Как настроить чистую базу 1С:Бухгалтерии 8.3 перед началом учёта

Настройка новой базы 1С:Бухгалтерии 8.3 идёт по одной цепочке: реквизиты организации → функциональность → параметры учёта → учётная политика → начальные остатки → пользователи. Все пункты лежат в разделе Главное (группа «Настройки»), кроме пользователей — они в Администрирование.

Порядок не случаен. Учётная политика опирается на выбранную систему налогообложения, а начальные остатки нельзя вводить, пока не задана дата перехода на программу. Если пройти шаги вразнобой, часть полей окажется недоступна или их придётся переделывать.

Ниже — что заполнять на каждом шаге чистой базы БП 3.0 с интерфейсом «Такси» и на что обратить внимание, чтобы не возвращаться к настройкам после первых документов.

Что подготовить до запуска программы

Прежде чем открывать базу, соберите данные. Без них помощник всё равно остановится на полпути, а вводить реквизиты по памяти — источник ошибок в платёжках и отчётности.

Отдельно определитесь с датой начала учёта. Чаще берут первое число месяца, квартала или года — на эту дату и вводят начальные остатки. От неё зависит, за какой период программа будет считать налоги и формировать отчёты.

Реквизиты организации и помощник первого запуска

При первом открытии пустой базы программа предлагает заполнить сведения об организации. Если окно не появилось или вы его закрыли, откройте список вручную: Главное → Организации и нажмите «Создать».

Выберите вид — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей и доступных налогов.

Заполните карточку по блокам:

1. Основное — наименование (сокращённое и полное), ИНН, КПП, ОГРН.
2. Адрес и телефон — юридический, фактический и почтовый адреса.
3. Подписи — ФИО руководителя, главного бухгалтера, кассира. Эти данные подставляются в печатные формы документов.
4. Банковские счета — расчётный счёт и банк. Банк можно подобрать по БИК из встроенного классификатора.
5. Коды статистики — ОКПО, ОКТМО, ОКВЭД.

Если подключена интернет-поддержка, часть реквизитов подтягивается автоматически по ИНН. Проверить и включить её можно в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Система налогообложения задаётся прямо в карточке организации, по ссылке с названием текущего режима. Укажете верно сейчас — программа сама подстроит состав налогов и форму учётной политики.

Функциональность: какие разделы учёта включить

Функциональность определяет, какие документы и справочники вы видите в интерфейсе. Открывается в Главное → Функциональность.

Есть три варианта:

Для большинства компаний хватает основной функциональности. Если позже понадобится раздел, которого нет на экране, — вернётесь сюда и включите его на нужной вкладке (Банк и касса, Запасы, Торговля, Производство, ОС и НМА).

Разница между вариантами — только в том, что видно в интерфейсе. На сами проводки и методологию учёта выбор функциональности не влияет: при основной функциональности часть документов просто скрыта, чтобы не загромождать экран. Включение нужного раздела открывает соответствующие документы и справочники, не меняя уже введённые данные.

Типичный пример: организация начинала с услуг, функциональность стояла основная. Появился товарный учёт — на вкладке Запасы включается соответствующий флажок, и в разделе продаж/закупок становятся доступны документы по товарам. Ломать ранее настроенное не нужно.

Отключать функциональность, по которой уже введены документы, программа не даст — сначала придётся удалить эти документы. Поэтому лишнее лучше не включать «про запас».

Параметры учёта: детализация по счетам

Параметры учёта (Главное → Параметры учёта) управляют тем, насколько подробно программа хранит данные по ключевым счетам. Настраивается один раз на всю базу.

Что здесь определяется:

• 📦 Запасы — вести ли учёт по складам и по партиям. Учёт по складам нужен, если у вас больше одного места хранения.
• 👥 Расчёты с персоналом — сводно по всем работникам или по каждому отдельно (аналитика на счёте 70).
• 💰 Денежные средства — детализация движений по статьям.
• 🏭 Затраты — учёт по подразделениям.

Эти настройки влияют на состав субконто в плане счетов. Поэтому их фиксируют до ввода остатков и первых операций.

Учётная политика на бухгалтерский и налоговый учёт

Учётная политика (Главное → Учётная политика) — набор способов, которыми организация ведёт учёт. Форма подстраивается под систему налогообложения из карточки организации.

Основные параметры для ОСН:

1. Способ оценки МПЗ — по средней себестоимости или ФИФО (по правилам ФСБУ 5/2019).
2. Способ оценки товаров в рознице — по стоимости приобретения или по продажной цене.
3. Общехозяйственные расходы (счёт 26) — списывать в себестоимость продаж (директ-костинг) или включать в себестоимость продукции.
4. Методы начисления амортизации — по основным средствам в рамках ФСБУ 6/2020.
5. Формирование резервов — по сомнительным долгам.

Для УСН набор полей другой: указывается объект налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы») и порядок признания расходов. Для объекта «доходы минус расходы» программа просит отметить, при каких условиях считать расход принятым к налоговому учёту (поступление, оплата поставщику, реализация) — от этих флажков напрямую зависит заполнение КУДиР.

Отдельно обратите внимание на способ списания общехозяйственных расходов. Директ-костинг (списание счёта 26 напрямую в себестоимость продаж) даёт более простую схему и подходит большинству организаций, оказывающих услуги. Включение расходов в себестоимость продукции нужно производственным компаниям, которые считают полную себестоимость.

Настройки налогов вынесены отдельно — в Главное → Налоги и отчёты. Там задаются ставки и параметры по НДС, налогу на прибыль, налогу при УСН, имущественным налогам и страховым взносам.

Учётную политику принимают на календарный год. При изменении условий на следующий год создаётся новая запись с новой датой — старая остаётся для прошлых периодов.

Ввод начальных остатков на дату перехода

Остатки переносят из прежней программы или из оборотно-сальдовой ведомости. Инструмент — Главное → Начальные остатки → Помощник ввода начальных остатков.

Порядок работы с помощником:

1. Установите дату ввода остатков — последний день периода перед началом учёта в новой базе. Например, остатки на 31 декабря означают, что учёт в программе начинается с 1 января.
2. Выберите счёт из плана счетов и нажмите «Ввести остатки по счёту».
3. Заполните суммы по дебету или кредиту с нужной аналитикой — по контрагентам, номенклатуре, сотрудникам.
4. Проведите документ и переходите к следующему счёту.

Программа использует вспомогательный счёт 000. Пока остатки введены не полностью, по нему будет висеть сальдо. Когда все счета заполнены верно, счёт 000 закрывается в ноль — это главный признак, что остатки введены без ошибок.

Проверяется это оборотно-сальдовой ведомостью: сформируйте ОСВ на дату ввода остатков и сверьте с бумажной ведомостью из прежнего учёта. Итоговые дебет и кредит должны совпасть.

Несколько разделов требуют особой аккуратности:

• Основные средства . Остатки вводятся не одной суммой, а по каждому объекту: первоначальная стоимость, накопленная амортизация, срок полезного использования, способ начисления. Эти данные нужны, чтобы амортизация продолжала начисляться корректно.
• Расчёты с контрагентами. Остатки по счетам 60 и 62 расшифровываются по каждому контрагенту и договору, а при наличии авансов — ещё и по документам расчётов. Иначе взаимозачёты и закрытие авансов будут считаться неверно.
• НДС. Если на дату перехода есть незакрытые авансы или неотражённый НДС, остатки по счетам 76.АВ, 76.ВА и 19 вводят отдельно — от этого зависит книга покупок и продаж.

Если переходите с прежней версии 1С, часть остатков можно перенести выгрузкой, но полную сверку по ОСВ всё равно делают вручную: автоматический перенос не гарантирует совпадения аналитики.

Пользователи и настройка прав доступа

Пользователи создаются в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Права даются не поимённо, а через профили групп доступа.

Схема простая: создаёте пользователя → включаете его в группу доступа → группа определяет, что ему разрешено.

Типовые профили в БП 3.0:

• Администратор — полный доступ, включая настройки программы и управление пользователями.
• Бухгалтер — ввод документов и формирование отчётности без доступа к администрированию.
• Только просмотр — чтение данных без права менять.

Для каждого пользователя задайте логин и, при необходимости, пароль. Аутентификацию можно привязать к учётной записи Windows или оставить вход по паролю 1С.

Если учёт ведёт один человек в файловой базе, достаточно одного пользователя-администратора с паролем. Разграничение прав становится нужным, когда с базой работают несколько сотрудников.

Когда типовых профилей не хватает, создают свой профиль групп доступа и отмечают в нём конкретные роли — например, доступ только к банку и кассе без зарплаты. Делать это стоит осознанно: избыточное урезание прав приводит к тому, что сотрудник не может провести нужный документ и обращается за помощью. Начните с типового профиля бухгалтера и сужайте права только при реальной необходимости.

Проверка настроек перед первыми документами

Прежде чем проводить реальные операции, убедитесь, что база настроена корректно. Это дешевле, чем переделывать проведённые документы.

Что проверить:

1. Реквизиты в печатной форме. Создайте любой документ (например, счёт покупателю) и откройте печать — проверьте, что подставились наименование, ИНН, банк, подписи.
2. Счёт 000 закрыт. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость на дату ввода остатков. Остатка по счёту 000 быть не должно.
3. Система налогообложения. Проведите тестовую реализацию и посмотрите, корректно ли считается НДС (на ОСН) или признаётся доход (на УСН).
4. Нумерация документов начинается с единицы и идёт по порядку.

Тестовые документы после проверки удалите или пометьте на удаление, чтобы они не попали в отчётность. Удобно сделать резервную копию чистой настроенной базы — к ней можно вернуться, если в процессе что-то пойдёт не так.

Полезно также открыть экспресс-проверку ведения учёта (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка) и прогнать её за текущий период. На чистой базе она покажет методические несоответствия в настройках ещё до того, как накопятся документы, — исправить их на старте в разы проще.

После этого база готова к работе: можно вводить первичные документы, вести учёт и формировать регламентированную отчётность. К первичной настройке возвращаются редко — обычно только при изменении учётной политики на новый год или при подключении нового раздела учёта.

Частые вопросы