Как вести заказы клиентов в 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии

Заказ клиента в 1С :Управление торговлей (УТ 11) создают в разделе Продажи → Заказы клиентов по кнопке Создать. Это документ, который фиксирует договорённость с покупателем: что он берёт, по какой цене, когда платит и когда забирает. Из него потом вырастают резерв на складе, счёт на оплату и отгрузка. Но прежде чем документ появится в меню, функцию нужно включить в настройках — по умолчанию в чистой базе заказов нет.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (БП) полноценных заказов нет, роль заказа там играет Счёт покупателю — он тоже резервирует и служит основанием для реализации, но без статусов и этапов оплаты. Ниже — как настроить заказы в УТ, как оформить и провести документ , как зарезервировать товар и связать заказ с оплатой и отгрузкой, и чем это отличается в Бухгалтерии.

Зачем нужен заказ клиента и что он даёт

Заказ — это не продажа. Товар остаётся на складе и в вашей собственности, но программа помнит, что он обещан конкретному покупателю. За счёт этого заказ закрывает сразу несколько задач:

• 📌 Резерв. Зарезервированный по заказу товар не попадёт в другой документ отгрузки — менеджер не продаст одну коробку дважды.
• 💰 Контроль оплаты. По заказу видно, оплачен он, частично оплачен или висит долг, и не пора ли звонить клиенту.
• 🚚 Основание для отгрузки. Реализацию и счёт удобно вводить на основании заказа — реквизиты и товары подтянутся сами.
• 📊 Воронка продаж. Пока заказ не отгружен, он виден в отчётах как незакрытое обязательство — это будущая выручка.

Включаем заказы клиентов в настройках

Функция живёт в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. Разверните группу Оптовые продажи и поставьте флажок Заказы клиентов. Рядом выберите вариант использования — именно он определяет, какие статусы будут у документа:

Вариант использования меняет логику всего документа, поэтому выбирайте его один раз на старте и больше не трогайте без необходимости. Если переключить его в работающей базе, у старых заказов «поедут» статусы.

Здесь же, в группе Продажи, стоит включить:

• Статусы заказов клиентов — иначе поле статуса будет скрыто.
• Причины отмены заказов клиентов — чтобы при закрытии незавершённого заказа программа спрашивала причину (пригодится для аналитики отказов).
• Не закрытые заказами накладные и Контролировать обеспечение — если нужен жёсткий контроль остатков.

Жизненный цикл заказа в режиме «со склада и под заказ» выглядит так:

Создаём заказ и заполняем товарную часть

Новый документ открывается по Создать из списка заказов. Шапку заполняйте сверху вниз:

1. Клиент и Соглашение. Выберите покупателя из справочника Клиенты. Если с ним заведено типовое или индивидуальное соглашение, оно подтянет склад, вид цен, валюту и условия оплаты — заполнять вручную почти ничего не придётся.
2. Операция. Обычно Реализация. Для отгрузки на комиссию или возврата операция будет другой.
3. Склад. Тот, с которого планируете отгружать. От склада зависит, какие остатки увидит программа при резервировании.
4. Товары. На одноимённой вкладке нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее: он показывает остатки и цены прямо в окне выбора, можно набрать сразу несколько позиций и перенести в документ одной кнопкой.

Для каждой строки заполняется количество и цена. Цена подставляется по виду цен из соглашения; вручную её тоже можно поправить, если у менеджера есть на это права. В строке есть колонка варианта обеспечения — она и управляет резервом (об этом ниже).

Внизу документа заполняется желаемая дата отгрузки. По ней заказ попадёт в план отгрузок и в отчёты по срокам.

Резервирование товаров и контроль остатков

Резерв в УТ задаётся не галочкой на весь документ, а по каждой строке — через вариант обеспечения. Выделите строки товаров и нажмите Обеспечение → Заполнить обеспечение. В открывшемся окне для позиций можно выбрать действие:

• 🟢 Отгрузить — товар есть, резервируем на складе и готовим к немедленной отгрузке.
• 🔵 Резервировать на складе — зарезервировать имеющийся остаток, отгрузка позже.
• 🟡 К обеспечению — товара на складе нет, его надо заказать у поставщика (попадёт в потребность).
• ⚪ Не обеспечивать — без резерва, отгрузим как получится.

После заполнения обеспечения и проведения документа зарезервированное количество «замораживается»: в свободном остатке склада его уже не будет.

Проверить, что именно зарезервировано и чего не хватает, помогает отчёт Состояние обеспечения заказов (раздел Продажи или Склад и доставка, группа отчётов). Он показывает по каждой строке: сколько в резерве, сколько к обеспечению, сколько ещё надо закупить.

Оплата и отгрузка по заказу

Условия оплаты заказ берёт из соглашения, но их видно и настраивается на отдельной вкладке Этапы оплаты (Дополнительно → Оплата в зависимости от релиза). Там задаётся график: предоплата, аванс до отгрузки, оплата по факту или кредит с указанием процента и даты каждого этапа.

Чтобы отразить поступление денег по заказу, вводят документ Поступление безналичных денежных средств (при оплате на счёт) или Приходный кассовый ордер (наличные) и в нём в поле основания/распоряжения указывают этот заказ. Тогда программа свяжет оплату именно с ним, а не с «общим» долгом клиента.

Отгрузку удобнее всего вводить из самого заказа: кнопка Создать на основании → Реализация товаров и услуг. Товары, количество, цены и реквизиты перенесутся из заказа. Если отгружаете не весь заказ, а часть, просто уберите лишние строки или уменьшите количество — остаток останется в заказе до следующей отгрузки.

Порядок связки по заказу обычно такой:

1. Провести заказ в статусе К выполнению.
2. Получить предоплату → ввести поступление ДС с указанием заказа.
3. Зарезервировать и собрать товар.
4. Ввести реализацию на основании заказа.
5. Дождаться статуса Выполнен (встанет сам, когда отгрузится всё) либо закрыть заказ вручную.

Счёт покупателю в 1С:Бухгалтерии

В БП 3.0 отдельного документа «Заказ клиента» со статусами нет. Его функции берёт на себя Счёт покупателю — раздел Продажи → Счета покупателям. Он печатается для клиента, может резервировать товар и служит основанием для реализации и поступления оплаты.

Отличия от УТ, о которых стоит помнить:

• В счёте нет статусов «К выполнению / Выполнен» и этапов оплаты графиком — есть только срок оплаты и признак оплаты по факту поступления денег.
• Резервирование в БП проще: оно работает, если в счёте стоит флаг резервирования, но без приоритетов и без помощника обеспечения, как в УТ.
• Реализацию и счёт-фактуру вводят через Создать на основании из счёта — так же, как в УТ из заказа.

Выбор конфигурации зависит от задачи: если нужна воронка продаж, резервы с приоритетами и контроль обеспечения — это УТ. Если заказ нужен в основном как счёт и основание для реализации, хватает Бухгалтерии.

Отчёты для контроля заказов

Пока заказы живут в базе, их состояние смотрят в отчётах раздела Продажи (кнопка Отчёты по продажам):

• Выполнение заказов клиентов — сколько заказано, отгружено, осталось отгрузить по каждому заказу. Главный отчёт для менеджера.
• Состояние обеспечения заказов — что в резерве, что к обеспечению, чего не хватает на складе.
• Задолженность клиентов (или Расчёты с клиентами) — кто и сколько должен по заказам, с разбивкой по срокам.

Эти отчёты настраиваются: можно отобрать по менеджеру, по складу, по статусу, добавить группировку по клиенту. Настройку сохраните как вариант отчёта, чтобы не собирать её каждый раз.

Типичные ошибки при работе с заказами

• ❌ Товар не резервируется. Чаще всего не заполнен вариант обеспечения в строках (стоит «Не обеспечивать») или заказ не проведён. Проверьте обеспечение и перепроведите документ.
• ❌ Заказ не закрывается автоматически. Автостатус Выполнен встаёт, только если отгрузка введена на основании заказа и количество совпало. Несвязанная реализация заказ не закроет.
• ❌ Оплата не видна в заказе. В документе поступления денег не указан заказ в основании — оплата ушла в «общий» долг клиента, а не в этот заказ.
• ❌ Нет поля статуса. Не включён флаг Статусы заказов клиентов в настройках продаж либо выбран вариант «Заказ как счёт», где статусов нет вовсе.
• ❌ Резерв «съел» весь свободный остаток. Старые незакрытые заказы держат резерв. Закройте выполненные и отменённые заказы — освободится склад.

Частые вопросы