Запуск Управления торговлей 11 с нуля: опции, склады, цены, права и оборудование
Содержание
Настройка 1С УТ 11 начинается не со справочников, а с раздела НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. Там включают функциональные опции: несколько организаций и складов, характеристики и серии товаров, виды цен, скидки. Только после этого заводят склады, номенклатуру, цены и пользователей, а последним шагом подключают кассу и сканер.
Порядок важен. Опции меняют состав полей в карточках. Если включить характеристики после того, как вы завели 3 000 товаров, придётся перебирать виды номенклатуры и править карточки вручную. Ниже — последовательность, которая работает в актуальных релизах УТ 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».
Что решить до первого запуска Управления торговлей
Часть решений потом меняется только с потерями. Ответьте на эти вопросы заранее, лучше письменно:
- 🏢 Сколько организаций будет вести учёт в одной базе. Одна организация — опцию не трогаете. Две и больше — включаете учёт по нескольким организациям.
- 💱 Валюта управленческого учёта. Обычно рубль. Если собственник смотрит отчёты в долларах или юанях, решите это сейчас: после начала работы смена валюты — отдельный проект.
- 📦 Как устроен склад: один склад или несколько, есть ли кладовщики, которые физически собирают заказ, нужны ли ячейки.
- 🏷️ Чем различаются товары: размер и цвет (характеристики), партии и сроки годности (серии), упаковки (коробка, паллета).
- 💰 Сколько цен у товара: закупочная, оптовая, розничная, дилерская. И какие считаются формулой от других.
- 📅 Дата начала учёта в базе — на неё будут вводиться остатки.
Технически нужны платформа 8.3 с номером не ниже, чем требует ваш релиз УТ (он указан в описании поставки), и пустая база, созданная из шаблона конфигурации. Демобазу для боевой работы не берите: в ней тестовые документы и пользователи.
Сначала настройте всё в копии базы и проведите десяток тестовых документов: поступление, заказ, реализацию, перемещение. Ошибки в опциях видны именно на документах, а не в настройках.
Первичная настройка 1С УТ 11: параметры и функциональные опции
При первом запуске пустой базы программа сама выполняет начальное заполнение: создаёт предопределённые элементы, классификаторы, единицы измерения. Дождитесь окончания — прерывать этот процесс нельзя.
Шаг 1. Создайте администратора
Пока список пользователей пуст, в базу входит кто угодно без пароля. Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и создайте первого пользователя. Включите его в группу доступа «Администраторы» с полными правами. Задайте пароль и сразу проверьте вход под ним.
Шаг 2. Заполните организацию
НСИ и администрирование → Организации (в части релизов справочник доступен и из раздела НСИ). Заполните реквизиты по ИНН, банковский счёт, ответственных лиц для печатных форм. Систему налогообложения и параметры НДС задают в карточке организации, в её настройках налогообложения. От них зависит, будет ли НДС в документах продаж.
Шаг 3. Пройдите по группам «Настройки НСИ и разделов»
Это главный экран настройки. Группы слева соответствуют разделам программы. Что включать и где:
| Группа настроек | Что решаем | Когда включать |
|---|---|---|
| Предприятие | Несколько организаций, валюты, валюта управленческого учёта | Всегда первым |
| Номенклатура | Характеристики, серии, упаковки, ценовые группы | До ввода товаров |
| Склад и доставка | Несколько складов, ордерная схема, адресное хранение, доставка | До ввода складов |
| Закупки | Заказы поставщикам, соглашения с поставщиками | До первых поступлений |
| Продажи | Заказы клиентов, соглашения, резервирование | До первых продаж |
| CRM и маркетинг | Виды цен, скидки и наценки, партнёры | До установки цен |
Большинство опций начинает действовать сразу после установки флажка. Многие опции после проведения документов выключить нельзя: программа покажет, какие данные мешают. Поэтому включайте только то, что реально нужно, а не «на всякий случай».
Отдельно решите вопрос партнёров и контрагентов. В УТ 11 это два справочника: партнёр — с кем работаете (сеть магазинов), контрагент — юрлицо, на которое оформляются документы. Если у вас каждый клиент — одно юрлицо, включите опцию использования партнёров как контрагентов. Тогда при создании партнёра контрагент создаётся автоматически, и менеджеры не путаются.
Склады и складские процессы в УТ 11
Один склад или несколько
Если склад один, программа подставляет его в документы сама. При двух и более включите опцию нескольких складов в группе Склад и доставка и заведите их в справочнике Склады и магазины (раздел НСИ). У каждого склада укажите тип: обычный склад или розничный магазин. Для магазина отдельно задают вид цены, по которой ведётся розница.
Группы складов помогают, когда точек много: остатки в отчётах можно смотреть по группе целиком.
Ордерная схема: когда она нужна
В простой схеме одна накладная Реализация товаров и услуг и меняет взаиморасчёты, и списывает товар со склада. В ордерной схеме складское движение оформляет кладовщик отдельным документом: расходным или приходным ордером. Менеджер продал, а товар уходит со склада только после ордера.
Ордерную схему включают в карточке конкретного склада, отдельно для поступления и для отгрузки, с датой начала использования. Это позволяет перевести на ордера один склад, оставив остальные в простой схеме.
Контроль остатков и резервирование
Проверьте настройки контроля: разрешать ли проводить отгрузку, если товара нет в остатке. Для торговли с реальными остатками контроль включают, иначе уходят «минусы», а себестоимость считается с ошибками.
Резервирование товаров под заказ клиента включается в группе Продажи. Если менеджеры конкурируют за один товар, без резерва не обойтись. Если заказы закрываются в тот же день — резерв лишний.
Справочники НСИ: номенклатура, партнёры, остатки
Виды номенклатуры — сердце справочника
Главная ошибка при настройке УТ — завести товары в один вид номенклатуры «Товар» и забыть. Вид номенклатуры задаёт:
- 🔹 тип: товар, услуга, работа, набор, многооборотная тара;
- 🔹 используются ли характеристики и как они устроены (общие для вида или свои у каждого товара);
- 🔹 политику учёта серий: срок годности, номер партии, маркируемый код;
- 🔹 шаблон рабочего наименования и обязательные поля карточки.
Заведите отдельный вид для каждой группы с разными правилами. Например: «Обувь» с характеристиками размер/цвет и маркировкой, «Продукты» с сериями по сроку годности, «Услуги доставки» с типом «Услуга». Вид у товара после проведения документов поменять сложно, поэтому сначала виды, потом карточки.
Номенклатура и единицы измерения
Если номенклатуры больше нескольких сотен позиций, не набивайте её руками. Используйте загрузку из файла: в списке номенклатуры есть команда загрузки данных из внешнего файла (Excel, CSV), где колонки сопоставляются с реквизитами. Другой вариант — загрузка из прайса поставщика или электронной накладной.
Упаковки (коробка по 12 штук, блок по 10 пачек) включают опцией в группе Номенклатура. Тогда в документах можно продавать упаковками, а остатки хранятся в базовых единицах.
Партнёры, контрагенты, соглашения
Клиентов и поставщиков удобнее всего загружать тем же способом из таблицы. Для каждого клиента с особыми условиями (своя цена, отсрочка) заводят соглашение. В соглашении указывают вид цен, порядок расчётов, график оплаты. Типовое соглашение одно на всех — «Розница» или «Опт» — и его подставляют по умолчанию.
Начальные остатки
Остатки товаров, долги клиентов и поставщикам, деньги в кассе и на счетах вводят на дату начала учёта. Для этого в разделе НСИ и администрирование есть рабочее место ввода начальных остатков, где документы сгруппированы по видам. Товарные остатки вводите с себестоимостью — иначе первая же реализация покажет нулевую валовую прибыль.
Виды цен и ценообразование в УТ 11
Включите несколько видов цен
В группе CRM и маркетинг включите использование нескольких видов цен (если цена одна — можно не включать). Справочник видов цен находится в том же разделе CRM и маркетинг, в группе ценообразования (в старых релизах раздел называется Маркетинг).
Три способа задать цену
Для каждого вида цены выбирают, откуда она берётся:
| Способ | Пример | Когда подходит |
|---|---|---|
| Вручную | Розничная цена магазина | Цены задаёт закупщик или собственник |
| По данным поступления | Закупочная цена из последней накладной поставщика | Чтобы формулы опирались на реальную закупку |
| Формулой от других цен | Оптовая = Закупочная × 1,25 | Большой ассортимент с единой наценкой |
Формулу пишут в карточке вида цены, ссылаясь на другие виды цен. Пример: оптовая цена 1 250 ₽ при закупке 1 000 ₽ и наценке 25%. Розничная той же формулой с коэффициентом 1,6 даст 1 600 ₽. В той же карточке задают правила округления: например, до 10 рублей или «до 9» на конце (1 599 ₽). Ещё один важный флажок — включает ли цена НДС. Розничную цену всегда задают с НДС, оптовую — как договорились с клиентами.
Как цены попадают в базу
Цены устанавливают документом Установка цен номенклатуры. Для расчётных видов документ сам пересчитает значения по формулам: выберите товары, отметьте виды цен, нажмите пересчёт. Документ хранит историю: видно, кто, когда и на сколько поднял цену.
Для разных категорий товаров с разной наценкой используйте ценовые группы. Тогда формула «Оптовая = Закупочная × 1,25» действует для одной группы, а для другой — свой коэффициент, без отдельного вида цены.
Скидки и наценки (ручные и автоматические) включают отдельно. Автоматические скидки по условиям — сумма заказа, день недели, карта клиента — настраивают в справочнике маркетинговых акций. На старте обычно хватает ручных скидок с ограничением максимального процента для менеджеров.
Пользователи и права доступа в 1С УТ 11
Профили, группы, пользователи
Права в УТ 11 строятся по схеме из трёх уровней:
- Профиль группы доступа — набор ролей: что можно делать (видеть заказы, проводить поступления, менять цены). В программе есть поставляемые профили по участкам работы: продажи, закупки, склад, казначейство и другие.
- Группа доступа — профиль плюс конкретные участники и ограничения: например, «Менеджеры Москва» с доступом только к своему складу.
- Пользователь — входит в одну или несколько групп. Права суммируются.
Путь ко всем трём: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
Ограничение на уровне записей
Если менеджер должен видеть только своих клиентов, а кладовщик только свой склад, включите в том же разделе ограничение доступа на уровне записей. После этого в группах доступа появятся вкладки с ограничениями по организациям, складам, партнёрам.
Ограничение на уровне записей замедляет программу на больших базах и требует обновления служебных данных доступа. Включайте его, когда пользователи уже распределены по группам, а не на всякий случай. Проверьте результат входом под тестовым пользователем каждой группы.
Чего не делать
- ❌ Не давайте всем профиль «Администратор» ради того, чтобы «не мешали права». Через месяц не найдёте, кто удалил документы.
- ❌ Не правьте поставляемые профили. Скопируйте профиль и меняйте копию: при обновлении конфигурации поставляемые профили перезапишутся.
- ❌ Не заводите одного пользователя на троих сотрудников. В истории изменений будет одно имя.
Отдельно задайте дату запрета изменения данных — в разделе Настройки пользователей и прав. Закрытый месяц никто не исправит задним числом без вашего ведома.
Кассы, сканеры и обмены: подключаем оборудование и сервисы
Подключаемое оборудование
Включите опцию в НСИ и администрирование → РМК и оборудование, затем откройте справочник подключаемого оборудования и добавьте экземпляры. Для каждого устройства выбираете тип (фискальный регистратор, сканер штрихкодов, принтер этикеток, весы, терминал сбора данных), драйвер и рабочее место — компьютер, к которому оно подключено.
Порядок для онлайн-кассы:
- Установите драйвер производителя ККТ на компьютер кассира.
- В карточке оборудования выберите драйвер и нажмите
Настроить: укажите порт или IP-адрес. - Выполните тест устройства из той же формы.
- Привяжите кассу ККМ к фискальному устройству и складу-магазину.
- Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и сразу оформите возврат.
Сканер штрихкодов в режиме эмуляции клавиатуры часто работает без отдельной настройки, но для корректного ввода в документы его лучше добавить как устройство. Тогда штрихкод попадает в табличную часть, а не в поле, где стоит курсор.
Обмен с 1С:Бухгалтерией 3.0
Классическая связка: оперативный учёт в УТ, налоговый и бухгалтерский в БП. Включите НСИ и администрирование → Синхронизация данных, задайте префикс базы (две буквы, например «УТ») и создайте настройку обмена с Бухгалтерией предприятия 3.0. Укажите дату начала выгрузки, организации и правила: какие документы передавать.
Перед первой синхронизацией сделайте копии обеих баз. Первая выгрузка сопоставляет справочники, и если в БП уже есть те же контрагенты с другими названиями, появятся дубли. Проще сопоставить их вручную в помощнике до загрузки.
Интернет-поддержка и сервисы
В Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы подключите интернет-поддержку пользователей по логину портала. Это открывает загрузку курсов валют, классификатора банков, проверку контрагентов, обновление программы и подключение электронного документооборота. Без подключённой интернет-поддержки эти функции не работают или работают в ручном режиме.
Маркировка, ЕГАИС и ЭДО включаются отдельными опциями и требуют своей настройки: сертификата электронной подписи, регистрации в информационных системах, настройки транспортных модулей. Их стоит подключать после того, как базовый учёт уже идёт без ошибок.