФИО 1С подставляет из карточки организации. Проверьте, что там указаны действующие ответственные лица: если главбух сменился, а в базе остался прежний, на бланк попадёт неверная фамилия.

Проверьте паспортные данные сотрудника до печати: ошибка в серии или номере делает доверенность недействительной, и поставщик вправе не отпустить товар.

Список ценностей: табличная часть

Нижняя часть документа — перечень того, что сотрудник уполномочен получить. В форме «М-2» этот список печатается на оборотной стороне.

Заполняется он построчно:

• Номенклатура — наименование товара или материала из справочника.
• Количество — сколько единиц получает представитель.
• Единица измерения — штуки, килограммы, метры и т. д.

В печатной форме количество дублируется прописью — это требование бланка, 1С подставляет пропись сама.

Табличную часть заполняют двумя способами:

• 📋 Подбором — кнопка Подбор открывает справочник номенклатуры, отмечаете позиции и указываете количества.
• ⬇️ Из основания — если доверенность введена на базе заказа или поступления, строки уже заполнены.

Указывать номенклатуру настолько подробно, насколько требует поставщик и ваш внутренний контроль. Для разовой закупки конкретной партии перечисляют точные позиции с количеством. Если же сотрудник забирает всё по накладной целиком, допустимо ограничиться обобщённой формулировкой — важно, чтобы она не противоречила тому, что реально выдаёт поставщик по сопроводительным документам.

Единицы измерения берутся из карточки номенклатуры. Если по одной позиции учёт ведётся в разных единицах (например, упаковки и штуки), выбирайте ту, в которой фактически происходит отгрузка, — иначе количество прописью в бланке разойдётся с накладной.

Печать по форме «М-2» и «М-2а»: когда какая

После записи документа нажмите Печать — 1С предложит обе унифицированные формы, утверждённые Постановлением Госкомстата № 71а. Разница между ними — в учёте, а не в содержании.

Перед печатью проверьте на экране предварительного просмотра, что подставились должность, паспорт сотрудника и реквизиты поставщика. Готовый бланк подписывают руководитель и главный бухгалтер; печать организации ставят, только если это предусмотрено её уставом.

Электронная доверенность и МЧД: не путать с «М-2»

Бумажная «М-2» и машиночитаемая доверенность (МЧД) решают разные задачи, хотя обе называют «доверенностью».

• «М-2» — бумажный бланк на получение материальных ценностей у поставщика. Сотрудник предъявляет его на складе и расписывается в накладной.
• МЧД — электронный документ в формате ФНС. Он даёт сотруднику право подписывать от имени организации электронные документы : отчётность, счета-фактуры, акты в системах ЭДО.

МЧД нужна, когда документы подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник своей личной электронной подписью физлица. В 1С такие доверенности оформляют и хранят в разделе настроек электронного документооборота — программа формирует МЧД по единому формату ФНС и регистрирует её в доверенном реестре.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обязательна для счетов-фактур. Первичку по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной подписью — это закреплено Федеральным законом № 63-ФЗ.

Оформляют МЧД так: сотрудник получает личную электронную подпись физического лица, организация формирует на него машиночитаемую доверенность с перечнем полномочий (какие документы он вправе подписывать) и регистрирует её. После этого в системе ЭДО отправленные им документы считаются подписанными от имени организации. У каждой МЧД тоже есть срок — по его окончании доверенность перевыпускают, иначе подпись перестанет приниматься.

Срок действия и отзыв доверенности

Срок — частый источник ошибок. По статье 186 Гражданского кодекса, если в доверенности не указана дата окончания, она действует один год со дня совершения. Доверенность без даты её выдачи ничтожна — поэтому дату в документе 1С оставлять пустой нельзя.

Максимальный срок законом не ограничен: можно выписать доверенность и на три года, и на пять лет. Для получения ТМЦ обычно хватает срока от нескольких дней до месяца — под конкретную поставку.

Отозвать доверенность можно в любой момент (статьи 188–189 ГК РФ):

1. Оформите письменную отмену доверенности.
2. Известите сотрудника и, если нужно, поставщика, которому доверенность могла быть предъявлена.
3. Потребуйте вернуть бумажный бланк, если он на руках.

В самой программе отзыв отдельным документом не проводится — достаточно не использовать доверенность и, при необходимости, пометить её на удаление или снять с неё печатную форму из оборота.

Ещё один нюанс — передоверие. По статье 187 ГК РФ представитель может передать полномочия другому лицу, только если это прямо разрешено в доверенности. Для получения ТМЦ передоверие обычно не нужно и не указывается: доверенность выписывают на конкретного сотрудника, который сам едет за товаром. Если же такое право даётся, передоверие по общему правилу удостоверяется нотариально.

Регистрация, журнал учёта и пути по конфигурациям

Выданные доверенности положено регистрировать — это нужно, чтобы знать, у кого на руках действующий бланк и кто им воспользовался. Способ учёта зависит от выбранной формы:

• Форма «М-2». Корешок с номером и датой остаётся в бухгалтерии. Сотрудник расписывается в получении бланка прямо на корешке — он и служит журналом для небольшого потока.
• Форма «М-2а». Корешка нет, поэтому заводят отдельный пронумерованный журнал учёта выданных доверенностей, где фиксируют номер, дату, срок, ФИО сотрудника и поставщика. Так контролируют массовую выписку.

Сам список доверенностей в 1С одновременно работает как реестр: по нему видно все выписанные документы, их даты и контрагентов. Расположение списка различается по продуктам — вот проверенные разделы верхнего уровня:

Если в вашем интерфейсе раздела не видно, проверьте настройку начальной страницы и состав разделов — нужная функциональность могла быть скрыта в Настройки. Список можно отсортировать по дате или отобрать по контрагенту — это и есть быстрый контроль выданных бланков без отдельного журнала.

Типичные ошибки при оформлении

Ошибки в доверенности почти всегда бьют в одно место — поставщик не отпускает товар. Самые частые:

• ❌ Пустая дата выдачи. Без даты доверенность ничтожна. 1С не даст провести документ без даты, но при ручном бланке про это забывают.
• ❌ Опечатка в паспорте. Серия или номер не совпадают с паспортом представителя — склад вправе отказать.
• ❌ Истёк срок. Сотрудник приехал за товаром с просроченной доверенностью. Проверяйте дату окончания перед выдачей.
• ❌ Нет подписи главбуха. На унифицированной форме подписи руководителя и главного бухгалтера обязательны.
• ❌ Перечень не совпадает с накладной. Если в доверенности указаны одни позиции, а в накладной другие, возникает спор о полномочиях.

Частые вопросы