Настройка 1С:Управление торговлей 11 с нуля: от организации до первой продажи
Содержание
Почти всё, что включает и выключает возможности 1С УТ 11, собрано в одном месте: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. Там по разделам (Предприятие, Номенклатура, Продажи, Закупки, Склад и доставка и другие) стоят флажки функциональных опций. Порядок настройки такой: организация и валюты → склады → продажи и закупки → номенклатура и цены → пользователи и права → тестовый прогон документов.
Главное правило: сначала решите, как фирма реально работает, и только потом ставьте флажки. Многие опции после начала работы уже не снять без последствий. Например, ордерную схему или характеристики номенклатуры проще включить на пустой базе, чем переделывать учёт через полгода.
Что подготовить до запуска и как пройти первое заполнение
Перед первым запуском соберите исходные данные. Это экономит дни переделок.
📋 Что понадобится:
- реквизиты всех организаций (ИНН, КПП, банковские счета, система налогообложения);
- список складов и магазинов, кто за что отвечает;
- как идут продажи: со счётом и предоплатой, с резервом товара, «с колёс» без заказа;
- сколько цен у товара (закупочная, оптовая, розничная, дилерская) и как они считаются;
- список сотрудников и что каждый делает в программе;
- остатки товаров и долги контрагентов на дату старта.
При первом запуске пустой базы программа выполняет начальное заполнение: создаёт предопределённые элементы, классификаторы, базовые настройки. Дождитесь окончания и не прерывайте процесс. Затем:
- Проверьте версию:
Справка → О программе. Если релиз старый, сначала обновите конфигурацию, а потом настраивайте. - Подключите интернет-поддержку:
НСИ и администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Она нужна для курсов валют, классификатора банков и обновлений. - Заполните карточку организации:
НСИ и администрирование → НСИ → Организации(или из разделаГлавное). Укажите реквизиты, банковский счёт, ответственных лиц для печатных форм. - Если организаций несколько, включите флажок использования нескольких организаций в
Настройка НСИ и разделов → Предприятие.
На пустой базе удобно сначала завести всё на тестовой копии. Выгрузите её через Конфигуратор (Администрирование → Выгрузить информационную базу), поиграйте с флажками, а в рабочей базе повторите только то, что подошло.
Валюты учёта
В разделе Предприятие задаются валюта управленческого учёта и валюта регламентированного учёта. Для большинства российских компаний обе — рубль. Если владелец хочет видеть управленческие отчёты в долларах или юанях, решите это сейчас: сменить валюту управленческого учёта при накопленных данных — болезненная операция.
Склады и запасы: как настроить складской учёт в УТ 11
Откройте Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Здесь определяется, насколько подробно программа ведёт товар на складе.
| Опция | Когда включать | Что изменится |
|---|---|---|
| Несколько складов | Больше одного места хранения | Склад выбирается в каждом документе |
| Ордерная схема | Приёмку и отгрузку делает кладовщик, а не менеджер | Появятся приходные и расходные ордера на товары |
| Складские помещения / адресное хранение | Большой склад с зонами и ячейками | Товар учитывается по помещениям и ячейкам |
| Контроль остатков | Нельзя отгружать в минус | Документ не проведётся при нехватке товара |
| Серии номенклатуры | Сроки годности, гарантийные номера, маркировка | Партии отслеживаются по сериям |
Сами склады заводятся в справочнике НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины. В карточке склада указывают тип (оптовый склад, розничный магазин), ответственного, вид цен для розницы и даты, с которых действует ордерная схема.
Ордерная схема: включать или нет
Ордерная схема разделяет «бумажное» и «физическое» движение. Менеджер оформляет реализацию, а кладовщик отдельно подтверждает отгрузку расходным ордером. Пока ордера нет, товар числится на складе, но уже распределён к отгрузке.
✅ Включайте, если:
- склад физически отделён от офиса;
- бывают частичные отгрузки и пересорт;
- кладовщики сами работают в программе.
❌ Не включайте, если:
- склад — это комната за спиной продавца;
- в программе работают один-два человека.
Ордерная схема включается в карточке склада с конкретной даты. Не ставьте дату задним числом в периоде, где уже есть проведённые документы: остатки по ордерам разъедутся с остатками по накладным.
Контроль остатков
Контроль остатков не даёт провести отгрузку больше, чем есть на складе. Для оптовой торговли это почти всегда нужно. Если товар часто приходуют позже отгрузки (документы от поставщика приходят с опозданием), контроль будет мешать — решите проблему дисциплиной оформления поступлений, а не отключением контроля.
Продажи и закупки: какой сценарий работы выбрать
Раздел Настройка НСИ и разделов → Продажи определяет, как менеджер будет оформлять сделку. Самая важная настройка — использование заказов клиентов.
| Сценарий | Как работает | Кому подходит |
|---|---|---|
| Без заказов | Сразу «Реализация товаров и услуг» | Розница, мелкий опт, продажи со склада «здесь и сейчас» |
| Заказ как счёт | Заказ печатается как счёт на оплату, резерва нет | Работа по предоплате без жёсткого резервирования |
| Заказ с резервированием | Заказ резервирует товар, отгрузка по заказу | Опт, дефицитный товар, отгрузки под конкретного клиента |
Здесь же включаются:
- 🤝 соглашения с клиентами — типовые или индивидуальные условия (вид цен, порядок оплаты, скидки);
- 💸 ручные и автоматические скидки;
- 📄 возвраты от клиентов и корректировки реализации;
- 🧾 договоры с контрагентами, если без них не обходится бухгалтерия.
Соглашения — сильный механизм УТ 11. Создайте типовое соглашение «Оптовые покупатели» с видом цен «Оптовая» и отсрочкой 14 дней. Тогда в каждом заказе цены и условия оплаты подставятся сами, а менеджеру останется выбрать клиента и товар.
Закупки
В Настройка НСИ и разделов → Закупки настройка зеркальная:
- заказы поставщикам — если закупки планируются и нужно видеть «товар в пути»;
- соглашения с поставщиками — чтобы фиксировать закупочные цены и условия оплаты;
- регистрация цен поставщиков — программа запоминает цены из поступлений, их удобно сравнивать.
Поступление товара оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. Если закупок мало и они разовые, заказы поставщикам не включайте: лишний документ в цепочке только тормозит работу.
Партнёры и контрагенты
УТ 11 разделяет партнёра (с кем вы работаете как с бизнесом) и контрагента (юрлицо или ИП, на которое оформляются документы). У одного партнёра может быть несколько контрагентов. Если у вас каждый клиент — одно юрлицо, в разделе Настройка НСИ и разделов → CRM и маркетинг (или Партнеры, в зависимости от релиза) можно включить упрощённый режим, где партнёр и контрагент совпадают. Это экономит время на вводе клиентов.
Номенклатура и цены: справочники и ценообразование
Виды номенклатуры
В УТ 11 каждая позиция номенклатуры относится к виду номенклатуры. Вид определяет, какие у товара будут реквизиты: характеристики, серии, упаковки, ставка НДС по умолчанию, единица измерения.
Порядок действий:
- Включите нужные опции в
Настройка НСИ и разделов → Номенклатура: характеристики, упаковки, серии, дополнительные реквизиты. - Создайте виды номенклатуры под реальные группы товара. Например: «Обувь» (характеристики — размер и цвет), «Продукты» (серии со сроком годности), «Услуги».
- Только после этого заводите или загружайте саму номенклатуру.
Характеристики и серии задаются в виде номенклатуры. Если вы завели 3000 позиций без характеристик, а потом решили, что размер нужен, — придётся переделывать карточки и остатки.
💡 Для одежды и обуви характеристики обязательны: одна карточка «Кроссовки X» с размерами 40–45 вместо шести отдельных позиций. Для стройматериалов чаще нужны упаковки (штука, пачка, поддон).
Виды цен и их установка
Виды цен ведутся в Продажи → Настройки и справочники → Виды цен (в УТ это именно «Виды цен», а не «Типы цен», как в Бухгалтерии). Типичный набор:
| Вид цен | Как рассчитывается | Для чего |
|---|---|---|
| Закупочная | Из документов поступления | Контроль наценки |
| Оптовая | Закупочная + 25% | Оптовые клиенты по соглашению |
| Розничная | Оптовая + 30%, округление до 10 ₽ | Магазины |
| Дилерская | Вручную | Отдельные партнёры |
У каждого вида цен задаются: ручной или расчётный способ, базовый вид цен и формула, правила округления, включает ли цена НДС.
Пример расчёта: закупочная цена 800 ₽, оптовая наценка 25% → 1000 ₽. Розничная — оптовая плюс 30% → 1300 ₽. Если в формуле стоит округление до 10 ₽, а цена получилась 1297 ₽, итог — 1300 ₽.
Цены фиксируются документом «Установка цен номенклатуры» в разделе Продажи. Удобно заполнить его по поступлению: программа подтянет закупочные цены и пересчитает остальные виды по формулам. Документ действует с даты, так что история цен сохраняется.
Начальные остатки
Остатки товаров, долги клиентов и поставщиков, деньги в кассе и на счетах вводят специальными документами ввода начальных остатков. Быстрее всего найти рабочее место через поиск в шапке программы по словам «начальных остатков». Ставьте дату старта последним днём перед началом работы, например 31-м числом месяца, а работать начинайте с 1-го числа.
Пользователи и права доступа в УТ 11
Права настраиваются в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Модель стандартная для типовых конфигураций:
- 👤 Пользователь — учётная запись сотрудника;
- 📦 Профиль групп доступа — набор ролей, что сотрудник может делать (поставляемые профили уже разбиты по участкам: продажи, закупки, склад, администрирование);
- 👥 Группа доступа — профиль, применённый к конкретным людям, плюс ограничения по данным.
Последовательность:
- Создайте пользователей. Включите вход по паролю или через учётную запись Windows.
- Задайте пароль и требование сменить его при первом входе.
- Создайте группы доступа на основе поставляемых профилей: «Менеджеры по продажам», «Кладовщики», «Закупщики».
- Добавьте в каждую группу участников.
- Убедитесь, что хотя бы один пользователь имеет полные права. Без администратора вы рискуете закрыть себе вход в настройки.
Ограничение на уровне записей
Если менеджер должен видеть только своих клиентов, а кладовщик — только свой склад, включите ограничение доступа на уровне записей в том же разделе настроек прав. После этого в группе доступа появятся вкладки с видами доступа: организации, склады, партнёры, виды цен.
Ограничения на уровне записей заметно нагружают базу в файловом режиме. При 10+ одновременных пользователях и включённых ограничениях лучше работать в клиент-серверном варианте.
Типичная схема для небольшой торговой компании:
| Роль | Профиль | Ограничения |
|---|---|---|
| Директор | Полные права | Нет |
| Менеджер | Продажи | Только свои партнёры |
| Кладовщик | Склад | Только свой склад |
| Закупщик | Закупки | Нет |
| Бухгалтер (если ведёт учёт в БП) | Только просмотр | Нет |
Связь с бухгалтерией и другие настройки, которые часто забывают
УТ 11 — управленческая программа. Регламентированный бухгалтерский учёт и отчётность в ФНС обычно ведут в 1С:Бухгалтерии 3.0, а документы туда передают обменом.
Настраивается он в НСИ и администрирование → Синхронизация данных. Важные решения при настройке:
- с какой даты выгружать документы;
- какие организации передаются;
- кто главный по справочникам: обычно номенклатуру и контрагентов ведут в УТ, а в БП они приходят обменом.
💡 Не запускайте первую синхронизацию на рабочей бухгалтерской базе без копии. Если справочники заведены в обеих программах по-разному, получатся дубли контрагентов и номенклатуры, и чистить их придётся вручную.
Ещё несколько настроек, о которых вспоминают уже в процессе:
- 🖨 Печатные формы — подпись и печать организации в карточке организации, чтобы счета уходили клиентам с факсимиле.
- 📧 Учётная запись электронной почты — чтобы отправлять счета прямо из программы.
- 🏷 Маркировка — если торгуете маркированным товаром, включите соответствующие опции и подключите ГИС МТ до первых продаж.
- 💾 Резервное копирование
— в файловом варианте настраивается в
НСИ и администрирование → Обслуживание; в клиент-серверном — средствами СУБД.
Проверка перед стартом: тестовый прогон
Настройка считается законченной, когда через базу прошла полная цепочка документов. Сделайте на тестовой копии один «сквозной» сценарий:
- Заказ поставщику (если включён) → Приобретение товаров и услуг.
- Установка цен номенклатуры по поступлению.
- Заказ клиента → Реализация товаров и услуг → поступление оплаты.
- Возврат части товара от клиента.
Затем откройте отчёты и сверьте цифры:
- «Ведомость по товарам на складах» — товар пришёл и ушёл в правильном количестве;
- «Остатки и доступность товаров» — резервы и свободный остаток считаются верно;
- «Валовая прибыль предприятия» — себестоимость и наценка совпадают с вашим расчётом;
- отчёт по расчётам с клиентами — долг закрылся после оплаты.
Если какая-то цифра не сходится, ищите причину сейчас, пока документов десять, а не десять тысяч.